คุณพร้อมที่จะเป็นเลขานุการหรือไม่
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (3 ฤษภาคม 2553)

 

 

มีคำถามเข้ามาสอบถามว่า เลขานุการทำงานอะไร  จะเลือกเรียนสาขางานนี้ดีหรือไม่ การนำเสนอตัวอย่างข้อคำถามเหล่านี้ ณ ตรงนี้ จะไม่ตอบคำถามตรงจุดลงไปว่าทำงานอะไรบ้าง ซึ่งผู้อ่านสามารถไปค้นหาได้ว่า มีงานอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง แต่จะเสนอให้เห็นว่า 

 

 

 

งานเลขานุการเป็นงานที่จะต้องเกี่ยวข้องกับคนโดยตรงu โดยเฉพาะเจ้านาย เป็นบุคคลที่เลขานุการ จะต้องพร้อมรับคำสั่งและปฏิบัติหน้าที่ในฐานะเป็นตัวแทนของเจ้านาย ดังนั้น การทำงานหากเกิดความขัดแย้งกับเจ้านาย ก็คงจะทำงานร่วมกันต่อไปได้ยาก  จึงเป็นหน้าที่เลขานุการจะต้องเรียนรู้และปรับตัว ไม่ได้ให้เจ้านายมาปรับตัวเข้ากับเรา

นอกเหนือจากเจ้านาย เลขานุการต้องคอยเป็นผู้ประสานงานกับบุคคลอื่นซึ่งงานของเจ้านายไปเกี่ยวข้อง ไม่ว่า จะเป็นเกี่ยวข้องโดยตรงเพื่อผลประโยชน์ทางธุรกิจ  ข้อมูลทางธุรกิจ  รวมถึงงานส่วนตัวที่โยงใยเกี่ยวข้องกับธุรกิจ 

ดังนั้น ผู้จะมาทำหน้าที่เลขานุการจะต้องเตรียมรับภาระนี้ นั้นคื ศึกษาและเรียนรู้ที่จะพัวพันกับงานที่เกี่ยวข้องกับเจ้านายและบุคคลโดยรอบเจ้านายนั้นเอง  และถือว่า เป็นเรื่องสำคัญที่สุดสำหรับอาชีพเลขานุการ

 
 

 

งานเลขานุการ จะต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารu ในที่นี้จะเรียกรวมกันว่า  Records  ไม่เฉพาะเอกสารที่ผลิตขึ้นมาแล้วจับต้องได้ เท่านั้น เช่น  กระดาษ พลาสติก  วัตถุอื่นที่จะนำมาเป็นข้อมูล  ยังรวมถึงสิ่งที่ผลิตขึ้นมาโดยจับต้องไม่ได้แต่สามารถนำมาสื่อสารหรือช่วยเป็นข้อมูลในการปฏิบัติงานหรือตัดสินใจในการทำงานได้ เช่น การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัยในปัจจุบัน เป็นต้น  เราจะพบศัพท์เหล่านี้เช่น  paperwork,  clerical เป็นต้น ซึ่งทั้งสองคำ เกี่ยวข้องกับงานเอกสารทั้งสิ้น

ฉะนั้น เลขานุการต้องเรียนรู้และฝึกทักษะในการผลิตเอกสารประเภทต่าง ๆ ให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ วิธีการและรูปแบบของการผลิตเอกสาร  และเป็นอีกข้อสังเกตที่ว่า  งานเลขานุการมีน้ำหนักมากองอยู่ในเรื่องเอกสารเป็นส่วนใหญ่
 

 

 

งานเลขานุการ จะต้องเกี่ยวข้องกับการใช้วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานu เพื่อจะผลิตเอกสารหรือข้อมูลต่าง ๆ ทั้งที่จับต้องได้และไม่ได้ จากขนาดเล็ก ใช้แล้วหมดไป สามารถพกพาสะดวก  ราคาไม่สูง นั้นคือ วัสดุสำนักงาน  ไปจนถึงราคาสูงขึ้น  ขนาดใหญ่ขึ้น  เคลื่อนย้ายลำบาก  มีขั้นตอนการใช้ที่ซับซ้อนมากขึ้น ต้องวางแผนการติดตั้งหรือกำหนดสถานที่จะวางหรือตั้งเครื่องเหล่านี้   สร้างภาพลักษณ์ให้สำนักงาน  ใช้ประโยชน์กับงานได้หลายประเภทในหนึ่งเครื่อง  ที่กล่าวมานั้นก็คือ  อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  จึงเป็นเรื่องสำคัญอีกประการ ซึ่งเลขานุการจะต้อง ศึกษา เรียนรู้และฝึกทักษะไม่เฉพาะแค่ ใช้ให้เป็น เท่านั้น แต่รวมไปถึง การดูแลบำรุงรักษา การเลือกซื้อหรือใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับผู้ใช้และองค์กรด้วย

 

นี่คือ สามเรื่องหลัก สำหรับผู้กำลังจะก้าวสู่อาชีพเลขานุการ ต้องศึกษา เรียนรู้รวมทั้งฝึกปฏิบัติ เพื่อให้เกิดทักษะ ยกตัวอย่างง่ายที่สุด  การพิมพ์งาน  การโต้ตอบทางโทรศัพท์  การใช้แฟกซ์  การรับ-ส่งข้อความ งานแบบนี้ ใคร ๆ ก็ทำได้แต่ทำได้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์หรือตามมาตรฐานสากลหรือไม่เพียงใด  เรื่องเหล่านี้ หากได้รับการฝึกฝนและเรียนรู้แล้ว ก็เท่ากับ ตบงานให้เข้ารูปเข้าร่าง บางอย่างอาจจะต้องใช้ความพยายาม อดทน แต่บางอย่างเพียงแค่ให้รู้หลักแค่นั้นก็ผ่านได้ฉะลุย   จากคำถามข้างต้น คุณพร้อมที่จะเป็นเลขานุการหรือไม่  คงจะได้รับคำตอบที่ชัดเจนขึ้นกว่าเดิมไม่มากก็น้อย...p,p

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

 
 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

 


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่  12  เมษายน  2553
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัวไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
botto Website อาชีพเลขานุการ 
botto Blog อาชีพเลขานุการ
botto คุณพร้อมที่จะเป็นเลขานุการหรือไม่
botto ความสอดคล้องของปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียงกับจรรยาบรรณเลขานุการ
botto การเลือกของขวัญให้กับเจ้านาย
botto ความเกี่ยวข้องระหว่างตำแหน่ง Bodyman กับเลขานุการ
botto เลขานุการกับพนักงานสำนักงานแตกต่างกันอย่างไร
botto paperwork records information ในงานเลขานุการ
botto เลขานุการ! .. หรือคุณเป็นอีกคนหนึ่งแห่งต้นตอ  Climate Change
botto คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา swot กันหรือไม่
botto เลขานุการกับกระแสโลกร้อน
botto วิธีควบคุมค่าถ่ายเอกสารในสำนักงาน
botto ผ่านมุมมอง "รูปแบบสำนักงาน (office)" แต่ละยุค


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

botto หน้าหลัก