คำศัพท์ใหม่แต่ละตัวอักษรของ Secretary

 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (เมษายน  2554)

  

จั่วหัวเรื่องแบบนี้ อาจจะสะกิดให้คนอยู่ในแวดวงเลขานุการงง ๆ อยู่บ้าง เพราะเคยได้ยินได้อ่านผ่านจากระบบการเรียนการสอนหรือเข้ารับการอบรม บรรยาย    คำย่อแต่ละอักษรของเลขานุการ Secretary1 ไม่น่าจะพ้นคำเหล่านี้หรือใกล้เคียงนั้นคือ  s = sensitive,   e = efficiency,  c = confidence, r = responsibility,  e = energy,  t = technique,  a = activeness,  r = reliability,  y = youth  โดยที่ความหมายของแต่ละคำ ก็เป็นคำที่ร่วมสมัยนำมาเป็นแนวทางหรือตัวกำหนดคุณสมบัติของเลขานุการได้ทุกยุคทุกสมัย  

อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนได้เสนอกลุ่มความหมายใหม่ของคำย่อเหล่านั้น ให้เหมาะกับยุคสมัยนี้ซึ่งเป็นยุคของ Globalization   ความหมายใหม่เหล่านั้นมีอะไรบ้าง มาติดตามกัน เริ่มที่คำแรกคือ
 

pimporn-cartoon
 

Photobucket S = Social  Network   เป็นกลุ่มสังคมที่เชื่อมโยงกันได้อย่างไร้พรมแดน โดยระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ท็อปฮิตบ้านเราตอนนี้คือ facebook  Twitter  เลขานุการนำเอา Social Network มาใช้กับการทำงานได้อย่างไร เพื่อเลี่ยงจากการใช้พื้นที่ตรงนี้ Tagโชว์รูปถ่าย ติดตามข่าวซุบซิบหรือพูดคุยเล่นส่วนตัว    ควรนำพื้นที่มาใช้ในลักษณะของชุมชนของคนอาชีพเลขานุการด้วยกันเองหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง  ได้แลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูลในอาชีพ  ข่าวการประชุมอบรมเพื่อพัฒนาความสามารถ  สอบถามและขอคำปรึกษา หาทางเลือกในการแก้ปัญหาจากการทำงาน   แจ้งเจ้านายทราบสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือเรื่องสำคัญโดยการตรวจสอบข้อมูลให้ชัดเจน 

Photobucket E = Electronic   คำนี้ถูกนำเข้ามาใช้เกี่ยวข้องทั้งการทำงานและการดำรงชีวิตประจำวัน บ่อยและใกล้ตัวคือ  E-mail  นอกจากนั้นก็มี E-Office (สำนักงาน)  E-Commerce (ธุรกิจ)   E-Bank (ธนาคาร)  E-Revenue (เสียภาษี)  E-Book  (หนังสือ)  E-Magazine (นิตยสาร)  E-Card (การ์ดอวยพร)  เป็นต้น ฉะนั้น คุณสมบัติของเลขานุการข้อนี้คือ ต้องใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้เป็นและนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในการทำงาน แยกแยะได้ว่างานใดควรจะใช้ความสามารถของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือความสามารถของตัวบุคคล โดยเฉพาะเรื่องเกี่ยวข้องกับความรู้สึก ความสัมพันธ์ของบุคคล

Photobucket C = Convergence   เป็นการรวมกันของปัจจัยและสิ่งต่าง ๆ นั่นคือ คนทำงานและผู้บริหารต้องสามารถมองเห็นความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งต่างๆ ได้ดี และชัดเจน ไม่ใช่การมองสิ่งต่าง ๆ ในลักษณะของการแยกชิ้นแยกส่วนและขาดความเชื่อมโยง อันจะนำไปสู่การบูรณาการระหว่างสิ่งต่าง ๆ เพื่อนำไปสู่การสร้างสิ่งใหม่ ๆ ขึ้นมา เช่น แผนกลยุทธ์ขององค์กร ที่มักเป็นลักษณะของการนำแผนของแต่ละหน่วยงาน มาประกบกัน โดยขาดความเชื่อมโยงที่ก่อให้เกิดคุณค่าอย่างแท้จริง2

นั้นคือตัวอย่างของการทำงาน ทำนองเดียวกัน ปัจจุบันมีลักษณะของธุรกิจที่ Convergence เรื่องต่าง ๆ มารวมกัน ทำให้เลขานุการทำงานด้วยความสะดวก ประหยัดเวลา รวดเร็วและมีบริการที่หลากหลายให้เลือก ตัวอย่างเช่น  บริการไปรษณีย์ปัจจุบัน หรือบริการเครือข่ายโทรศัพท์ยี่ห้อความจริง  โดยสามารถเลือกใช้โทรศัพท์   ข่าวออนไลน์  Hi-speed อินเทอร์เน็ต  ช่องเคเบิลทีวีต่าง ๆ เป็นต้น
 

 pimporn-cartoon


Photobucket R = Reuse  Recycle  Reduce  เป็นกระแสซึ่งเลขานุการต้องช่วยกัน ด้วยการ นำกลับมาใช้ใหม่ (Reuse)  ง่ายที่สุดคือ ใช้กระดาษสองหน้า  นำลวดเสียบกระดาษกลับมาใช้เมื่อเย็บกระดาษด้วยเครื่องเย็บกระดาษแล้ว วัสดุที่ผลิตด้วยการ (recycle) สินค้าบางตัวดูแล้วไม่น่าใช้และถูกหล่อหลอมความคิดที่ว่า สีขาวเป็นตัวแทนของความสะอาด จึงทำให้ผลิตภัณฑ์ recycle ถูกมองข้าม และลดการใช้ (Reduce) ในเรื่องที่เกินความจำเป็น  ฝึกการปิดสวิตช์หรือตั้งโหมดประหยัดไฟกับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน และทั้งสามคำข้างต้น จะไม่ได้ผลเป็นรูปธรรมเลยถ้า เลขานุการขาดคำว่า   Rethink 

Photobucket E = Environment   สิ่งแวดล้อมซึ่งเป็นตัวบุคคล นั้นคือ เจ้านาย  เพื่อนร่วมงานและบุคคลเกี่ยวข้องกับเจ้านาย เลขานุการต้องเรียนรู้การปรับเข้ากับผู้อื่น ไม่ใช่ให้ผู้อื่นปรับตัวเข้าหา โดยเฉพาะเจ้านาย อีกประการคือ สิ่งแวดล้อมสำนักงาน คำว่า save the world อาจจะไกลตัว แต่เริ่มเห็นผลใกล้ตัวโดยเฉพาะประเทศแถบเอเชียและเพื่อนบ้าน หากพวกเรายังมีพฤติกรรมแบบเดิม ดังนั้น เริ่มที่ตัวเราก่อน ถัดมาก็ที่สำนักงาน ลด ละ เลิกสิ่งที่ทำให้สิ้นเปลือง ไร้ประโยชน์ ถลุงพลังงาน เริ่มวันนี้ ไม่ต้องให้ใครคอยบอกคอยเตือนหรือรณรงค์ ซึ่งคำว่า รณรงค์ ความหมายของผู้เขียนคือ ความสิ้นเปลืองทั้งคน เวลาและค่าใช้จ่าย

Photobucket T = Technology อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  เลขานุการต้องติดตามเสาะหาข้อมูลเมื่อจะต้องทำหน้าที่จัดหามาใช้ในสำนักงาน และทดลองปฏิบัติใช้ให้เป็นและคุ้มค่ากับราคาที่ต้องจ่ายไป ข้อควรคำนึงในการเลือกอุปกรณ์ฯ ได้แก่  ความประหยัดในระยะยาว  ราคาและรุ่นที่ใกล้เคียงกัน  ตอบสนองลักษณะการใช้งาน  ใช้งานได้หลายรูปแบบภายในเครื่องเดียวกัน บริการหลังการขาย เป็นต้น  การรู้เท่าทันเทคโนโลยี เลือกเสพข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เลขานุการไม่จำเป็นต้องมีครบทุกอย่างเพื่อจะตามทันเทคโนโลยี เริ่มที่ เครื่องพีซี (PC) โน้ตบุ๊ค (Notebook)  เน็ตบุ๊ค (Netbook)  ล่าสุดตอนนี้มี แท็บเล็ต (Tablet)  Smart Phone แล้วที่จะออกตามมาในอนาคตอีกมากมาย คงจะต้องเลือกโดยตอบโจทย์การทำงาน ตั้งสติให้มั่นกับสิ่งยั่วยวนที่ผ่านกระบวนการโฆษณาชวนซื้อแล้วไม่เกิดอรรถประโยชน์ทั้งหลาย
 


pimporn-cartoon
 

Photobucket A = Avatar  ตัวแทนตัวตนของเราในโลกเสมือนจริงหรืออินเทอร์เน็ต เลขานุการผู้คุ้นเคยกับ Social Network  จะเลือกใส่ รูปภาพของตัวเอง สัญลักษณ์  ภาพจำลอง อะไรก็ตามแต่ ซึ่งเครือข่ายจะรับรู้ได้ว่า  ภาพที่เห็นบน Social Network นั้นคือ ตัวตนของเลขานุการคนนั้น  แทนรูปถ่ายตัวจริงเสียงจริงและขณะเดียวกันก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของผู้ใช้  ดังนั้น คำว่า  เสมือน  จึงเป็นคำที่เริ่มได้ยินถี่ขึ้น เสมือน จึงไม่ใช่ ของจริง  สาเหตุที่เลือกคำว่า Avatar4  เพราะว่า เมื่อเข้าสู่ยุคของ Social Network  ศัพท์คำนี้ก็เกิดขึ้นในชุมชนที่หลากหลายชาติและผู้คน ดังนั้น ต้องเลือกในการรับข้อมูล การรับหรือรู้แล้วไม่กลั่นกรอง วิเคราะห์ให้ดีสิ่งที่เป็นคุณอนันต์ก็แปรเปลี่ยนเป็นโทษมหันต์ได้ทันทีเช่นกัน

 

Photobucket R = Responsibility  ความรับผิดชอบ นอกเหนือจากหน้าที่เลขานุการในสำนักงานแล้ว หน้าที่อย่างหนึ่งก็คือการสร้างภาพลักษณ์ให้กับเจ้านายและองค์กร  คำศัพท์  CSR5 (Corporate Social Responsibility) จะเรียกว่า ความรับผิดชอบทางสังคมของธุรกิจ  คืนกำไรให้สังคม ตอบแทนสังคม คำไหนก็ตามแต่ ซึ่งตอนนี้เป็นกระแสที่องค์กรจะดำเนินธุรกิจควบคู่กับงาน CSR  หน้าที่ของเลขานุการคือ นำเสนอข้อมูลที่แท้จริง ไม่ใช่เท็จจริง อาจจะเสนอความคิดเห็นให้กับเจ้านายได้  คนตัดสินก็คือ ตัวเจ้านายหรือผู้มีอำนาจสูงสุด  หากบุคคลเหล่านี้ได้ข้อมูลไม่ครบถ้วน ถูกต้อง หรือรับข้อมูลเพียงแหล่งเดียว ก็อาจจะทำให้ภาพพจน์แปรเปลี่ยนเป็นภาพลบได้  การรับผิดชอบตรงนี้ของเลขานุการจะมีผลสะท้อนกลับในเรื่อง พนักงานในองค์กรมีความสุข ได้ค่าจ้างที่เหมาะสม มีคุณภาพชีวิตดีขึ้น ไม่เบียดเบียนทำร้ายสังคม สิ่งแวดล้อม

 

Photobucket Y = Youth   ความมีพลังหนุ่มสาว   สำหรับเลขานุการอาวุโสจะจัดการอย่างไรกับคุณสมบัติข้อนี้  การสร้างพลัง ต้องเริ่มต้นคิดใกล้ตัวที่สุดคือ สุขภาพอนามัย เมื่อร่างกายสมบูรณ์แข็งแรง ก็ส่งผลต่อกำลังกายและกำลังสมองในการทำงาน กระแสการบริโภคผักสีเขียว ผักปลอดสารพิษ หลีกเลี่ยงเนื้อสัตว์ มาแรง การตัดสินใจเลือกและการสร้างวินัยกับตนเองจะผลักดันในเกิดพลังหนุ่มสาวได้  นอกจากนั้นยังมี พลังในการคิดบวก (Positive Thinking)   การคิดสร้างสรรค์ (Creative Idea) เมื่อนำสิ่งที่ได้เรียนรู้และประสบการณ์ในอดีตก็เท่ากับ  Re-Youth ตัวเลขานุการได้อีกทาง




ทั้งหมด 9 คำคือ ที่เติมแต่งใหม่ของผู้เขียน คำศัพท์หลายตัวเกิดขึ้นมานานแล้ว แต่ได้รับการปลุกกระแส (สิ่งที่ถูกกล่าวถึงบ่อยในสื่อต่าง ๆ) มีศัพท์ถึง 
3 คำเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีโดยตรง คือ  Social  network,  Electronic,  Technology  สามคำต่อมาเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อม คือ 3R (reuse, recycle, reduce),  Environment,   Responsibility (CSR) และสามคำสุดท้ายเกี่ยวข้องกับ จุดยืนสำนึกส่วนตนของเลขานุการ คือ Convergence, Avatar, Youth 
โดยส่วนตัวไม่ได้ปฏิเสธกลุ่มคำเดิมแต่อย่างใด และหากนำทั้งความหมายเก่าและใหม่ (ผู้เขียน) มาให้ใช้ร่วมกัน คำว่า เลขานุการมืออาชีพ ไม่น่าจะไกลเกินเอื้อม

 (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)
 

อ้างอิง:
1
สุภาณี  เอาทองทิพย์,  เอกสารประกอบการสอน,  2551.
2
มองมุมใหม่ : กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 03 มกราคม พ.ศ. 2549
  2549 กระแส Convergence จะมาแรง
http://www.nidambe11.net/ekonomiz/2006q1/2006january03p7.htm   [1 เมษายน 2554]

3พจนานุกรม Longdo, http://dict.longdo.com/ [1 เมษายน 2554]
4wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Avatar_(computing)  [1 เมษายน 2554]
5สถาบันธุรกิจเพื่อสังคม, CSR, http://www.csri.or.th/knowledge/csr/194    [1 เมษายน 2554]

          

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 31 มีนาคม  2554
ขียนจากการอ่านนิตยสาร Positioning แล้วเจอคีย์เวิร์ดคำว่า social network
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ   
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010

บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

Photobucket หน้าหลัก