รูปแบบสำนักงานทำหนังสือเดินทาง
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (1มีนาคม  2554)

 


สำนักงานทำหนังสือเดินทาง กระจายตัวอยู่ในแต่ละภาค อำนวยความสะดวก ไม่ต้องให้ผู้คนทั้งหลายเดินทางเข้าไปเพิ่มจำนวนคน จำนวนรถในเมืองหลวง  สำนักงานที่กล่าวถึงนี้ เป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานตั้งอยู่ในศูนย์ส่วนราชการจังหวัดเชียงใหม่ หลายคนที่ได้ใช้บริการศูนย์ฯ แห่งนี้ ก็คงจะเห็นถึงความโอ่อ่าของสิ่งก่อสร้าง ความร่มรื่นเย็นตาเมื่อเข้าไปอยู่ในอาคารที่โอบล้อมสนามหญ้าสีเขียว

สาเหตุต้องพูดถึงเนื่องจากเป็นอีกหนึ่งตัวอย่างของหน่วยงานราชการสมัยใหม่ที่ทำงานได้รวดเร็ว  ภายในสำนักงานไม่ติดกับรูปแบบของทางราชการ  ซึ่งติดกับภาพ ที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารและชุดโต๊ะทำงานของเจ้าหน้าที่ เรียงรายลดหลั่นเป็นตับ  มองดูเหมือนสายการบังคับบัญชา สร้างความอึดอัด กับคน (ผู้เขียน) ที่ไปติดต่อ   ซึ่งผู้เขียนมีประเด็นต่าง ๆ พร้อมข้อเสนอแนะสำหรับการทำงานเลขานุการดังนี้

cartoon
 

  • โต๊ะประชาสัมพันธ์   มีเจ้าหน้าที่บอกกล่าวผู้มาติดต่อให้รับเอกสารและกรอกแบบฟอร์ม  มีจุดกรอกแบบฟอร์ม เรียงยาวเป็นแนวเดียวติดผนังกระจกและไม่มีเก้าอี้  ดังนั้น การกรอกแบบฟอร์มต้องยืน  ด้วยรายละเอียดในการกรอกมีน้อย จึงทำให้การยืนกรอกไม่ทำให้รู้สึกว่าต้องเสียเวลา  จากนั้นนำแบบฟอร์มมายื่นเพื่อบันทึกข้อมูลจากเจ้าหน้าที่และรับคิวที่จุดเดิม 

    • ดังนั้น จุดทำงานก็ไม่ต้องเผื่อสำหรับ เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์  เจ้าหน้าที่แนะนำการกรอก  เจ้าหน้าที่จัดคิว ซึ่งการทำงานหน้าที่ตรงนี้ก็สามารถทำแทนกันได้  สำหรับบางช่วงเวลาที่ผู้ใช้บริการไม่แน่น

       

  • การกรอกแบบฟอร์ม   เป็นเพียงกระดาษแผ่นเดียว ข้อความในฟอร์มเข้าใจได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก จึงเป็นตัวอย่างที่ดีของแบบฟอร์มที่หน่วยงานของภาครัฐอีกหลายแห่งต้องนำไปใช้  เพราะข้อมูลต่าง ๆ สามารถดึงจากส่วนกลางมาใช้ได้ 

    • จุดนี้เป็น เลขานุการนำมาปรับใช้สำหรับการทำงาน นั้นคือ  การออกแบบฟอร์มหลาย ๆ อย่างจะต้องกระชับ ชัดเจนและทำอย่างไรที่สามารถเรียกใช้ข้อมูลจากศูนย์ข้อมูลขององค์กรได้ โดยไม่ทำให้ผู้มาติดต่อต้องเสียเวลา

       

  • เอกสารยื่นคำขอ   ก็ยังใช้แบบฟอร์มเดิมพร้อมบัตรประจำตัวประชาชน ซึ่งเป็นใบเบิกทางที่จะทำให้เจ้าหน้าที่ได้ดึงข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลส่วนกลางได้ ดังนั้น เอกสารประกอบการยื่นคำขอก็ไม่จำเป็นอีกไม่ว่าจะเป็นรูปถ่าย  สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน

    • จุดนี้เป็น เลขานุการนำมาปรับใช้สำหรับการทำงาน นั้นคือ  การใช้หรือเก็บข้อมูลจากศูนย์ข้อมูลตรงกลาง จะต้องมีข้อมูลที่ครบครันและสามารถเรียกใช้ทันทีที่ต้องการ

    cartoon


     

  • อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน   เครื่องสแกนนิ้วมือขนาดเล็ก จอคอมพิวเตอร์บนโต๊ะ เครื่องสแกนเอกสาร  เครื่องพิมพ์เอกสาร กล้องถ่ายรูปตัวจิ๋วติดโต๊ะ และการจัดห้องขนาดเล็กแห่งนี้มีมุมสำหรับตั้งโต๊ะให้ผู้ถ่ายรูปนั่ง ไม่เปลืองเนื้อที่ เป็นห้องทำงานและโต๊ะทำงานที่โล่ง ดูงามตา ผู้มาติดต่อไม่อึดอัด มีกระจกกั้นระหว่างห้องทำงานของแต่ละส่วน มองทะลุเห็นทุกห้อง

    • จุดนี้เป็น เลขานุการนำมาปรับใช้สำหรับการทำงาน นั้นคือ  การเลือกใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานจะต้องตอบโจทย์ของการทำงาน การจัดสำนักงานให้ดูสะอาด พื้นที่บนโต๊ะทำงานจะต้องเอื้อต่อการทำงานและไม่ควรนำวัสดุสำนักงานที่ไม่จำเป็นมาวางเกะกะ สิ้นเปลืองเนื้อที่และรกตาผู้มาติดต่อ

       

  • การปฏิบัติงาน  เจ้าหน้าที่ใช้อุปกรณ์สำนักงานข้างต้นในการเรียกใช้  ดึงข้อมูล  ถ่ายเอกสาร สแกนเพื่อเก็บข้อมูล และการเซ็นชื่อจะมีแฟ้มใสเจาะทะลุ เฉพาะส่วนที่ให้เซ็น สองจุดไว้  ซึ่งไม่รู้วัตถุประสงค์ว่า ทำเพื่ออะไร ครั้งจะบอกว่า ข้อมูลที่นำมาใช้เป็นความลับก็ไม่น่าจะใช่เพราะเป็นข้อมูลของเราเอง ใครรู้ช่วยทำให้กระจ่างด้วย  แต่ในความเห็นผู้เขียนเองคิดว่า หมึกของเจ้าหน้าที่ซึ่งให้ลงลายมือชื่อนั้นเป็นหมึกซึม ถ้าไม่ระวังหมึกอาจจะเลอะไปโดนส่วนอื่นของเอกสารได้ง่าย และไม่ต้องตอบคำถามว่าจะลงลายมือชื่อตรงจุดไหนหรือต้องทำเครื่องหมาย กากบาทเล็ก ๆ ซึ่งจะทำให้เอกสารเป็นรอยกากบาท อีกทั้งการลงชื่อแห่งที่สอง เจ้าหน้าที่เป็นผู้บอกว่า ให้เขียนเป็นตัวบรรจงไม่มีคำนำหน้านาย/นาง/นางสาว

    • จุดนี้เป็น เลขานุการนำมาปรับใช้สำหรับการทำงาน นั้นคือ  ต้องใช้วัสดุอุปกรณ์สำนักงานได้ทุกชนิด โดยเฉพาะอุปกรณ์สำนักงานหลักที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสาร

    cartoon

  • การชำระเงิน  ก็ใช้แบบฟอร์มที่เจ้าหน้าที่ออกให้ จำนวนหนึ่งแผ่น ไปยื่นชำระเงินได้ โดยผู้ไปติดต่อขอทำพาสปอร์ต จะได้รับเอกสาร ภายใน 1 สัปดาห์

    • จุดนี้เป็น เลขานุการนำมาปรับใช้สำหรับการทำงาน นั้นคือ  การทำงานจะต้องรวดเร็วและตอบคำถามได้ชัดเจน ให้ผู้ใช้บริการเกิดความประทับใจ

 

สำนักงานแห่งนี้ เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง ให้เลขานุการจะได้นำมาปรับใช้กับการทำงาน  และเป็นแนวทางในการทำงาน กระตุ้นไอเดีย ให้เห็นแตกต่างจากของเดิม ๆ  ให้คำปรึกษากับเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชาและสามารถเสนอความคิดนี้ให้กับผู้บังคับบัญชา  เรียงตามลำดับหัวข้อ  การจัดสำนักงาน   การเลือกใช้วัสดุอุปกรณ์  ขั้นตอนการทำงาน การสร้างความประทับใจให้ผู้ใช้บริการ  นอกจากนั้น ยังเกิดความรู้สึกดี ๆ กับสำนักงานรัฐบาลหลาย ๆ  แห่งที่ได้พยายามปรับเปลี่ยนบทบาท และภาพลักษณ์ในการให้บริการ ไม่เป็นสำนักงานที่ทำเกิดความรู้สึกที่ขยาด เกร็ง ตัวลีบตัวงอ เหมือนที่ผ่านมาในอดีต

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 10  มีนาคม  2554
ขียนจากประสบการณ์ ทำหนังสือเดินทาง ณ ศูนย์ราชการจังหวัดเชียงใหม่ 9 มีนาคม 2554
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554


บทความที่เกี่ยวข้อง :
bottom  Website อาชีพเลขานุการ   
bottom  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

bottom หน้าหลัก