การจัดเครื่องดื่มและอาหารว่าง สำหรับการประชุม
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (1 เมษายน  2554)

 

จัดเครื่องดื่มและอาหารว่าง ที่ติดปากสำหรับพวกมีอาชีพประชุม เรียกว่า เบรก  เป็นอีกสมรรถนะย่อยของการจัดประชุม  นอกจาก เบรก จะช่วยรองท้องแล้ว ยังเป็นการช่วยให้ผู้เข้าประชุมได้เปลี่ยนอิริยาบถจากนั่งเป็นยืนหรือได้ขยับเนื้อขยับตัว เบรกยังเป็นเครื่องมือสำหรับการประชุม เมื่อมีการแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างและไม่สามารถจะตกลงกันหรืออุณหภูมิของการประชุมเริ่มส่อบรรยากาศตึงเครียด  โดยการใช้  Break  เหมาะกับความหมาย

นอกเหนือจากความรู้เข้าใจในเนื้อหา  การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การรับนโยบายสำคัญ  ที่ผู้จัดฯ ต้องการให้ได้รับจากการเข้าร่วมประชุม และอีกสิ่งหนึ่งที่ไม่ควรละเลยคือ ปากท้องของผู้เข้าประชุม เริ่มจากอาหารชุดเล็ก ก่อนจะตามมาด้วยอาหารกลางวันและอาหารค่ำ เพื่อให้เกิดความประทับใจ  Tips ต่อไปนี้อาจช่วยให้ผู้จัดการประชุมได้เติมเต็มขั้นตอนการปฏิบัติที่ทำอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้น  มาติดตามว่ามีอะไรบ้างดังนี้

 

 pimporncoffee_break

 

  • การจัดวาง  สำหรับห้องประชุมที่มีห้องเฉพาะแยกไว้สำหรับการจัดเครื่องดื่มและอาหารว่างอยู่แล้ว ก็คอยดูแลเพียงความพร้อมของอุปกรณ์ที่สามารถหยิบใช้ได้ทันทีเมื่อได้รับสัญญาณจากผู้จัดการประชุม  รวมถึงการมีสำรองเผื่อเหลือเผื่อขาดไว้ด้วย เคยพูดคุยกับทางโรงแรม มักจะจัดไว้ประมาณ 5 ชุด สำหรับการประชุมไม่ใหญ่นัก แต่อย่างไรก็ตามควรพูดคุยกับทางโรงแรมให้ชัดเจนถึง จำนวนที่จะสำรอง  ความสะอาดของห้องจัดฯ เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเสมอ 

กรณีไม่มีห้องจัดเลี้ยงแบบนี้ทำอย่างไร  พบภาพที่ทางโรงแรมจัดเบรก ไว้ด้านหลังห้องประชุม  พื้นที่ว่างหน้าห้องประชุม วางแก้วหงายเรียงรายไว้ นึกถึงภาพผู้คนพูดคุยกันเดินผ่านพลุกพล่านไปมา ยิ่งพื้นห้องโรงแรมที่ปูพรมแล้วไม่ได้ดูแลทำความสะอาดอย่างต่อเนื่อง ผงฝุ่นต่าง ๆ ก็อาจจะปลิวไปโดนแก้วเหล่านั้นได้  ลองปรับเป็นการวางแก้วคว่ำไว้แล้วมีผ้าขาวคลุมอีกชั้นหนึ่ง จะเปิดใช้ต่อเมื่อก่อนเตรียมเบรกเล็กน้อย ได้ความประทับใจ ถูกสุขอนามัย  เห็นความใส่ใจของผู้จัดฯ

 

  • น้ำ  น้ำดื่ม คนเราขาดน้ำไม่ได้ ในช่วงเวลา 3 ชั่วโมง ถ้าไม่มีช่วงเบรก การประชุมต่อเนื่องยาว ต้องจัดเครื่องดื่ม อาหารว่างและน้ำดื่มเตรียมพร้อมเสิร์ฟ  การวางขวดน้ำไว้ตรงที่นั่งผู้เข้าประชุมก็ช่วยประหยัดทั้งคนและเวลา  การประชุมปกติ   เมื่อถึงเวลาพัก การจัดเตรียมน้ำดื่มและแก้วน้ำ สำรองจำนวนไว้ประมาณ 1 เท่าของผู้ประชุม  อย่าลืมถาดสำหรับวางแก้วน้ำที่ใช้แล้วด้วย   จุดที่วางไม่ควรห่างจากชุดเสิร์ฟเครื่องดื่มและอาหารว่าง  น้ำอุ่น เตรียมสำรองไว้เพราะผู้เข้าประชุมบางท่านเจออุณหภูมิของเครื่องปรับอากาศในห้องประชุมที่เปิดค่อนข้างเย็น ก็จะได้ใช้บริการตรงนี้

     

pimporncoffee_break

 

  • เครื่องดื่ม  ขอแยกหัวข้อต่างหากจากน้ำดื่ม  แยกเป็น  กาแฟ  ถ้าจำนวนผู้เข้าประชุมน้อย การใช้ชุดกาแฟผงสำเร็จรูปค่าใช้จ่ายจะลดลง ของเหลือก็สามารถนำไปใช้ครั้งต่อไปได้ สำหรับจำนวนผู้เข้าประชุมมากอาจจะใช้ขวดบรรจุผงกาแฟ น้ำตาลทราย ครีมเทียมแยกไว้หรือแยกเฉพาะผงกาแฟ แล้วน้ำตาลทราย ครีมเทียมใช้แบบบรรจุซองได้หรือเลือกผงกาแฟซองขนาดเล็กลงมา   ชา  เรียงชาถุงไว้ร่วมกับกาแฟเผื่อสำหรับผู้เข้าประชุมได้เลือก ไม่ควรแช่ถุงชาไว้นานจนสีน้ำตาลเข้ม  ชาจีน  เลือกรสและกลิ่นกลาง ๆ ที่สุดเช่น ชากลิ่นมะลิ  ให้มีทางเลือกสำหรับผงปรุงสำเร็จรูปชนิดต่าง ๆ เช่น ผงช็อกโกแลต ผงขิงผลสำเร็จรูป  สำหรับคนยุคนี้เน้นด้านสุขภาพโดยเลี่ยงไม่ดื่มชา กาแฟ

     

  • อาหารว่าง หรือขนมเบรก  การประชุมแต่วัน ชนิดของขนมเบรกควรให้แตกต่างกัน การนำเสนอขนมในท้องถิ่น ก็เท่ากับช่วยกันประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์ในท้องถิ่น และทำให้ผู้เข้าประชุมได้ระลึกถึงสถานที่ ถ้าไปบอกต่อเท่ากับช่วยให้จดจำโดยไม่ต้องพึ่งสื่อโฆษณา  อาหารว่างอาจจะแทรกผลไม้ร่วมกับขนมหวาน โดยเฉพาะกลุ่มผู้เข้าประชุมเลยวัยกลางคนขึ้นไป เท่ากับเป็นการช่วยดูแลสุขภาพ สำหรับผลไม้ต้องดูแลให้สด สะอาด กลิ่นไม่ฉุน การเลือกแตงโมกับสับปะรด จนกลายเป็นมาตรฐานของโรงแรมนั้น ถ้าเลือกได้ก็ควรให้เป็นผลไม้ตามฤดูกาล ยิ่งเป็นผลไม้ในท้องถิ่นก็จะเข้าประเด็นข้างต้นที่ช่วยกันประชาสัมพันธ์ทั้งของโรงแรมและท้องถิ่น ยิ่งเป็นแขกต่างชาติก็จะได้ลิ้มลองผลไม้ที่แตกต่างออกไป



pimporncoffee_break

 

Tips เหล่านี้  ผู้จัดประชุมสามารถดำเนินการได้ไม่เหลือบ่ากว่าแรง  สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เท่ากับสร้างภาพลักษณ์ให้กับองค์กรโดยอ้อม  แค่ผู้เข้าประชุมหวนรำลึกถึงการประชุมของเราเพียงสักครั้ง ก็ถือได้ว่า  มาถึงจุดประสงค์ของการจัดเครื่องดื่มและอาหารว่างแล้ว

  (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 11  มีนาคม  2554
ขียนจากประสบการณ์ เข้าร่วมและจัดประชุม
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันจันทร์, 08 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
botto  Website อาชีพเลขานุการ   
botto  Blog อาชีพเลขานุการ


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2011
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2009
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008

botto หน้าหลัก