คุณภาพของบุคลากร (เลขานุการ) สร้างได้อย่างไร

 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (2พฤษภาคม  2554)

 

เป็นโจทย์ที่น้อง ๆ เรียนสาขาวิชาการจัดการ-การจัดการสำนักงาน โยนให้เพื่อไปพูดคุยให้ฟังกันหน่อย   ทำงานเกี่ยวข้องกับงานเลขานุการมาพอสมควร ครั้นจะบอกว่า นาน พาลกลัวว่าผู้อ่านจะสรุปตรงกันอีกคือ  สูงวัย  สำหรับการเขียนเรื่องต่าง ๆ ให้ได้อ่าน ก็ขอออกตัวไว้ก่อนว่า ผู้เขียนนั้นยังคงห่างไกลกับหัวข้อข้างต้น   เอาเป็นว่าเป็นมุมมองของคนที่ได้มีประสบการณ์ในการเรียนสาขานี้มาตั้งแต่ต้น แล้วยังมาทำงานเกี่ยวข้องกับการผลิตบุคลากรด้านนี้ จนปัจจุบันได้กลายเป็นผู้ใช้บริการบุคลากรในที่สุด

 

เมื่อจะพูดเรื่องคุณภาพ ก็คงจะหนีไม่พ้นต้องกล่าวถึง วงจรเดมมิ่ง (Deming) นั้นคือ จะทำงานต้องเริ่มต้นที่วางแผน (Plan)  จากนั้นสู่การลงมือทำ (Do)  เมื่อทำสักระยะหนึ่งต้องตรวจสอบงานที่ทำลงไป (Check) มีส่วนใดจะต้องแก้ไขปรับปรุง แล้วก็ดำเนินการอีกครั้งหนึ่ง (Act)  ทฤษฎีนี้ร่วมสมัยเสมอ  ดังนั้น ประเด็นจะนำเสนอต่อไปนี้ จึงได้เลือกตัวอักษร S  มาแทนเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติ ซึ่งเป็นตัวอักษรแรกของคำว่า Secretary ผสมกับการนำ PDCA มาผนวกใช้ ดังนี้
 

 pimporntext2011

  

botto Self-Development การฝึกฝนพัฒนาด้วยตัวเอง การเริ่มที่ตัวเองเป็นลำดับแรก  ง่ายและใกล้ตัวที่สุด การพัฒนาตัวเองของเลขานุการยุคปัจจุบันคือ เทคโนโลยีต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานโดยตรง ต้องศึกษาและลงมือปฏิบัติให้เกิดความชำนาญ รวมถึงใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด งานในหน้าที่เลขานุการ มีหลายงาน เลือกงานที่คิดว่าก่อให้เกิดปัญหาหรือได้รับข้อเสนอแนะติติงบ่อย ๆ พิจารณาว่า สาเหตุนั้นเกิดจากการไม่รู้ ไม่ศึกษา ต้องได้รับคำแนะนำ สาธิตหรือลงมือปฏิบัติเอง ต้องไปศึกษาดูงาน สำหรับผู้กำลังศึกษาอยู่ก็ต้องหมั่นฝึกฝนหาความรู้เพิ่มเติมจากแหล่งต่าง ๆ นอกเหนือจากในห้องเรียน  ภาษาที่สาม ภาษาไทย  ภาษาอังกฤษ เป็นหลักอยู่แล้ว ต่อไปต้องเป็นภาษาที่สาม มองใกล้ตัวอาจจะพิจารณาจากกลุ่มอาเซียน1 ด้วยกันก่อน

 

botto Seminar   การเข้าร่วมประชุมอบรมสัมมนา  จากหน่วยงานต่าง ๆ อาจจะเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเลขานุการโดยตรง หรือหัวข้ออื่น ๆ  ซึ่งนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในงานได้  บางครั้งเรื่องที่เกี่ยวข้องก็ไม่ได้เป็นเรื่องใหม่แต่อย่างใด เพียงแต่ได้รับรู้ทัศนะของบุคคลแตกต่างกันออกไป เพราะงานในหน้าที่เลขานุการนั้นหลักการดั้งเดิมยังใช้ได้เสมอ  นอกเหนือจากเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เข้ามาและจะต้องปรับตัวให้ทัน การศึกษาหาความรู้เรื่องเทคโนโลยีสำหรับเลขานุการก็ไม่ได้ซับซ้อนหรืออยู่ในระดับ advance  ดังนั้น เมื่อเราอยู่ในสถานะ  User ไม่ใช่ Programmer  ก็ต้องเลือกโปรแกรมการสัมมนาให้ตรงกับลักษณะงาน
 
 

botto Selection การคัดเลือกคน มาทำงานตำแหน่งเลขานุการ คุณสมบัติเบื้องต้นที่สุด คือ การพิมพ์งาน  ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ความรักในอาชีพ  ข้อจำกัดหลายประการสำหรับอาชีพนี้ไม่ว่า จะเป็นการทำงานที่ซ้ำซาก งานเอกสาร พบปะกับผู้อื่นมากหน้าหลายตา การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า รวมถึงส่วนประกอบภายนอกนั่นคือ บุคลิกภาพ เพราะเลขานุการจะเป็นหน้าตาของเจ้านาย สิ่งสะท้อนจากเลขานุการอาจจะพอเดาออกว่าเจ้านายจะเป็นเช่นไร เป็นต้น  การคัดเลือกและสัมภาษณ์คนที่จะมาทำหน้าที่นี้ ภายในวันเดียวก็ไม่เป็นบทพิสูจน์ความสามารถทั้งหมดได้ ฉะนั้น ผู้คัดเลือกหนึ่งในนั้นก็ควรจะเป็นตัวเจ้านายเอง เพราะจะเป็นผู้เลือกคนที่มาทำงานกับตน
 

 pimporn-cartoon

botto Social  Network   เครือข่ายในการทำงาน ทั้งเครือข่ายเลขานุการด้วยกัน เครือข่ายอาชีพอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานของเจ้านาย งานขององค์กร สำหรับผู้กำลังศึกษาอยู่ในสถาบันการศึกษา การมีเพื่อนต่างสาขาต่างคณะต่างสถาบันฯ ก็เท่ากับเป็นอีกเครือข่ายในการทำงานในอนาคตได้ ยิ่งปัจจุบันมีเครือข่ายออนไลน์ของค่ายต่าง ๆ ให้เราสามารถเลือกใช้บริการ ในอนาคต การค้นหาข้อมูลหรือต้องการคำปรึกษาแนะนำเครือข่ายเหล่านี้ จะทำงานได้ดีกว่า search engine ทั้งหลาย

 

botto Stage   เวทีสำหรับการแสดงความสามารถ การได้รับมอบหมายจากเจ้านายหรือสำนักงาน ให้รับผิดชอบงานต่าง ๆ แล้วในครั้งต่อไปก็ยังได้รับโอกาสเหล่านั้นอีก ทั้ง ๆ ที่มีฝ่ายอื่นให้เลือกใช้บริการ จึงเป็นข้อบ่งชี้ถึงความสามารถของเลขานุการท่านนั้น  ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเจ้านายควรจะให้โอกาสกับเลขานุการมือใหม่ทั้งหลายได้ทำงาน ซึ่งในระยะแรกอาจจะต้องคอยกำกับติดตาม หลังจากนั้นแล้ว ก็เท่ากับว่า ได้ฝึกบุคลากรให้กับองค์กร งานครั้งต่อไปก็จะมีผู้แบ่งเบาภาระเหล่านั้นไป   สำหรับผู้ที่กำลังศึกษาอยู่ การที่ได้มีโอกาสจัดประชุมสัมมนา ก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ได้แสดงถึงศักยภาพของผู้เรียน การร่วมและอาสาทำงานในกิจกรรมชมรมต่าง ๆ  ซึ่งงานเหล่านั้นจะมีงานเลขานุการแทรกอยู่เสมอ

 

botto Spirit  การมีจิตวิญญาณในการทำงาน  เมื่อเข้าสู่อาชีพนี้ ความรัก ศรัทธาในอาชีพเป็นสิ่งสำคัญ การทำงานด้วยคิดว่า งานนั้นเป็นงานที่เราชอบไม่ได้ให้ใครมาบังคับกดดัน  ดั่งทฤษฎี Y2 ก็จะเกิดความสุขในการทำงาน ปัญหาอุปสรรคใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นก็มีผู้อาสาและช่วยกันให้ลุล่วงไปได้ 
 

botto Strong  สุขภาพแข็งแรง   ความสมบูรณ์ของร่างกาย ไม่มีโรคภัยไข้เจ็บ ส่งผลต่อ ความกระตือรือร้นในการทำงานและต่อบุคลิกภาพเลขานุการ  วิธีการจะได้มาของหัวข้อนี้ก็ได้แก่  การพักผ่อนเพียงพอ  ออกกำลังกายสม่ำเสมอ  เลือกบริโภคครบตามหมู่อาหาร ประพฤติตนได้ถูกสุขลักษณะ เป็นต้น ซึ่งในที่นี้ผู้เขียนไม่ได้ระบุเรื่อง  หน้าตาสวยงาม ความผอม ความสูง ผิวดำคล้ำขาว  เข้าไว้ใน เพราะคิดว่า เมื่อปฏิบัติได้ครบตามข้อปฏิบัติดังกล่าวข้างต้น ก็จะส่งผลต่อหลายหัวตามลำดับ

 pimporn-cartoon

ดังที่ได้เกริ่นนำมาตั้งแต่ต้น ว่าเป็นมุมมองของผู้ที่มีประสบการณ์ในตำแหน่งเลขานุการในสถานะ ที่ผ่านการเรียนสาขานี้ เป็นผู้ผลิตบุคลากรด้านนี้ จนเปลี่ยนมาเป็นผู้ใช้บุคลากรในที่สุด   แต่สิ่งสำคัญคือ ผู้เขียนกลับกลายเป็นผู้ที่ก้าวข้ามตำแหน่งเลขานุการ ดังนั้น การไม่ครบถ้วนในงานเลขานุการ3  อาจจะหลงลืมหรือมองข้ามบางประเด็นไป  อย่างไรก็ตาม จาก 6 หัวข้อแนวทางปฏิบัติ  Self-development,  Social Network, Spirit  Strong  4 หัวข้อนี้เกิดได้จากความพยายามของตัวเองทั้งสิ้น ส่วนที่เหลือคือ Seminar,  Selection, Stage ก็ควรได้รับสนับสนุนจากองค์กรหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง  ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทจะเช่นเดียวกันกับหรือแตกต่างจากผู้เขียน หัวข้อดังกล่าวน่าจะพิสูจน์ให้เป็นจริงได้

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

หมายเหตุ :
1
อาเซียน 10 ชาติ ได้แก่  ไทย พม่า ลาว  เวียดนาม กัมพูชา มาเลเซีย  สิงคโปร์ บรูไน ฟิลิปปินส์ อินโดนีเซีย
2
ทฤษฎี xy  ทฤษฎี x คนจะทำงานเมื่อต้องมีการสั่งการและควบคุมดูแล  ทฤษฎี y  คนจะถือว่า การทำงานคือความสุข ไม่ต้องให้ใครมาบังคับ ควบคุม
3
งานเลขานุการ ได้แก่ ผลิตเอกสาร รับ-ส่ง-เสนอหนังสือ จัดประชุม ใช้วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน เก็บเอกสาร ต้อนรับแขก นัดหมาย จัดการเดินทาง จัดสำนักงาน  ประสานงานกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกับนาย  อำนวยความสะดวกให้กับนาย

อ้างอิง :
พิมพร  ศะริจันทร์, แนวทางอาชีพเลขานุการ, http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text2010/pimpornadvisesec.pdf   (23 พฤษภาคม 2554)

   

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 23 พฤษภาคม 2554
จากการบรรยายให้นักศึกษามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา  ภาคพายัพ
หัวข้อ คุณภาพของบุคลากรสร้างได้อย่างไร วันที่ 30 เมษายน  2554

การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
botto  Website อาชีพเลขานุการ   
botto  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

botto หน้าหลัก


 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
ShoutMix chat widget