การจัดโพเดียม (podium)
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (มีนาคม  2554)

 

การจัดโพเดียม เป็นสมรรถนะย่อยของการจัดประชุม เป็นขั้นตอนการเตรียมก่อนการประชุม  โพเดียมเป็นอุปกรณ์อีกอย่างหนึ่งสำหรับการจัดประชุม ห้องประชุมส่วนใหญ่จึงมีอุปกรณ์เหล่านี้เตรียมพร้อมไว้สำหรับใช้งานเสมอ สาเหตุต้องกล่าวถึงเนื่องจาก  จุดที่โพเดียมวางนั้น จะอยู่ส่วนหน้าของห้องประชุม กลุ่มเดียวกันกับเวที ป้ายเวที โต๊ะวิทยากร การจัดวางจะวางไว้ด้านซ้าย-ขวามือ  หรือวางบนเวที กรณีใช้โพเดียมสำหรับการเปิดประชุม ในที่นี้จะกล่าวถึงโพเดียมในลักษณะต่าง ๆ ของการใช้งาน

 

Photobucket


 

  • โพเดียมสำหรับพิธีกร  จะจัดไว้มุมซ้าย-ขวา ตามแต่ละสถานที่กำหนด  ที่พบก็คือ หากมีชุดรับแขกจัดไว้มุมห้องด้านใด โพเดียมพิธีกรก็จะจัดไว้ในทิศทางตรงข้าม ยกเว้นว่า ชุดรับแขกจัดวางกึ่งกลาง โพเดียมก็จะอยู่ในจุดด้านข้างใดข้างหนึ่ง เพราะจะทำให้พิธีกร ได้มองเห็นหลายมุมหลายจุด ได้แก่ จุดที่ประธานเปิดการประชุม นั่งโซฟารับแขกหรือเดินเข้ามาในห้องประชุม จุดผู้บรรยาย/วิทยากรนั่งหรือยืน  จุดผู้เข้าร่วมประชุมนั่งหรือกำลังเดินเข้ามาในห้องประชุม

 

  • โพเดียมสำหรับเปิดงาน    การประชุมสัมมนาบางรายการตั้งโพเดียมไว้บนเวทีสำหรับประธานเปิดงาน และโพเดียมสำหรับพิธีกรดำเนินรายงานอยู่ด้านล่าง เมื่อเสร็จสิ้นการเปิดงาน เป็นหน้าที่ของทีมงานจะต้องรีบยกโพเดียมลงหรือเก็บไว้หลังฉากทันที  ได้ข้อสังเกตตามมาคือ หากประธานที่เปิดงานรูปร่างไม่สูง เมื่อยืนที่โพเดียม จะได้ภาพประธานจมอยู่ในซุ้มดอกไม้ที่จัดไว้  ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้ดำเนินการจัดประชุมจะต้องสังเกตจุดนี้ด้วยว่า จะทำให้อย่างไรให้ผู้ยืนตรงนี้ เด่นสุดในขณะเปิดงาน

 

  • การจัดดอกไม้ที่โพเดียม  โพเดียมของห้องประชุมจะใช้วัสดุในการประกอบค่อนข้างแข็งแรง ไม่โคลงเคลงและมีน้ำหนัก สำหรับเป็นที่ยึดเกาะให้กับพิธีกรและเป็นสถานที่ดำเนินการประชุม ณ จุดนี้   ดอกไม้ก็เป็นสิ่งที่สร้างสีสัน เพิ่มบรรยากาศสดชื่นให้กับการประชุมได้เช่นกัน   ดังนั้น การจัดซุ้มดอกไม้ไว้ตรงจุดนี้ เหมือนกับโต๊ะวิทยากร  ชุดรับแขก   ดอกไม้ที่จะจัดไว้ในซุ้มนี้มีทั้งของจริงและของปลอมทำเลียนแบบ  กลิ่นดอกไม้ ซึ่งจะกล่าวถึงเสมอว่า ทำให้เป็นอุปสรรคสำหรับพิธีกรหรือไม่  หากเป็นของปลอมก็ต้องคอยดูแลทำความสะอาดให้ใหม่ไร้ฝุ่นละอองและมีสีสดใสอยู่เสมอ

 

  • การวางไมโครโฟนที่โพเดียม  ก่อนการจัดประชุมจะต้องพูดคุยรายละเอียดเกี่ยวกับจุดวางไมโครโฟน ได้แก่ บนเวที ระหว่างโต๊ะผู้เข้าประชุม และโพเดียม  จำนวนไมโครโฟนทั้งหมดในการจัดประชุมแต่ละแบบ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบเครื่องเสียงสื่อโสตทัศน์   สำหรับไมโครโฟนที่ใช้ตรงโพเดียมให้เลือกไมโครโฟนปรับระดับได้ หากเป็นไมโครโฟนไร้สาย ต้องให้เจ้าหน้าที่ตรวจเช็คแบตเตอรี่ให้สามารถพร้อมใช้งานและเตรียมสำรอง เรียกหาได้ทันทีเมื่อต้องการ  การเก็บสายไมโครโฟนให้มิดชิดหรือให้แลดูเป็นระเบียบ ซึ่งจะช่วยสร้างบรรยากาศในการประชุมและทำให้ผู้ใช้ก็ปลอดภัยจากการสะดุดสายได้   ช่อหรือซุ้มดอกไม้วางบนโพเดียมก็ช่วยพลางตัวไมโครโฟนได้เช่นกัน

     

Photobucket 

 

  • พื้นที่บนโพเดียม  เท่ากับเป็นฐานปฏิบัติการของพิธีกร (ผู้เขียน) และผู้กล่าวรายงาน ดังนั้น พื้นที่ดังกล่าวจะถูกเตรียมไว้สำหรับวางแฟ้มกล่าวรายงาน ในช่วงก่อนเริ่มประชุม และจะต้องเก็บแฟ้มฯ ไว้ในกลุ่มเอกสารใช้เสร็จ หลังจากการกล่าวเปิดแล้ว เพราะจากประสบการณ์พบว่า  ผู้จัดประชุมลืมแฟ้มไว้ที่ในห้องประชุมและต้องเสียเวลาประสานงานติดต่อขอคืนภายหลัง  นอกจากนั้น พื้นที่นี้จะต้องวางเอกสาร  เครื่องเขียนที่จำเป็นของพิธีกร  สรุปบันทึกหรือกระดาษโน้ตสั้น ๆ ต้องใช้ก่อน ระหว่างและช่วงปิดการประชุม ดังนั้น หากมีการจัดซุ้มดอกไม้ก็ต้องเผื่อพื้นที่สำหรับกิจกรรมของพิธีกรไว้ด้วย   เกริ่นเป็นตัวอย่างทั้งสองกรณี เนื่องจากเป็นเรื่องที่จะต้องใช้สายตาในการอ่านข้อความทั้งสิ้น จุดนี้จึงต้องมีแสงสว่างเพียงพอเพื่อให้ผู้อ่านมองเห็นข้อความได้

 

  • รูปแบบของโพเดียม  ปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบสามารถเลือกได้ตามความต้องการขององค์กร มีสิ่งต้องพิจารณาได้แก่ ขนาดความสูง-ต่ำ  น้ำหนัก  สี  พื้นที่บนโพเดียม  จุดวางไมโครโฟน เป็นต้น  หากเป็นการจัดประชุมในโรงแรม หน่วยงานรับจัดประชุม ก็มีจัดเตรียมไว้ให้พร้อมแล้ว

     


 
Photobucket

 

โพเดียมเท่ากับเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำหรับการจัดประชุม  ถูกผู้จัดประชุมมองข้ามเสมอ ยิ่งเมื่อทุกอย่างใช้บริการของทางโรงแรม หรือหน่วยงานรับจัดประชุม   จึงไม่ต้องแปลกใจหากพบภาพ   ผู้กล่าวรายงานยืนอยู่ตรงไหนของงานได้ยินแต่เสียง  การอ่านคำกล่าวรายงานสะดุดไม่ราบรื่น ดอกไม้ซึ่งจัดบนโพเดียมดูหมองหรือเหี่ยวเฉาในวันท้าย ๆ ของการประชุม  ระบบเสียงตะกุกตะกักและขัดข้องขณะทำพิธีเปิด  พิธีกรไม่กล่าวเชิญหรือพูดสร้างเตรียมความพร้อมให้ผู้ประชุมฯ ขณะเปลี่ยนกิจกรรรม ฯลฯ  ดังนั้น เมื่อผู้อ่านได้ลองนำรายการดังกล่าวข้างต้นแต่ละข้อ ไปใช้ในการพิจารณาจัดประชุมครั้งหน้า ภาพต่าง ๆ ข้างต้นจะลดจำนวนข้อได้บ้างอย่างแน่นอน

 

 (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 3 มีนาคม  2554
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันอาทิตย์, 07 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
botto  Website อาชีพเลขานุการ   
botto  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

botto หน้าหลัก