คุณภาพของบุคลากร (เลขานุการ) สร้างได้อย่างไร  : อาชีพเลขานุการ


 

   




เลขานุการกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
(solving problem)
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (1 กรกฎาคม 2554)

  

จากการเข้าร่วมสัมมนาการจัดตั้งสถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ เป็นองค์กรมหาชน  ในอนาคตจะเป็นการองค์กรหลักในการรับรองคุณวุฒิสาขาอาชีพต่าง ๆ อาชีพเลขานุการก็ไม่น่าจะได้รับการยกเว้น การสัมมนาครั้งนี้มีผู้บริหารในภาคอุตสาหกรรมและบริการมาร่วมงาน ในที่นี้จะกล่าวเฉพาะเรื่องเกี่ยวข้องกับอาชีพเลขานุการคือ  การมี Aptitude ในการทำงาน  เป็นเรื่องซึ่งกลุ่มผู้บริหารพูดตรงกัน  และกล่าวถึงสมรรถนะหลัก (Core Competency) นั้นมีลำดับขั้น  ระดับต้น ก็เป็นเรื่องความขยัน ซื่อสัตย์  อดทน  ระดับกลาง ความมุ่งมั่น การมีวินัย ระดับสูงขึ้นมาก็เป็นเรื่อง การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า  การคิดนอกกรอบ  การแสดงวิสัยทัศน์   และประเด็นต่อมาคือ  ทักษะการทำงานโดยเฉพาะงานด้านบริการนั้น สามารถเรียนรู้ทักษะพื้นฐานทักษะเฉพาะงาน (Basic Skill, Specific Skill) จากการเรียนด้านทฤษฏีและปฏิบัติในสถานศึกษา  การฝึกประสบการณ์ระหว่างเรียนหรือการฝึกงานในสถานประกอบการ  หรือมาเรียนรู้จากการปฐมนิเทศหรือฝึกอบรมพัฒนาในหน่วยงาน  ในขณะที่ Core Competency  นั้น ผู้เรียนกลับมีช่องทางจำกัดในการเรียนรู้  การฝึกฝนทักษะน้อยหรือถูกละเลยส่งเสริมทักษะด้านนี้

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Solving Problem) เป็นทักษะอยู่ในกลุ่ม  Core Competency   เป็นสมรรถนะสำคัญลำดับต้น ๆ ของอาชีพเลขานุการ  ย้ำตรงนี้อีกครั้งว่า เลขานุการเป็นตำแหน่งมีจำนวนจำกัดในสำนักงาน กลับต้องรับภาระหน้าที่เผชิญหน้ากับเจ้านาย  ลูกค้าของเจ้านาย  เพื่อนร่วมงานของเจ้านาย  เพื่อนร่วมงานอื่น  บุคคลใกล้ชิดกับเจ้านายทั้งครอบครัวหรือญาติ  นับแบบเข้าข้างตัวเองก็มีแค่ 4-5 ฝ่ายเอง  กลุ่มคนดังกล่าวนี้ หากเลขานุการขาดประสบการณ์หรือไหวพริบในการรับมือจะเกิดอะไรขึ้น   ดังนั้น บางครั้งจึงเห็นคล้อยตามกับประกาศรับสมัครงานตำแหน่งเลขานุการโดยระบุจำนวนปีของประสบการณ์ไว้  ทั้งนี้ เท่ากับเป็นการรับรองในระดับหนึ่งว่า ผู้มาทำหน้าที่เลขานุการจะแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เนื่องจากมีประสบการณ์ในการทำงาน  ในที่นี้ผู้เขียนจะนำเสนอการเตรียมความพร้อม  วิธีการการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้ลดระดับของปัญหาหรือแก้ไขปัญหาแต่ละขั้นตอนไม่ให้บานปลายหรือให้หมดไปได้ ดังนี้
 

pimporntext2011

bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องของไหวพริบ (คืออะไรหล่ะ) และตัดสินใจทันทีทันใดของเลขานุการ ไหวพริบเป็นภาษาสวยงาม แต่เมื่อเกิดสถานการณ์ขึ้นทันทีทันใดนั้น เป็นเรื่องตัวตนของเลขานุการคนนั้นล้วน ๆ ถ้าเป็นคนโอ้เอ้ ลังเล ตะกุกตะกักแทนที่จะแก้ก็กลับกลายเป็นซ้ำเติมปัญหา ฉะนั้น  คุณต้องกล้าตัดสินใจ


bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องการเกี่ยวข้องกับบุคคลและสถานการณ์หลายฝ่าย เมื่อกล้าตัดสินใจ ก็เป็นบทบาทของเลขานุการจะขับเคลื่อนองค์กร กลุ่มหรือบุคคลให้ช่วยเหลือในการแบ่งเบาภาระ  ให้คำปรึกษาแนะนำตรงจุด   ช่วยหาทางเลือกหลากหลาย  ประสานงานไม่ติดขัด  ได้รับความร่วมมืออย่างเต็มใจ   ดังนั้น การเกี่ยวข้องกับบุคคลต่าง ๆ เหล่านั้น บอกได้ว่า เลขานุการต้องมีบุญเก่าสั่งสมมาจากการทำงาน เช่น เป็นคนยิ้มแย้ม เป็นมิตรกับทุกฝ่าย  ช่วยเหลือเอื้อเฟื้อแบ่งปัน อาสาทำงานด้วยความเต็มใจ เป็นที่ปรึกษากับทุกฝ่าย  ภารกิจเหล่านี้จะสำเร็จได้ก็ขึ้นอยู่กับ ทักษะการเจรจาสื่อสาร


bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องความรู้พื้นฐานจากการเรียนรู้หรือประสบการณ์เดิม  ซึ่งการเรียนรู้ได้มาจากหลายทางไม่ว่าจะผ่านสถาบันการศึกษา  การพัฒนาฝึกอบรม  ศึกษาค้นคว้าจากเอกสารหรือแหล่งต่าง ๆ จะด้วยการอ่าน ดู ทดลองปฏิบัติจากสถานการณ์ต่าง ๆ และเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ นั้นคือต้อง  เรียนรู้ตลอดเวลา  รวมถึงเรียนรู้จากประสบการณ์ ทั้งบรรลุความสำเร็จและผิดพลาดจากอดีต

bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องของการมีข้อมูลถูกต้องอยู่ในมือ หรือมีฝ่ายสนับสนุนข้อมูล  หากเป็นผู้ผ่านการเรียนรู้ตลอดเวลาและนำประสบการณ์จากอดีตมาปรับปรุงหาวิธีการแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ  เท่ากับมีฐานในการแก้ปัญหาฯ ระดับหนึ่ง   การรู้แหล่งข้อมูล  ข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัยและยังสามารถวิเคราะห์นำมาบูรณาการกันได้ด้วยตนเองหรือได้รับความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุน


bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องถ้าผ่านการฝึกฝน ก็จะเกิดการเรียนรู้จากสารพัดสารพันปัญหาซึ่งจะต้องแก้ไขให้ได้ ดังนั้น การได้รับโอกาสจากเจ้านายให้ทำงานหลาย ๆ ด้าน  การอาสาทำงานหากไม่ได้รับโอกาสนั้น   คิดงานหรือวิธีการใหม่   ร่วมกิจกรรมนอกเหนือจากงานทั้งภายในและนอกองค์กรตามแต่เวลาจะเอื้อ


bottoการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นเรื่องได้รับการส่งเสริมและสนับสนุน ตั้งแต่เรียนในสถานศึกษาหรือสถาบันการศึกษาไม่ว่า จะเป็นการจัดการเรียนการสอน ให้มีกิจกรรมทำงานกลุ่มหรือเดี่ยวในชั้นเรียนหรือภาคสนาม ซึ่งการแก้ปัญหาเฉพาะหน้ามักจะสอดแทรกอยู่ในกิจกรรมเหล่านั้น   การตั้งโจทย์และคำถามให้กับผู้เรียนโดยไม่ปิดกั้นการแสดงความคิดเห็น ผู้สอนไม่ยึดอำนาจและจงใจให้ผู้เรียนคิดเห็นคล้อยตามตนเอง  (ยากอยู่เหมือนกัน)  การฝึกวิเคราะห์และวิจารณ์ความคิดเห็นในเรื่องที่เป็นกระแส ง่ายสุดตอนนี้คือ แพลงกิ้ง เป็นต้น  การมีกิจกรรมต่างรูปแบบให้ผู้เรียนเลือกเข้าเป็นสมาชิกทำกิจกรรม เปิดโอกาสได้ฝึกความสามารถและทักษะก่อนสู่โลกการทำงานจริง อุปสรรคปัญหาจะสร้างให้ผู้เรียนได้ฝึกแก้ไข หากล้มเหลวก็ได้เรียนรู้

 

 pimporntext2011

ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างปัญหาเฉพาะหน้าของผู้เขียน  ซื้อตั๋วโลว์คอสแอร์ไลน์  แล้วบริษัทแจ้งงดบินกะทันหัน สายการบินเปลี่ยนถ่ายที่นั่งให้กับสายการบินโลว์คอสอื่น แต่ลำดับของผู้เขียนอยู่ท้าย ๆ จึงได้แค่รับเงินคืนค่าตั๋ว โดยมีทางเลือกสุดท้ายสำหรับสายการบินราคาปกติในประเทศ  เที่ยว 4 ทุ่ม ตอนนั้นไม่มีบัตรเครดิตใช้  ซึ่งวันรุ่งขึ้นต้องเป็นผู้ดำเนินการจัดประชุมฯ ต่อ   งานจะต้องส่งโรงพิมพ์วันรุ่งขึ้น ไฟล์อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวหายไปทั้งหมด เจ้านายต้องการเห็นงานก่อนส่งพิมพ์   คณะทำงานจัดประชุมมอบหมายให้ทำหน้าที่พิธีกรก่อนหน้าจะขึ้นเวทีใหญ่ (ผู้เข้าประชุม 150 คน) 1 ชั่วโมง    มีคำสั่งด่วนถึงที่ทำงานในวันสุดท้ายของสัปดาห์ ให้เข้าประชุมสถานที่  กทม.  วันแรกของการประชุมคือ สัปดาห์หลังสงกรานต์   จัดประชุมกลุ่มย่อยเพื่อติดตามงานและเพื่อชี้แจงโครงการฯภายในจังหวัด.......แต่เจ้าภาพลืมแจ้งหน่วยงานเกี่ยวข้อง 


สำหรับสถานการณ์พบเจอในข่าว เช่น  มีการชุมนุมประท้วง แล้วออฟฟิศอยู่ในเขตที่มีการชุมนุม ห้ามบุคคลภายนอกเข้าและปิดการจราจรทุกเส้นทาง  สำนักงานจะต้องหยุดยาวเพื่อความปลอดภัยของพนักงานและทรัพย์สิน แต่งานซึ่งรับไว้มีแผนปฏิบัติงานเรียบร้อยแล้ว  สถานการณ์น้ำท่วมในจังหวัดนครราชสีมา การขนย้ายผู้ป่วยจากโรงพยาบาล  ภูเขาไฟระเบิดประเทศไอซแลนด์ เที่ยวบินในยุโรปและเที่ยวบินไปยุโรปงดบินทั้งหมด เป็นต้น


การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเป็นเรื่องต้องกล้าตัดสินใจอย่างทันท่วงที  ให้เกิดผลกระทบน้อยสุด และพึงพอใจกับทุกฝ่าย อาจจะเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ สร้างความขุ่นมัวหรือหากละเลยแล้วจะบานปลาย ทั้งเรื่องชีวิตประจำวันหรือชีวิตการทำงาน  จนถึงเรื่องมีความสำคัญในระดับองค์กรหรือระดับประเทศ  ต้องหาแนวทางแก้ไขเช่นมีศัพท์เฉพาะว่า 
การจัดการในภาวะวิกฤต (
Crisis  Management)  ซึ่งมีเนื้อหาสาระสามารถนำไปจัดเป็นหลักสูตรสำหรับการฝึกอบรมหรือการเรียนการสอนในปัจจุบัน  ดังนั้น แนวทางการเตรียมความพร้อม ตรงนี้ จึงเป็นการเสนออีกวิธีการหนึ่ง ไม่วันใดก็วันหนึ่งเมื่อเลขานุการต้องเผชิญกับมันก็พร้อมจะตั้งรับได้อย่างมั่นใจ  แล้วคุณมีปัญหาเฉพาะหน้า อะไรกันบ้าง ลองโพสมา Share กัน

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)
 

อ้างอิง:
1. มนตรี  พรหมเพ็ชร  แนวทางและเทคนิคการพัฒนามาตรฐานอาชีพที่เชื่อมโยงกับระบบคุณวุฒิวิชาชีพ ppt. 2553.
2. ถาวร  ชลัษเฐียร สมรรถนะของช่างอุตสาหกรรมกับการจัดอาชีวศึกษา http://www.gotoknow.org/blog/pomdvt/446115   (27 มิถุนายน 2554)
3. สิริมาศ  วัฒนะโชติ สมรรถนะของนักการธนาคารกับการจัดอาชีวศึกษา  http://www.gotoknow.org/blog/pomdvt/445603    (27 มิถุนายน 2554)

   

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 27 มิถุนายน 2554
จากการร่วมสัมมนาเรื่อง ความต้องการกำลังคนของภาคอุตสาหกรรมการผลิตและบริการกับการจัดตั้งสถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ
และสนใจกับคีย์เวิร์ดคำว่า  การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (
Solving Problem)
วันที่  22 มิถุนายน 2554 โรงแรมฮอลิเดย์ อินน์ เชียงใหม่

การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
botto  Website อาชีพเลขานุการ   
botto  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

botto หน้าหลัก

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
ShoutMix chat widget