สมุดนัดหมายแบบ Betty

 

[Text : Photo]

    นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (22 กราคม 2553)

ได้ตามดูซีรีส์เรื่อง Ugly Betty จาก Season 1 มาถึง  Season 2  จากที่เบ็ตตี้เป็นเลขานุการที่แต่งตัวเปิ่น ๆ ตั้งแต่เริ่มแรก ในบริษัทนิตยสารชื่อดังที่เกี่ยวข้องกับวงการแฟชั่น พัฒนาการการแต่งกายของเบ็ตตี้ก็ไม่ค่อยจะก้าวหน้าเท่าใดนัก  แต่พัฒนาการในการทำงาน พบว่า แม้แต่เจ้านายและคู่แข่งเจ้านาย  ก็ต้องหันกลับมามองเบ็ตตี้เช่นเดียวกับการแต่งตัวด้วยเช่นกัน

ในที่นี้ จะไม่เล่ารายละเอียดอะไรเกี่ยวกับการทำงานหน้าที่เลขานุการ (Secretary) หรือผู้ช่วยผู้บริหาร (Executive Assistant)  ในซีรีส์เรื่องนี้ทั้งหมด  แต่เก็บข้อสังเกตบางอย่าง โดยเฉพาะการใช้วัสดุอุปกรณ์ที่เป็นประโยชน์ในการทำงานอาชีพเลขานุการของเบ็ตตี้ และที่สะดุดตาเมื่อชม Ugly Betty Season 2 ก็คือ  สมุดนัดหมาย (Appointment)  หรือ สมุดบันทึก สมุดตารางการทำงาน (Calendar)

 

Photobucket

ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2


จากภาพ เป็นสมุดนัดหมายที่มีสีสันสวยงาม สะดุดตา น่าใช้  ก็น่าจะนำไปปรับใช้กับการทำงานของเลขานุการได้เป็นอย่างดี   สมุดนัดหมาย หรือบางครั้งเรียก สมุดบันทึก
Notebook, Diary, Organizer  เล่มนี้มีขั้นตอน ประโยชน์และข้อจำกัดอะไรกันบ้าง มาติดตามกันต่อไป


Photobucket วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ ประกอบด้วย สมุดบันทึก  ความกว้างยาวประมาณกระดาษขนาดเอ4  พอดีหรือเล็กกว่า หากเลือกที่มีพิมพ์วันที่ เดือน ก็จะสะดวกยิ่งขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาเขียนใหม่ กระดาษโพสอิส (post-it)  ขนาดและสีต่าง ๆ  ควรเลือกขนาดของกระดาษที่พอเหมาะพอดีกับบรรทัด หากขนาดใหญ่เกินไปก็สิ้นเปลืองเนื้อที่ในสมุดและอาจจะบังข้อความอื่นได้ง่าย   ใช้สีที่แตกต่างกันจะได้แบ่งลักษณะงานหรือผู้ที่นัดหมายได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ที่คลิบกระดาษ หรือลวดเสียบกระดาษสีสันสดใส การใช้คลิบกระดาษแบบในรูปจะสวยงามแต่การยึดกระดาษไม่ดีเท่ากับลวดเสียบ ถ้าต้องการความสวยงามและการยึดติดกระดาษได้ดีต้องเลือกวัสดุที่เหมาะกับงาน  วัสดุอุปกรณ์ทั้งหมดนี้มีจำหน่ายตามร้านเครื่องเขียน หรือมุมเครื่องเขียนตามห้างสรรพสินค้าทุกแห่ง


Photobucket ประโยชน์ที่ใช้  สมุดบันทึกการนัดหมายเล่มนี้  บันทึกการนัดหมายโดยใช้กระดาษโพสอิส บันทึกชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล หากมีการเปลี่ยนแปลงการนัดหมายสามารถดึงเปลี่ยนตำแหน่งเวลา วัน เดือนที่นัดได้ง่าย ไม่ต้องขีดฆ่าหรือใช้น้ำยาลบคำผิดอีก  การเลือกใช้กระดาษโพสอิสสีที่แตกต่างกันก็เป็นการช่วยแบ่งชื่อผู้นัดหมายหรืองานแต่ละคนแต่ละงานได้อย่างชัดเจน

Photobucket
ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2


สมุดนัดหมายแต่ละวันจะต้องนำเสนอให้เจ้านายได้ทราบ รับรู้ หากจะมีการเปลี่ยนแปลง จะได้แจ้งได้ทันเวลา หรือการนัดหมายบางเรื่อง ที่เคยปฏิบัติก่อนหน้านี้ ถึงแม้จะสามารถรับนัดแทนเจ้านายได้ ก็ต้องแจ้งให้ทราบทุกครั้ง

 

Photobucket
ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2


สมุดนัดหมายจะต้องเก็บไว้ที่เลขานุการเสมอ และจะต้องเก็บรักษาไว้อย่างมิดชิด ในโต๊ะที่มีกุญแจล็อกอย่างดีหากเลขานุการจะต้องไปติดต่องานอื่น    เพื่อนร่วมงานหรือบุคคลอื่นจะหยิบไปเปิดดูหรืออ่านไม่ได้ ถ้าเจ้านายไม่อนุญาต และการเก็บนั้นเมื่อจะใช้ก็สามารถหยิบขึ้นมาได้ทันที



Photobucket
ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2

 

สมุดนัดหมายที่มีสีสัน สวยงามแสดงถึงความเอาใจใส่ คิดสร้างสรรค์ประดิดประดอย  ทั้งนี้ การจัดทำก็ต้องไม่ใช้เวลาบรรจงจนกินเวลาทำงานอื่น   หากทำบ่อย ๆ ก็เท่ากับได้ฝึกทักษะในการเลือกสี และขนาดของกระดาษไปพร้อม ๆ กัน

Photobucket
ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2


การยืนยันหรือการเปลี่ยนแปลงการนัดหมายทุกครั้ง ไม่ว่าจะด้วยการพบเจอกับผู้นัด  ทางโทรศัพท์  ติดต่ออีเมลหรือเจ้านายแจ้งให้ทราบ จะต้องรีบดำเนินการทันทีก่อนงานอื่น และจะต้องตรวจสอบและทวนเวลา วัน เดือนให้ถูกต้อง แม่นยำเสมอ

Photobucket
ภาพจากซีรีส์ Ugly Betty Season 2

 

Photobucket ข้อจำกัดของการใช้สมุดนัดหมายและวิธีแบบนี้ก็คือ  กรณีที่สมุดนัดหมายนั้นบุคคลอื่นสามารถหยิบใช้ได้  ด้วยเลขานุการเผลอหรือบุคคลอื่นตั้งใจเปลี่ยนก็แล้วแต่ ด้วยการปรับวัน เวลาการนัดหมาย เพียงแค่ดึงกระดาษโพสอิสไปแปะไว้ในช่องอื่น ดังนั้น หากกลัวว่า จะหลงลืมเผลอเอาสมุดนัดหมายเก็บไว้ในที่บุคคลอื่นหยิบใช้ได้ ก็ใช้วิธีการบันทึกไว้ในช่องหรือช่วงเวลาในสมุดนัดหมายนั้นอีกที 

อีกอย่างคือ  การใช้กระดาษโพสอิสสำหรับหนึ่งชื่อผู้นัดหมายหรืองานหนึ่งชิ้น  เป็นการใช้วัสดุสำนักงานที่สิ้นเปลืองและเมื่อภารกิจการนัดหมายเสร็จสิ้นแล้ว จะต้องเก็บหรือทำลายเอกสารเหล่านี้ทันทีด้วย คงจะไม่เหมาะกับสำนักงานสีเขียว (Green Office)

ลขานุการคงจะได้ Tips เล็ก ๆ น้อย ๆ ในการทำสมุดนัดหมายที่น่ารัก น่าใช้ และประโยชน์ของการนำเอาวัสดุสำนักงานอื่นมาประกอบเข้าด้วยกัน เพื่อให้งานเลขานุการโดยเฉพาะในหน้าที่ การนัดหมายให้กับเจ้านาย ซึ่งผู้เขียนได้เสนอแนะสำหรับบางกรณีที่อาจจะทำให้งานติดขัดหรือโดนตำหนิจากเจ้านายไว้บางส่วน สมุดเล่มนี้จะเกิดคุณค่าทันที...ถ้าผู้อ่านนำไปใช้p,p

 

   

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์
แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่ 20 มกราคม  2553
เขียนเรื่องนี้จากการได้ดูซีรีส์เรื่อง
Ugly Betty Season2

ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 


 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket สมุดนัดหมายแบบ Betty
Photobucket การเลือกของขวัญให้กับเจ้านาย
Photobucket ความเกี่ยวข้องระหว่างตำแหน่ง Bodyman กับเลขานุการ
Photobucket เลขานุการกับพนักงานสำนักงานแตกต่างกันอย่างไร
Photobucket paperwork records information ในงานเลขานุการ
Photobucket เลขานุการ!...หรือคุณเป็นอีกคนหนึ่งแห่งต้นตอ  Climate Change
Photobucket
คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา swot กันหรือไม่
Photobucket เลขานุการกับกระแสโลกร้อน

บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ
ปี 2009

บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ
ปี 2007
 

Photobucketหน้าหลัก