การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (20  ุลาคม  2553)

 

การจัดประชุมเป็นอีกหน้าที่ของเลขานุการ ผู้เขียนมีโอกาสได้รับผิดชอบงานจัดประชุมขนาดใหญ่พอสมควร  โดยการจัดประชุมครั้งนี้ประกอบด้วย  การจัดนิทรรศการจากหน่วยงาน 84 แห่ง กิจกรรมการประกวดคัดเลือกผลงานของ 17 จังหวัด  และผู้เข้าประชุม จำนวน 250 คน

 

โครงการจัดประชุมครั้งนี้  ที่ประชุมพูดคุยกันถึงรายละเอียดต่าง ๆ  แล้วท้ายสุดก็ตกลงกันว่า จะเลือกสถานที่จัดเป็นโรงแรมที่มีห้องประชุมขนาดใหญ่ สามารถจัดนิทรรศการและบรรจุคนจำนวนมากได้ ประสบการณ์จัดประชุมครั้งนี้ ผู้เขียนเห็นว่า เผื่อไว้สำหรับผู้ที่จะต้องมีแผนการจัดการประชุมขนาดและกิจกรรมใกล้เคียง  สำหรับผู้สอนหรือผู้เรียนหัวข้อการประชุม  น่าจะเกิดประโยชน์บ้างไม่มากก็น้อย

 

การจัดประชุมนั้น มีขั้นตอนใหญ่อยู่ 3 ประเด็นที่จะต้องคำนึงถึง นั้นคือ  การเตรียมงานก่อนการประชุม  การดำเนินการระหว่างประชุม ท้ายสุดคือ การดำเนินการหลังการประชุม  ทุกขั้นตอนมีความสำคัญเท่าเทียมกัน  แต่ในที่นี้ จะนำเสนอเฉพาะ  การเตรียมงานก่อนประชุม  ซึ่งกำหนดเป็นหัวข้อใหญ่  4  เรื่องด้วยกันดังนี้

 

 เอกสารสำหรับการประชุม 

Photobucket  ก่อนอื่นต้องเขียนแผนสรุปและทำ script ภาพรวมของงาน ว่า หน้าตาของงานจะเป็นอย่างไร นำเข้าที่ประชุมขอความคิดเห็น เป็นเอกสารฉบับต้น ๆ ที่จะต้องจัดทำ และในที่นี้จะไม่พูดถึงโครงการจัดประชุมเพราะเป็นเรื่องที่ต้องดำเนินการก่อนหน้านี้แล้ว


Photobucket  เอกสารแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมและรายละเอียดในการจัดนิทรรศการ และการส่งผลงานเข้าประกวด พร้อมแจ้งสถานที่พัก สถานที่จัด วัน เวลา ดำเนินการ เอกสารส่วนนี้มอบหมายให้งานธุรการดำเนินการ


Photobucket  เอกสารมอบหมายงานและหน้าที่ให้คณะทำงาน คณะกรรมการตัดสิน และแบบประเมินและเกณฑ์การตัดสินจะต้องแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ร่างเอกสารระบุตัวบุคคล แล้วมอบ งานธุรการดำเนินการต่อเพื่อจัดส่งและนำเสนอให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ
 

Photobucket  เอกสารบัญชีลงนามผู้เข้าร่วมประชุม ระบุช่องลงนามให้ชัดเจน เวลามา-เวลากลับและช่องลงลายมือชื่อ  มอบหมายให้งานธุรการดำเนินการ  พร้อมมีการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้ทราบจำนวนผู้ที่ประสงค์เข้าร่วมประชุม
 

Photobucket  คำกล่าวรายงานและคำกล่าวเปิดการประชุม เป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องจัดเตรียมร่าง ให้มีรายละเอียดถูกต้อง ครบถ้วนตามโครงการที่กำหนด  อาจจะส่งเอกสารคำกล่าวรายงานให้ผู้กล่าวรายงานหรือประธานได้อ่านก่อนล่วงหน้า หากมีเวลา

Photobucket  เอกสารที่ใช้สำหรับประกอบการประชุมหรือเอกสารแจกอื่น ๆ  ต้องเตรียมการให้เสร็จก่อนการเริ่มงานแต่เนิ่น ๆ ซักซ้อมความเข้าใจให้กับเจ้าหน้าที่ที่จะต้องแจกเอกสารในวันประชุมให้ชัดเจน

Photobucket  สรุปการจัดประชุมให้กับกลุ่มทีมนักข่าว ทั้งผู้สื่อข่าวหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น ผู้สื่อข่าวโทรทัศน์ช่องท้องถิ่น อาจจะทำเป็นเอกสารสรุปงานสัก 1 หน้ากระดาษ A4 สำหรับแจก

Photobucket  ป้ายชื่อของประธานเปิดการประชุม เตรียมใส่ไว้ในแผ่นป้ายพลาสติกเพื่อจัดเตรียมไว้บนโต๊ะที่ประธานนั่ง ตอนกล่าวเปิดหรือบรรยายพิเศษ และป้ายพลาสติกเพื่อบอกโต๊ะของคณะกรรมการและผู้เข้าร่วมประกวดได้รับทราบ

Photobucket  เกียรติบัตรผู้เข้าร่วมประชุม  เกียรติบัตรสำหรับคณะกรรมการตัดสิน  เกียรติบัตรสำหรับผู้ที่ได้รับคัดเลือก  ทำร่างเกียรติบัตรที่สามารถจัดทำเสร็จในวันแรก เช่น เกียรติบัตร สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจัดเตรียมให้เสร็จในวันแรกของการประชุม  แก้ไขปรับปรุงให้ถูกต้อง   สำหรับผู้ได้รับการคัดเลือกชนะเลิศ  อาจจะต้องส่งให้ภายหลัง แต่ต้องจัดเตรียมเกียรติบัตรสำรองไว้เพื่อมอบในวันท้ายสุดของการตัดสิน สำหรับเกียรติบัตร หากจะต้องการลายมือชื่อของผู้บริหารระดับสูง จะต้องดำเนินการขออนุญาตล่วงหน้าโดยส่งร่างเกียรติบัตรเพื่อลงนามล่วงหน้า (ขออนุญาตใช้ลายมือชื่อสำหรับการประชุมครั้งนี้) โดย บอกจำนวนและประเภทเกียรติบัตรให้ชัดเจน
 

Photobucket  เอกสารค่าใช้จ่าย สำหรับการประชุม จะต้องมีแฟ้มเฉพาะเพื่อรวบรวมรวบรวมค่าใช้จ่ายตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดโครงการประชุม

 

สถานที่จัดประชุม 

Photobucket  ป้ายประชุมบนเวที ต้องระบุชื่อการประชุม  หน่วยงานที่จัด  วัน เวลา หากหน่วยงานมีตราสัญลักษณ์  ต้องแจ้งให้กับผู้จัดสถานที่ให้ใส่ตราไว้ด้วย ข้อสังเกตคือ หากเป็นห้องประชุมขนาดใหญ่ตราของหน่วยงานควรจะให้ใหญ่และคมชัด มองเห็นได้ในระยะไกล และใช้ตราสัญลักษณ์ สีให้ถูกต้อง

 

Photobucket  ป้ายต้อนรับ การจัดประชุม  ถ้าสถานที่เป็นโรงแรม การจัดเตรียมป้ายผ้าต้อนรับจะเป็นหน้าที่ของทางโรงแรมจัดทำให้  ฉะนั้นจะต้องเตรียมข้อความให้กับทางโรงแรมว่า จะใช้ประโยคหรือให้เขียนต้อนรับใคร

 

Photobucket  การจัดห้องประชุม หากมีผังให้กับทางโรงแรมที่จัดจะทำให้ง่ายขึ้น ในการเทิร์นห้อง (ภาษาของทางโรงแรม)  โดยระบุว่า ช่วงเวลาใด จะจัดห้องแบบใด

 

ผังห้องที่จัดนิทรรศการและพิธีเปิด

Photobucket

ผังห้องหลังพิธีเปิดและจัดกลุ่มประกวด

 Photobucket

ผังห้องจัดประกวดระดับภาค บนเวทีใหญ่

Photobucket

 

 

Photobucket  อุปกรณ์เครื่องโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ เช่น  จอภาพนำเสนอ   เครื่องโปรเจ็คเตอร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ Notebook   ต้องเตรียมให้พร้อม คุยรายละเอียดกับทางโรงแรมสำหรับ จำนวนที่ทางโรงแรมจะจัดเตรียมให้ หากขาดเหลือจะได้เตรียมความพร้อมต่อไป  และต้องตรวจสอบการใช้งานเพราะอาจจะพบปัญหาเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องโปรเจ็คเตอร์ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ และต้องมีช่างเทคนิคของทางโรงแรมดูแลและสามารถเรียกหาได้ทันทีเมื่อมีปัญหาขัดข้อง

 

เปรียบเทียบผังกับการจัดงานจริง

 Photobucket


 

Photobucket  โต๊ะลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าประชุมและเจ้าหน้าที่ ควรอยู่หน้าห้องและเห็นเด่นชัด และให้ทางโรงแรมติดป้ายชื่อการประชุมหรือหน่วยงานที่จัดติดไว้ด้วย เพราะบางครั้งในโรงแรมที่จัด มีการจัดประชุมจากหลากหลายหน่วยงาน

 

Photobucket  โต๊ะของคณะทำงานหรือคณะผู้จัด ควรอยู่มุมด้านหลัง ซ้ายหรือขวา ตามสภาพของห้องประชุมที่จะเอื้อพื้นที่ให้   เท่ากับเป็นสำนักงานย่อยของคณะทำงานที่สามารถจะติดต่อขอข้อมูลหรือรายละเอียดเพิ่มเติม หากสงสัย  และโต๊ะนี้ต้องเตรียมวัสดุสำนักงานต่าง ๆ ให้พร้อมสำหรับการทำงาน เช่น  ที่เย็บกระดาษ ลวดเสียบกระดาษ  กาว ปากกา น้ำยาคำผิด  กระดาษ ฯลฯ


อาหารและอาหารว่าง

Photobucket  อาหารจะต้องพูดคุยกับทางโรงแรมที่จัด  โรงแรมจะมีรายการอาหารมาให้ทางผู้จัดเลือก ต้องเผื่อรสชาติไว้สำหรับคนที่กินเผ็ดไม่ได้และเลือกรายการให้หลากหลาย และหากเป็นอาหารท้องถิ่นต้องเลือกรสชาติกลาง ๆ ไว้ก่อน ขณะเดียวกัน ปัจจุบันมีผู้เข้าประชุมจำนวนหนึ่งที่กินเจหรือเป็นมุสลิม ก็อย่าลืมคนกลุ่มนี้ และแจ้งให้ที่ประชุมทราบด้วย รวมทั้งชื่อ ห้องอาหาร บอกสถานที่ให้ชัดเจน

 

Photobucket  อาหารว่าง ก็ควรให้มีเลือกหลายชนิดเช่น  กาแฟ  ชา โอวัลติน  และต้องกะจำนวนคนให้พอดีและผู้เข้าประชุมจะต้องได้รับประทานอาหารว่างทุกคน  สำหรับน้ำดื่มก็เตรียมไว้ให้พร้อม อาจจะเป็นมุมที่ผู้เข้าประชุมสามารถบริการด้วยตัวเอง ก็จะทำให้ลดภาระพนักงานเสิร์ฟได้และสะดวกกับทุกฝ่าย
 

 

Photobucket  น้ำและเครื่องดื่ม   ต้องจัดเตรียมให้กับประธานหรือผู้ติดตาม บนโต๊ะประธานเปิดการประชุมจะต้องจัดเตรียมและเปลี่ยนแก้วน้ำทันทีหากเปลี่ยนผู้พูดหรือบรรยาย ขณะเดียวกันโต๊ะสำหรับรับรองแขกผู้มีเกียรติก็ต้องเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้ให้พร้อม

 
บุคลากร

 

Photobucket  ผู้เข้าร่วมประชุม  เป็นหน้าที่ของพิธีกรจะควบคุมให้กลุ่มผู้เข้าประชุมจะอยู่ในทิศทางใด หรือจัดระบบ  จัดเตรียมกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมว่า จะให้ดำเนินการอย่างไร ผู้จัดการประชุมและพิธีกรจะต้องตกลงกันให้ชัดเจน  การใช้เสียงหรือใช้ป้ายประกาศ ก็เป็นทางเลือกที่ใช้ได้ผลเสมอในการจัดประชุมขนาดใหญ่
 

Photobucket  คณะทำงาน การจัดประชุมขนาดใหญ่ ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรในคณะทำงานมากมายเพราะบางครั้ง คนมากภาระงานน้อยก็กลายเป็นว่า  พูดคุยคนละทาง ทำให้สับสนมากยิ่งขึ้น  หากมีการวางแผนและจัดประชุมปรึกษาหารือร่วมกันอย่างต่อเนื่อง คนน้อยและมีประสิทธิภาพก็ทำให้งานลุล่วงไปได้ดี   การแยกแยะว่า ใครทำหน้าที่อะไร เช่น  ผู้รับผิดชอบขณะดำเนินการประชุมคนที่จะบอกหรือสั่งพนักงานจัดสถานที่ในภาพรวม  คนที่รับผิดชอบเรื่องอาหารหรืออาหารว่างเป็นใคร  ผู้ดูแลคณะกรรมการฯ  เป็นต้น
 

Photobucket  การกำหนดรายการขั้นตอนการทำงาน เป็นแบบรายการ (checklist) เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่คอยตรวจสอบขั้นตอนและมอบหมายงานได้  ดังตัวอย่าง (แนบท้ายของเอกสาร pdf.)

 

นี่คือทั้งหมดของรายการต่าง ๆ ที่ผู้เขียนได้ดำเนินการและเตรียมก่อนการประชุม ด้วยข้อจำกัดของบุคลากรในการทำงาน  แต่ก็เป็นผลดีในแง่ของการจัดการที่จำนวนคนน้อยแต่ประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ร่วมงานทุกคน ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่

 

หากบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้ที่อ่าน ก็ต้องยกประโยชน์และความดีทั้งหมดให้กับผู้ร่วมงานทุกคนที่ทำให้การจัดงานครั้งบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้กำหนดไว้ในโครงการ สมกับคำที่ว่า  ทีมดี...งานที่ออกมาก็ต้องดีไปด้วย...Photobucket

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 20  ตุลาคม  2553
เขียนทความจากการจัดการประชุมสมัชชาคุณธรรมระดับภาค ภาคเหนือ วันที่ 24-25 กันยายน 2553
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน
Photobucket เมื่อต้องรับหน้าที่..พิธีกร



บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก