เวทีการประชุม
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (1 ฤศจิกายน  2553)

 
 

การจัดสถานที่สำหรับการประชุม  เวทีก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่มีความสำคัญ  เป็นเรื่องที่จะต้องเตรียมการก่อนการประชุม และหน้าที่ของฝ่ายจัดสถานที่หรือผู้จัดประชุมต้องมีข้อมูลเบื้องต้นได้แก่  สถานที่  รูปแบบการจัดประชุม จำนวนคน วิธีการจัดประชุม เป็นต้น

 

การจัดเวทีสำหรับการประชุม ในที่นี้จะรวมถึงป้ายบนเวที   เวที เป็นจุดเด่นของห้องประชุมที่ผู้เข้าประชุมจะรับรู้ว่า  เข้าประชุมได้ถูกห้องหรือตรงกับหัวข้อเรื่องที่มาประชุม   ห้องประชุมส่วนใหญ่ที่พบ จะยกพื้นขึ้นมาระดับหนึ่ง ทั้งนี้ จะเป็นเพราะให้ผู้ที่จะเป็นประธานเปิดประชุม  ผู้บรรยาย  แขกรับเชิญ  อยู่ในจุดที่เห็นชัดหรือเด่นกว่า นี่อาจจะเป็นอีกเหตุผลหนึ่งของการมี เวที 

Photobucket

ห้องประชุมที่จัดให้มีเวทีมีระดับเหนือพื้นปกตินี้ ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการจัดประชุม เช่น ฟังบรรยาย, จัดนิทรรศการ, รับฟังนโยบาย ฯลฯ การจัดห้องประชุมที่มีเวทีแบบนี้ไม่ค่อยเหมาะกับการจัดประชุม ซึ่งต้องการระดมความคิดเห็นจากกลุ่ม หรือการมีส่วนร่วมกับผู้เข้าประชุม  สภาพของเวที ยิ่งสูงมากอาจมองดูในมิติที่ว่า อยู่ในระดับที่เหนือกว่า  คนที่อยู่บนหรือสูงกว่าต้องการครอบงำความคิด  หรือทำให้คนฟังถูกอยู่ภายใต้หรือการบังคับของคนที่เหนือกว่า (ผู้เขียน) 

วกมาเข้าเรื่อง  ผู้เขียนตั้งข้อสังเกตจากประสบการณ์ เป็นผู้จัดหรือผู้เข้าร่วมประชุม  ที่สภาพห้องประชุมมีเวทีต่างระดับกับพื้นปกติ มากน้อยตามลำดับ  พบเห็นหลายเรื่องหลายครั้ง เก็บเกี่ยวเป็นเรื่องเล่าเอาไปใช้ในการทำงาน มีอะไรบ้าง มาติดตามกันดังนี้

 

Photobucket  ระดับเวที    สถานที่จัดประชุมที่มีเวทีสูง จะเหมาะสำหรับการจัดประชุมซึ่งต้องการให้งานนั้นโดดเด่น ผู้เปิดงานหรือประธานจะเห็นเด่นชัดในระยะไกล  ห้องประชุมมีขนาดใหญ่  ห้องประชุมแบบนี้นิยมหรือเหมาะกับงานของทางราชการ  ข้อควรระวังคือ เมื่อเวทีสูงการเดินขึ้น-ลงบันได จะชันและไม่มีราวสำหรับเกาะ ดังนั้น หากมีผู้ที่จะต้องขึ้นลงบันไดแบบนี้ ต้องคอยระมัดระวังให้กับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย โดยเฉพาะผู้สูงวัยหรือรูปทรงของกระโปรงสุภาพสตรีบางแบบ อาจทำให้การก้าวขึ้นลงลำบาก
 

Photobucket แสงบนเวที   หากต้องมีกิจกรรมเคลื่อนไหว หรือการบรรยายบนเวที ต้องมีแสงสว่างเพียงพอสำหรับผู้ทำกิจกรรมด้วย เพราะผู้เข้าร่วมกิจกรรมจะไม่คุ้นเคยกับขนาดหรืออุปกรณ์บนเวที เมื่อไม่สว่างอาจทำให้เกิดพลาดตกหรือชนทำให้บาดเจ็บได้   จุดเดินขึ้นลงเวทีก็ต้องดูแลให้สว่างทั่วถึง  นอกจากนั้น ขณะที่มีการนำเสนอบนจอภาพ  ตรงจุดของผู้บรรยาย ควรมีแสงสว่างส่อง เพื่อให้เห็นทั้งผู้บรรยายและช่วยให้ผู้บรรยายมองเห็นเครื่องไม้เครื่องมือไปพร้อมกันด้วย

 

Photobucket  ข้อความบนป้ายเวที  ผู้จัดประชุมต้องตรวจสอบข้อความให้ครบถ้วน การสะกดตัวการันต์ได้ถูกต้องตามหลักภาษา หากเป็นภาษาอังกฤษก็ต้องสะกดให้ถูกและเป็นไปตามหลักไวยากรณ์เช่นกัน  ตัวอักษรที่เลือกใช้ ควรเป็นฟอนต์ที่อ่านได้ง่ายและชัดเจน (เลือกใช้ฟอนต์ที่มีหัว)   สัญลักษณ์หรือตราของหน่วยงานใช้สีและรูปแบบที่ถูกต้องและเห็นได้ชัดเจน   ข้อความระบุบนเวที จะประกอบด้วย หัวข้อเรื่องที่ประชุม ต้องตรงกับหนังสือ/เอกสารที่แจ้งหรือเชิญประชุม  หน่วยงานที่จัดประชุม   ช่วงเวลาที่จัดประชุม  สถานที่จัดประชุม (ชื่อห้องประชุมหรือชื่อโรงแรม)

 Photobucket

Photobucket  ระดับของป้ายข้อความ  จะต้องเห็นเด่นชัด ควรสูงอยู่ในระดับเมื่อผู้บรรยายนั่งบนโต๊ะบรรยายแล้วไม่บังข้อความ ทั้งนี้ บางกรณี ป้ายข้อความ มักจะใช้ประโยชน์เฉพาะบางช่วงเวลาเท่านั้น เช่น  การเปิดประชุม  การปิดประชุม การรับเกียรติบัตร  การมอบรางวัล  หลังจากช่วงเวลาดังกล่าว ป้ายข้อความบนเวทีจะถูกปิดหรือบังด้วยจอภาพเพื่อนำเสนอ  ดังนั้น  การเลือกเวที ป้ายข้อความ  จอภาพที่นำเสนอ  จึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน  ซึ่งผู้จัดประชุมจะต้องนำไปพิจารณาเลือกห้องประชุม

Photobucket  ดอกไม้บนเวที   ดอกไม้จะสร้างสีสันให้กับเวที  ประทับใจผู้เข้าประชุม  ทั้งนี้ ต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น  วัตถุประสงค์ของการจัดประชุม  หรือดอกไม้สร้างจุดเด่นหรือดึงความสนใจจากผู้บรรยายหรือหัวข้อ/เรื่องการประชุม  นอกจากนี้ยังรวมถึงดอกไม้ที่จัดบนโต๊ะผู้บรรยาย ต้องอยู่ในระดับเมื่อผู้บรรยายนั่งแล้ว ดอกไม้ไม่บดบังมองไม่เห็นทั้งผู้บรรยายและผู้เข้าประชุม   กลิ่นของดอกไม้รบกวนหรือทำให้ผู้บรรยายแพ้ละอองเกสร
 

Photobucket  โต๊ะหมู่บูชาและพระบรมฉายาลักษณ์  ผู้จัดประชุมจะต้องศึกษาและตรวจสอบการจัดโต๊ะหมู่บูชาและการตั้งพระบรมฉายาลักษณ์ ให้ถูกต้องและเหมาะสมตามธรรมเนียมปฏิบัติ  อันเป็นวัฒนธรรมที่พึงปฏิบัติ  สำหรับการจัดประชุมที่มีการจุดเทียบธูป ต้องจัดเตรียมคนให้พร้อม

 

Photobucket  วัสดุอุปกรณ์บนเวที  ฝ่ายสถานที่จะต้องดูแลความเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นสายไฟฟ้า  สายเครื่องโสตทัศนูปกรณ์ สายไมโครโฟน  ให้มิดชิดหรือไม่เกะกะ  ทำให้ผู้บรรยายหรือผู้เข้าประชุมสะดุดหกล้มหรือโดนแล้วหลุดในขณะใช้งานบนเวที
 

 Photobucket

 

Photobucket  การมอบเกียรติบัตร/รางวัลบนเวที   พิธีการนี้จะดำเนินการหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม ฝ่ายสถานที่จะต้องจัดเตรียมเวทีให้พร้อมไม่มีโต๊ะ อุปกรณ์เครื่องไม้เครื่องมือเกะกะ  พิธีกรต้องแจ้งพิธีการล่วงหน้า เช่น  จุดที่จะรับ  การขึ้นลงเวทีคนละด้านเพื่อจะได้ไม่ต้องสับสนหรือเบียดชนกันได้  นอกจากนี้ยังเอื้อในการถ่ายภาพเป็นที่ระลึก ซึ่งจะได้ภาพสวยงามเด่นชัดทั้งคนและป้ายบนเวที

 

นั้นคือหน้าที่ของผู้จัดประชุม ต้องคอยสอดส่องดูแลให้   เวที  เป็นสถานที่ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม แม้จะอยู่ในบทบาทใดไม่ว่า จะเป็น ผู้เข้าร่วมประชุม  แขกผู้มีเกียรติ  ผู้ได้รับรางวัล  ประธานการประชุม จนถึงผู้จัดประชุม ได้ใช้พื้นที่ของเวทีในการแสดงออกถึง ความสามารถ ความรอบรู้  ความยินดี  ความร่วมมือ หรืออีกหลากหลายเหตุผล  เพื่อให้เห็นว่า อย่างน้อย คุณ ก็น่าจะเป็นอีกคนหนึ่งซึ่งได้ก้าวขึ้นบน...เวที..นั้นแล้วPhotobucket

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)
 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 28  ตุลาคม  2553
เขียนจากประสบการณ์เป็นผู้จัดและผู้เข้าร่วมประชุม
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  ทำไมต้องมีห้องประชุม
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน
Photobucket  รูปแบบต่าง ๆ ของการจัดเวที
Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน
Photobucket  เมื่อต้องรับหน้าที่..พิธีกร



บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก