การติดต่อวิทยากร
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (4 มกราคม  2554)

 

 

การติดต่อวิทยากร  เป็นอีกสมรรถนะของการจัดการประชุมที่ต้องการให้มีวิทยากรไปพูดคุยให้หรือแลกเปลี่ยนความรู้  โดยเรื่องที่จะเขียนนี้  เป็นกรณีที่ผู้จัดประชุมทราบแล้วว่า วิทยากรเป็นใคร  รู้จักชื่อหน่วยงาน และมีหมายเลขโทรศัพท์  แต่ไม่ได้คุ้นเคยกันเป็นการส่วนตัว ซึ่งได้รับคำแนะนำมาจากผู้อื่น ได้แก่ อาจารย์ประจำวิชา  ผู้จัดประชุมรายอื่น  เพื่อนร่วมงานแนะนำ เป็นต้น   ดังนั้น ขั้นตอนก่อนหน้านี้จะไม่กล่าวถึง  แต่จะเริ่มที่การติดต่อสื่อสารก่อนเข้าพบวิทยากร ขณะเข้าพบและหลังจากที่เข้าพบวิทยากร มีลำดับขั้นตอนอย่างไรมาติดตามกัน ดังนี้

 

 Photobucket

 

 

การติดต่อก่อนเข้าพบวิทยากร
Photobucket การใช้โทรศัพท์  เมื่อได้หมายเลขโทรศัพท์วิทยากรแล้ว  ประการแรกคือ ผู้จัดประชุมจะต้องมอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบในการพูดคุยกับวิทยากร ต้องเตรียมข้อมูลให้พร้อม มีอะไรบ้างจะได้บอกกล่าวในลำดับต่อไป  หากหมายเลขโทรศัพท์ที่ได้รับเป็นหมายเลขภายในสำนักงานต้องผ่านพนักงานรับโทรศัพท์ก็ต้องแจ้งให้ทราบว่า ต้องการติดต่อกับใครและช่วงเวลาไหนที่จะเรียนสายได้  กรณีที่โทรศัพท์ไปในเวลาซึ่งวิทยากรติดภารกิจอื่นและขอนัดหมายจากพนักงานรับโทรศัพท์ไว้ก่อนล่วงหน้า   สำหรับในยุคปัจจุบัน ทุกคนใช้โทรศัพท์มือถือ  ก็สามารถติดต่อโดยตรงกับวิทยากรได้   ดังนั้น ผู้ที่ได้รับมอบหมายติดต่อวิทยากร จะต้องใช้โทรศัพท์มือถือเช่นกัน เพื่อว่าจะสะดวกสำหรับวิทยากรที่จะติดต่อกลับได้ หรือใช้โทรศัพท์สำนักงานก็ควรบอกหมายเลขโทรศัพท์มือถือมอบให้กับวิทยากรไว้เช่นกัน  สิ่งที่หลีกเลี่ยงคือ  ใช้โทรศัพท์สาธารณะ  หมายเลขโทรศัพท์มือถือที่ติดต่อได้เฉพาะบางช่วงเวลา  หมายเลขโทรศัพท์สำนักงานที่จะต้องใช้เบอร์ติดต่อภายในพ่วงกันหลาย ๆ งาน

Photobucket การแนะนำตัว  ลำดับแรก  จะต้องเตรียมข้อมูลดังนี้  จะต้องแนะนำตัวเองก่อนว่าเป็นใคร  จากหน่วยงานไหน  จะขอคุยเรื่อง การติดต่อขอเป็นวิทยากร ซึ่งได้รับคำแนะนำมาจากใคร  จากนั้น ให้สังเกตสัญญาณต่าง ๆ ที่วิทยากรจะตอบรับ ได้แก่  หัวข้อที่ต้องการให้พูด  พูดให้ใครฟัง  ต้องพูดเมื่อไหร่  ใช้เวลากี่ชั่วโมง   ขอแก้หัวข้อที่จะพูดซึ่งใกล้เคียงกับหัวข้อที่ผู้จัดประชุมเตรียมไว้ เป็นต้น  เมื่อได้รับคำถามเหล่านี้  ผู้จัดจะต้องพูดคุยด้วยความมั่นใจและชัดเจนในข้อมูล   ผู้จัดประชุมจะต้องใช้เวลาช่วงนี้ ในการขอพบวิทยากร เพื่อพูดคุยรายละเอียด โดยขอนัดหมายตามเวลาที่วิทยากรกำหนด

 Photobucket

การติดต่อขณะที่พบวิทยากร
การได้มีโอกาสพบวิทยากรล่วงหน้า ทำให้การทำงานของผู้จัดการประชุมและวิทยากรสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เพราะเท่ากับได้พบหน้าค่าตาที่แท้จริง เมื่อถึงวันงานก็ไม่พลาดที่จะเชิญเข้าห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว ไม่เก้อทั้งสองฝ่าย  อีกทั้งยังเป็นการรักษามารยาทที่ไม่ต้องพูดคุยโทรศัพท์เป็นเวลานาน และทำให้วิทยากรสะดวกที่จะพบปะกับผู้จัดประชุมล่วงหน้าเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม 
Photobucket รายละเอียดข้อมูลจะต้องจัดเตรียมขณะเข้าพบ  เมื่อได้รับการนัดหมายแล้ว ผู้จัดประชุมจะต้องเตรียมข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง นั้นคือ  วัตถุประสงค์ของการประชุม  หัวข้อบรรยาย  ลักษณะของผู้ร่วมประชุม เวลาในการบรรยาย  วันที่บรรยาย  สถานที่ สื่อโสตทัศน์  รวมถึงลำดับขั้นตอนของการประชุม ถ้าวิทยากรจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของการจัดประชุมทั้งหมด ไม่ได้มีหน้าที่บรรยายเฉพาะบางช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น รายละเอียดเหล่านี้จะต้องจัดเตรียมให้พร้อม การนำรูปภาพตัวอย่างของห้องประชุมนำเสนอให้กับวิทยากร ก็เป็นอีกข้อมูลหนึ่งที่วิทยากรจะได้เตรียมการเผื่อสำหรับกิจกรรม

 

Photobucket กิริยามารยาทในการเข้าพบ  เมื่อถึงวันที่นัดหมายจะพบกับวิทยากร คำว่า First  Impression  ใช้ได้สำหรับทุกกรณี นั้นคือ  การไปถึงก่อนเวลานัดเล็กน้อย  แต่งกายสุภาพ กรณีที่เป็นนักศึกษาควรแต่งกายของสถาบันฯ จะได้รับความเอ็นดูจากสถานภาพเพิ่มขึ้น  สำหรับผู้จัดประชุมเป็นทีมงาน  ควรส่งตัวแทน 1-2 คนจะได้มีเพื่อนคอยช่วยเสริมรายละเอียด ที่ตกหล่นได้  นอกจาก  วิทยากรต้องการพบทีมงานทั้งหมด   ควรมีผู้นำในการตอบคำถามเพียงหนึ่งคน ไม่แย่งกันตอบคำถามจะทำให้เห็นภาพการไม่เตรียมตัว  การพูดจาต้องชัดเจนไม่อ้อมแอ้มเสียงเบา   สบตากับผู้พูดและมีรอยยิ้มเสมอ  สงสัยหรือมีปัญหาให้สอบถามโดยเว้นจังหวะให้ผู้พูด พูดให้จบก่อน  ท้ายสุด จะต้องคำนึงถึงเวลาทำงานของวิทยากรด้วยว่า  จะสามารถพูดคุยกับตัวแทนทีมงานได้มากน้อยเพียงใด

 

 Photobucket

 

 

การติดต่อหลังจากพบวิทยากร
Photobucket งานเอกสาร   เป็นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร  เนื่องจากได้รับการยืนยันจากวิทยากรบรรยายแล้ว จะต้องรีบดำเนินการจัดทำเอกสารเชิญวิทยากรนื่องจากบางหน่วยงานจะต้องมีเอกสารยืนยันตามระเบียบการปฏิบัติงานโดยเฉพาะหน่วยงานราชการ นอกจากนี้ ยังเป็นการบอกกล่าวให้หน่วยงานต้นสังกัดได้รับรู้ และเป็นการประสานงานกันเบื้องต้น  ลำดับต่อไปก็เป็นเอกสารสำหรับใช้ในการประชุม  วิทยากรอาจจะจัดเตรียมไม่ทันในวันที่ทีมงานเข้าพบ ฝ่ายที่ได้รับมอบหมายจะต้องคอยติดตามประสานงานจนกว่าจะได้รับเอกสารครบถ้วน

 

Photobucket การนัดหมาย  ก่อนวันประชุม 1-2 วัน  อาจจะโทรศัพท์สอบถามเพิ่มเติมหรือเป็นการเตือนความจำวิทยากรอีกครั้ง ซึ่งข้อคำถามอาจจะไม่เป็นการบอกโดยตรง เช่น  สอบถามเรื่องจะมีเอกสารเพิ่มเติมหรือไม่   ผู้จัดประชุมจะไปรับตามสถานที่ที่ได้พูดคุยกันไปก่อนหน้าที่แล้ว  รวมถึงย้ำวันเวลาและสถานที่อีกครั้งหนึ่ง

ขั้นตอนการติดต่อวิทยากรผู้เขียนอาจจะตกหล่นบางประเด็น แต่คิดว่า หากได้ดำเนินการตามลำดับขั้นตอน ที่กล่าวมาข้างต้น ข้อบกพร่องต่าง ๆ ซึ่งผู้ทำหน้าที่ติดต่อวิทยากรอาจจะหนักใจว่า ควรปฏิบัติอย่างไรนั้น น่าจะช่วยคลายความกังวลบางเรื่องไปได้และพอจะมีแนวทางในการปฏิบัติ จึงหวังว่า ในการติดต่อวิทยากรคราวต่อไปก็จะประสบความสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีPhotobucket

 

 (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 21 ธันวาคม 2553
ประสบการจากการได้รับเชิญเป็นผู้บรรยายหัวข้อเรื่อง เลขานุการมือขวาของผู้บริหาร
15 ธันวาคม  2553 วิทยาลัยอาชีวศึกษาเชียงใหม่

การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ   
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

Photobucket หน้าหลัก