การถ่ายภาพการจัดประชุม
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (20 ธันวาคม  2553)

  
 

เขียนเรื่องนี้  จากประสบการณ์ได้รับคำเชิญเป็นวิทยากรบรรยายสำหรับลูก ๆ หลาน ๆ ที่เรียนสาขาวิชาเลขานุการ เก็บสิ่งที่เห็นและสิ่งที่น่าจะเป็นสำหรับการถ่ายภาพการจัดประชุม   และเรื่องราวที่จะกล่าวถึงต่อไปนั้น จะเหมาะสำหรับการจัดประชุมขนาดเล็ก เลี่ยงพิธีการให้มีน้อยที่สุด  ซึ่งเข้าใจเอาเองว่า  เมื่ออ่านเรื่องนี้จบ ก็น่าจะได้รับความรู้และแนวทางสำหรับการเรียนในวิชาที่เกี่ยวข้องหรือ เป็นผู้ดำเนินการจัดประชุมสำหรับมือใหม่หัดจัด หรือเป็นการทบทวนอีกครั้งสำหรับมืออาชีพทั้งหลาย

 

การถ่ายภาพ เป็นขั้นตอนระหว่างการประชุม (คงจะไม่ลืมกันว่า ขั้นตอนการประชุมจะมีตั้งแต่ เตรียมการประชุม ระหว่างประชุมและหลังการประชุม)  แน่นอน! ใครก็ถ่ายภาพได้  ยิ่งในยุคกล้องถ่ายรูปเป็นระบบอัตโนมัติ  วิธีการใช้ง่าย พกพาสะดวก ราคาที่ใครก็สามารถซื้อหาได้  มีอะไรกันบ้างมาพิจารณาตามลำดับหัวข้อต่อไปนี้

 Photobucket

Photobucket ผู้รับผิดชอบถ่ายรูป   ควรจะตกลงกันให้ลงตัวว่า  ในคณะดำเนินการจัดการประชุมใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ จะกำหนดไว้ประมาณ 1-2 คน สาเหตุ 2 คน เพราะเกิดอีกคนติดภารกิจเร่งด่วน อีกคนจะดำเนินการแทนได้ทันที ทำไมไม่ควรให้มากกว่านี้หรือต้องตกลงกันก่อน เพราะผู้เป็นวิทยากรจะเกิดอาการงง กับการเดินกันขวักไขว่ของช่างภาพ (มือรับจ้าง) ทั้งหลาย เปลี่ยนหน้าไปเรื่อย ๆ จนเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟังและตัวผู้พูดด้วย  ขณะเดียวกัน พอเข้าสู่พิธีการจริง ๆ ช่างภาพทั้งหลายกับอันตรธานไปในพริบตา ต้องคอยเรียกตามกันให้วุ่นวาย  อีกประการคือ คุณสมบัติของช่างภาพมือใหม่ต้องสามารถใช้กล้องถ่ายรูปได้ โดยมีความรู้เบื้องต้นของการถ่ายภาพ ไม่ต้องถึงขั้นใช้ช่างภาพมืออาชีพ เพราะจะเพิ่มค่าใช้จ่ายและมีหลายขั้นตอนการทำงานตามมาอีก

 

Photobucket กิริยามารยาท  ผู้รับผิดชอบถ่ายภาพประชุม ต้องแต่งกายสุภาพ เรียบร้อย บางหน่วยงานจะออกแบบเสื้อหรือชุดสำหรับผู้ดำเนินการจัดประชุม ก็ง่ายกับผู้เข้าร่วมประชุมจะสังเกตได้   ระมัดระวังกิริยาในการถ่ายภาพ โดยจะต้องยืนให้ตรง ก่อนหรือหลังถ่ายภาพประธานหรือวิทยากร ควรโค้งคำนับ  แล้วถอนตัวออกมา จากจุดที่ถ่ายโดยเร็ว และพยายามเลี่ยงที่จะยืนกลายเป็นจุดสนใจของผู้เข้าร่วมประชุม  และให้หามุมกล้องจากจุดต่าง ๆ ด้านข้างสลับที่ไปเรื่อย ๆ

 Photobucket


Photobucket กิจกรรมที่ต้องถ่ายรูป  ผู้รับผิดชอบถ่ายภาพ  จะต้องศึกษาลำดับขั้นตอนของการประชุม  หากเป็นการประชุมเพื่อฟังบรรยาย จัดที่นั่งแบบชั้นเรียนเช่นเดียวกันกับของกรณีของผู้เขียน  ก็จะเริ่มบันทึกภาพตั้งแต่  จุดโพเดียมของพิธีกร   จุดโพเดียมของผู้กล่าวรายงาน  ประธานกล่าวเปิดการประชุม  วิทยากรนั่ง/ยืนบรรยาย  ภาพผู้เข้าร่วมประชุม  กิจกรรมขณะประชุม  มอบของที่ระลึกวิทยากร ผู้ดำเนินการกล่าวปิดประชุม  ถ่ายภาพร่วมกันของผู้ประชุม  ท้ายสุดคือ ถ่ายภาพร่วมกันสำหรับคณะดำเนินการจัดประชุม จำนวนภาพ ควรสำรองภาพไว้ประมาณ 1-2 รูปในแต่ละกิจกรรม  ทีนี้มาดูวิธีการบันทึกรูปแต่ละกิจกรรม

 

Photobucket พิธีกร   อยู่ที่จุดโพเดียมเพื่อพูดคุยรายละเอียดและกำหนดให้ขั้นตอนของงานจะดำเนินการต่อไปอย่างไร  ฉะนั้นควรบันทึกภาพพิธีกร ตรงจุดนี้ จับภาพของพิธีกรกับโพเดียมทั้งหมด  ภาพครึ่งตัวพิธีกร สิ่งที่จะต้องสังเกตคือ ช่อดอกไม้ที่วางบนโพเดียมสูงต่ำในระดับที่ไม่บังตัวพิธีกร

Photobucket ผู้กล่าวรายงาน  จุดที่ยืน ส่วนใหญ่จะยืนอยู่ที่โพเดียม  ให้บันทึกภาพผู้กล่าวรายงานกับตัวโพเดียมทั้งหมด หรือภาพครึ่งตัวก็ได้

Photobucket ประธานกล่าวเปิดการประชุม    จุดที่กำหนด จะเป็นโต๊ะที่จัดเตรียมไว้ตรงกลางบนเวที  แล้วให้ประธานนั่งเปิดงาน การถ่ายภาพ ก็อาจจะเป็นมุมที่มองเห็นเวที ประธาน  ป้ายจัดประชุม หรือประธาน ป้ายเวที สิ่งที่ต้องสังเกตคือ ระดับความสูงของช่อดอกไม้ที่วางบนโต๊ะบังประธาน    จุดไมโครโฟนบังหน้าประธาน

Photobucket วิทยากร  หากวิทยากรนั่งบรรยาย ก็ใช้ข้อสังเกตเช่นเดียวกันกับประธานกล่าวเปิด กรณีที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนช่อดอกไม้ได้ ก็ต้องเลี่ยงหามุมที่มองให้เห็นวิทยากร กิริยาที่ไม่ควรจับภาพ ได้แก่  หันข้าง  ก้มตัว  ดื่มน้ำ อ้าปาก ไมโครโฟนบังหน้าวิทยากร เป็นต้น  กรณีที่วิทยากรยืนพูด ก็สามารถเลือกมุมภาพถ่ายทั้งตัวหรือครึ่งตัวเก็บไว้ด้วย

 

 Photobucket

 

 

Photobucket กิจกรรมขณะประชุม   บางครั้งการประชุมจะมีกิจกรรมอื่น นอกเหนือจากการนั่งฟังบรรยายเพียงอย่างเดียว วิทยากรอาจจะให้ผู้เข้าประชุมร่วมทำกิจกรรม ดังนั้น ควรมีการบันทึกภาพไว้ขณะที่ทำกิจกรรม ให้มีทั้งภาพผู้ร่วมกิจกรรมและวิทยากร

Photobucket มอบของที่ระลึกวิทยากร  เมื่อบรรยายเสร็จเรียบร้อย พิธีกรจะลำดับขั้นตอนดำเนินการต่อ เมื่อมีการมอบของที่ระลึก จุดนี้ก็ต้องมีช่างภาพเตรียมไว้ให้พร้อม ไม่ต้องคอยเรียกหาอีก

Photobucket การถ่ายภาพร่วมกันของผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้ดำเนินการประชุมกับวิทยากรที่ได้รับเชิญ   พิธีกรจะต้องเป็นผู้คอยกำกับผู้เข้าร่วมประชุม เนื่องจากเป็นผู้ที่มีไมโครโฟนอยู่ในมือ เสียงจะดังที่สุด จะกำกับให้ทำอย่างไรต้องศึกษาขั้นตอนให้ชัดเจน  ตัวอย่างเช่น   จะยืนบนเวทีจำนวนกี่แถว  นั่งเก้าอี้กี่คน  วิทยากรจะอยู่ตรงกลาง บนหรือล่างเวที เป็นต้น  โดยขอความร่วมมือจากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และเมื่อพร้อมก็เรียนเชิญวิทยากรไปยังจุดที่จะให้นั่งหรือยืน การใช้เวลาตรงนี้ ไม่ควรเกิน 5 - 10 นาที   ก่อนอื่นผู้ดำเนินการประชุมจะต้องสอบถามหรือตกลงกับวิทยากรล่วงหน้าว่า  มีเวลาช่วงนี้หรือไม่  หากวิทยากรมีภารกิจอื่น จะต้องมอบหมายให้ผู้ดำเนินการคนอื่นส่งวิทยากรกลับ อีกข้อสังเกตคือ  ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ต้องการภาพและนำกล้องถ่ายรูปมาเอง  ดังนั้น ผู้ที่รับผิดชอบ จะทำหน้าที่นี้และบันทึกภาพเพียงครั้งเดียวต่อ 1 กล้อง

ลำดับขั้นตอนของการถ่ายภาพหรือบันทึกภาพการจัดประชุม ที่มักจะถูกมองข้ามหรือเห็นว่า เป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับผู้ดำเนินการจัดประชุม  ซึ่งขั้นตอนนี้จะเป็นลำดับขั้นตอนแรก ๆ ที่จะปรากฏแก่สายตาของผู้เข้าร่วมประชุมหรือแขกรับเชิญ ไม่ว่า จะเป็นผู้กล่าวรายงาน  ประธานเปิดงานประชุม  วิทยากร หรือแขกผู้ติดตามบุคคลเหล่านั้น   ผู้เขียนจึงหวังเอาไว้ว่า หากสิ่งสังเกตที่พบเห็นและอยากจะให้เป็นในครั้งนี้ นำไปใช้ปฏิบัติได้ผลจริง  ก็ขอยกประโยชน์ทั้งหมดให้กับผู้จัดการประชุมที่ผู้เขียนได้เข้าร่วมเป็นวิทยากรในครั้งนั้นด้วยเทอญPhotobucket

 

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)
 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  *นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์  ศึกษานิเทศก์ เขียนวันที่ 17 ธันวาคม 2553
จากการได้ร่วมเป็นวิทยากรในการประชุมสัมมนาเชิงปฏิบัติการวิชาชีพ หัวข้อเรื่อง เลขานุการมือขวาของผู้บริหาร 15  ธันวาคม  2553  วิทยาลัยอาชีวศึกษาเชียงใหม่

การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  การถ่ายภาพการจัดประชุม
Photobucket  ทำไมต้องมีห้องประชุม
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน
Photobucket  รูปแบบต่าง ๆ ของการจัดเวที
Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน
Photobucket  เมื่อต้องรับหน้าที่..พิธีกร



บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก