ประโยชน์ของการเช็คอินออนไลน์
เรื่อง : ภาพประกอบ  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (28 มีนาคม 2555)

ปัจจุบันสายการบินต่าง ๆ มีบริการที่หลากหลายสำหรับวางแผนการเดินทาง ได้แก่ การซื้อตั๋ว การชำระค่าตั๋ว การเลือกที่นั่ง การเช็คอินออนไลน์ บริการทั้งหลายที่กล่าวไปแล้วนั้น ก็เป็นอีกสมรรถนะของอาชีพเลขานุการในเรื่อง จัดตารางการเดินทางให้กับเจ้านาย (itinerary) การดำเนินการก็สามารถทำได้สะดวก รวดเร็วไม่ต้องใช้เวลาในการเดินทางไปติดต่อกับสำนักงานขายของสายการบินนั้น ๆ หรือตัวแทนจำหน่ายตั๋วเครื่องบิน เหมือนก่อนหน้าโน้น ทุกสายการบินได้เปิดบริการออนไลน์เหล่านี้ให้ลูกค้าได้เลือกใช้บริการ  ซึ่งตรงนี้จะกล่าวถึงเฉพาะการเช็คอินออนไลน์เท่านั้น
 
  
หลังจาก การจัดวางแผนการเดินทางให้กับเจ้านายเรียบร้อยแล้ว การเดินทางนั้นอาจจะไปประชุมหรือทำงานนอกสถานที่ อย่าลืมว่า itinerary นั้นต้องดำเนินการวางแผนหรือมีบางขั้นตอนได้ดำเนินการไว้ล่วงหน้าแล้วเช่น การจองที่พัก การจองหรือเช่ายานพาหนะกรณีที่ต้องเดินทางไปติดต่อลูกค้าหลายคนในพื้นที่  การจองเที่ยวบินและการเช็คอิน 
 
 
การเช็คอินด้วยวิธีการไม่ต้องไปติดต่อยังเคาน์เตอร์สนามบินก็มีอยู่หลายวิธีแตกต่างกันไปของแต่ละสายการบิน เช่น เช็คอินทางโทรศัพท์ เช็คอินกับเครื่องฯ ที่สนามบิน เช็คแอนด์ช็อป (เป็นบริการเช็คอินในห้างฯ ไม่ต้องเสียเวลารอขึ้นเครื่อง) เช็คอินทางเว็บไซต์ เช็คอินผ่าน Mobile Application ฯลฯ ตรงนี้จะเน้นที่การเช็คอินทางเว็บไซต์และเช็คอินผ่าน Mobile Application ทำไมถึงต้องสนับสนุนให้ใช้บริการนี้ แล้วมันก่อให้เกิดประโยชน์อย่างไร กับงานหรือสภาพการทำงานโดยรวมของตัวเลขานุการ เจ้านายและองค์กร 
 

สะดวก รวดเร็วในการทำงาน แค่เพียงใช้คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต กรณีเจ้านายมอบหมายให้เลขานุการดำเนินการแทน ก็สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนของแต่ละเว็บไซต์ของสายการบินอธิบายไว้ การเดินทางด้วยเที่ยวบินในประเทศ แต่ละสายการบินก็มีภาษาไทยได้เลือกใช้

 

ดำเนินการเช็คอินได้ ทั้งในหรือนอกสำนักงาน บางสายการบินจะกำหนดเวลาเช็คอินได้ก่อนเวลาเครื่องออก 2-24 ชั่วโมง หรือขณะซื้อหรือจองเที่ยวบินก็สามารถเลือกที่นั่งได้ก่อน แล้วค่อยไปเช็คอินภายในเวลาที่กำหนด ดังนั้น เลขานุการสามารถกลับบ้านตามเวลาเลิกงาน แล้วค่อยเช็คอินได้จากที่บ้าน ตามช่วงเวลา ไม่ต้องนั่งรอเวลาที่สำนักงานสิ้นเปลืองค่าไฟฟ้า ค่าแอร์

 

ลดภาระและค่าใช้จ่ายในการเดินทางของเลขานุการเพื่อติดต่อกับเคาน์เตอร์แต่ละสายการบิน กรณีเจ้านายติดภารกิจอื่น มีเวลาจำกัดก่อนขึ้นเครื่องและมีเพียงกระเป๋าติดตัว ไม่ต้องลงทะเบียนสัมภาระ ก็ช่วยเป็นการอำนวยความสะดวกในภาวะเร่งด่วนเหล่านี้ไป

 

เลือกที่นั่งตามที่เจ้านายต้องการ บางสายการบินไม่สามารถเลือกที่นั่งขณะจองตั๋ว การเช็คอินก็ช่วยให้เลือกหมายเลขที่นั่งได้ เช่น เจ้านายต้องการที่นั่งติดทางเดินเพราะสะดวกในการเก็บกระเป๋าติดตัวไว้ที่เก็บเหนือศีรษะ หรือสามารถลุกออกจากที่นั่งโดยไม่ต้องรบกวนผู้ที่นั่งด้านข้าง กรณีเหล่านี้สำหรับชั้นประหยัดเพราะบางจังหวัดจะมีเครื่องบินขนาดเล็กแบบที่นั่งเรียงซ้อนกัน

 

ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์ เลขานุการหลายท่านติดวิธีการทำงานแบบเดิมแม้ว่าบางงานสามารถเลี่ยงการพบปะกันซึ่งหน้าหรือการเจรจาพูดคุย ไม่ได้นำเทคโนโลยีที่ทันสมัยในสำนักงานหรือสภาพของการดำรงชีวิตในยุคปัจจุบันในเมืองใหญ่มาปรับใช้ คราวนี้ต้องหันกลับมาดูโลกและชีวิตการทำงาน โดยเฉพาะการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย ดำเนินการได้ทุกเวลาไม่เฉพาะช่วงเวลาทำงาน (9 to 5) และเกือบทุกสถานที่

 

เป็นสำนักงาน  Green Office  ช่วยประหยัดพลังงานส่วนรวมร่วมกัน ติดต่อสำนักงานเสมือน (Virtual Office) ไม่ต้องติดต่อกับพนักงานโดยตรง ลดการใช้กระดาษในการออกตั๋วแต่ส่งข้อความทาง sms แทน  boarding pass ลดขนาดและเลือกชนิดของกระดาษ  baggage indentification tag ลดขนาดและความยาว  รวมทั้งลดการเดินทาง ลดความสิ้นเปลืองพลังงานไฟฟ้าและเชื้อเพลิง เป็นอีกหนึ่งพลังช่วยในเรื่อง Save the World

 

ผู้ช่วยเลขานุการสามารถดำเนินการแทนได้  โดยการอธิบายขั้นตอนหรือให้ศึกษาเอง แล้วอาจจะเขียนบรรจุไว้ในคู่มือการทำงานของเลขานุการ ทั้งนี้ อย่าลืมรายละเอียดข้อมูลสิ่งที่เจ้านายต้องการเช่น ตำแหน่งที่นั่ง แจ้งเรื่องอาหารว่างหากเจ้านายเป็นมุสลิม  เจ้านายจะมีเฉพาะกระเป๋าติดตัวหรือกระเป๋าต้องลงทะเบียนด้วยหรือไม่  การเช็คอินออนไลน์ก็สามารถให้ผู้ช่วยเลขานุการดำเนินการแทน โดยเลขานุการสามารถไปทำงานที่สำคัญหรือเร่งด่วนอื่นได้

 

ลดภาระให้กับสายการบินนั้น ๆ การต่อแถวยาวรอเช็คอินในช่วงเทศกาล ท้ายขบวนกรุ๊ปทัวร์ ต่อท้ายผู้มาเช็คอินชาวต่างชาติซึ่งไม่เตรียมเอกสารให้ครบหรือคนเช็คอินที่ต้องการเลือกตำแหน่งที่นั่ง อารมณ์ที่ไม่มั่นคงขณะนั้นของพนักงานเช็คอิน กรณีเหล่านี้สร้างความหงุดหงิดขึ้นได้เสมอหากต้องรอนาน ๆ





 
 
ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างของการเช็คอินของบริษัท การบินไทย จำกัด ขั้นตอนทำได้ง่าย มีภาษาไทยและภาษาอังกฤษให้เลือกขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1  เข้าเว็บไซต์ http://www.thaiairways.com/homepage/th/home.htm  แล้วกรอกรหัสสำรองที่นั่งจากเอกสารการจองตั๋วหรือข้อความรหัสได้รับจาก sms
 
 
 
 
 
รูปที่ 1  การกรอกรหัส
 

ขั้นตอนที่ 2 หน้าจอจะแสดงข้อมูลการกำหนดหมายเลขที่นั่งไว้  คือ 46A  ถ้าต้องการเปลี่ยนก็ทำตามขั้นตอนรูป 
 
 
 
 
รูปที่ 2  การเปลี่ยนเลขที่นั่ง
 
 

ขั้นตอนที่ 3 เลือกที่นั่งตามผังที่ปรากฏ ในรูปเปลี่ยนจาก 46A เป็น 40K (เปลี่ยนจากติดหน้าต่างซ้ายด้านหลังเป็นติดหน้าต่างขวาแถวร่นขึ้นมา) จากนั้นคลิกย้อนกลับเพื่อจะพิมพ์เอกสารหรือยืนยันการจอง

 
 
 
  
รูปที่ 3  การเปลี่ยนเลขที่นั่ง


 
นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 27 มีนาคม 2555
เช็คอินออนไลน์ให้เพื่อนร่วมงาน
การนำข้อความไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท แต่คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปก่อน  
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน  http://pimporn.nsdv.go.th/secretary/{jcomments on} 

Attachments:
FileคำอธิบายFile size
Download this file (2012pimporncheckin.pdf)ประโยชน์ของการเช็คอินออนไลน์ 208 Kb