ทำไมต้องมีห้องประชุม

 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ( ธันวาคม  2553)

  

ห้องประชุมมีความจำเป็นเช่นเดียวกันกับห้องอื่น ๆ ในสำนักงาน  สถานที่ทำงานเกือบทุกแห่ง จะต้องจัดห้องประชุมเผื่อไว้เสมอ มีทั้งห้องประชุมขนาดใหญ่ไปจนถึงขนาดเล็ก ตามวัตถุประสงค์การใช้ของหน่วยงานนั้น ๆ  หรือบางครั้ง ห้องทำงานก็จะมีมุมหนึ่งแยกต่างหากไว้ สำหรับการประชุมย่อย ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของพนักงานสำนักงานทำหน้าที่แทนเลขานุการ หากสำนักงานนั้นไม่มีตำแหน่งงานเลขานุการคอยดูแลจัดการในเรื่องการประชุม

ทำไมจึงต้องมีการจัดห้องประชุมไว้ในสถานที่ทำงาน หรือสร้างห้องประชุมแยกต่างหากจากสำนักงาน  ได้ลองวิเคราะห์จากหลากหลายเหตุผล ซึ่งทั้งหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ต่างก็จัดห้องประชุมไว้เคียงคู่กับห้องทำงาน ห้องปฏิบัติการอื่น ๆ ดังนี้

 

Photobucket การประชุมเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับการทำงาน   หน่วยงานที่มีคนมากกว่า 2 คนขึ้นไป ถ้าต่างคนต่างคิดต่างทำ ไม่มีการปรึกษาหารือ ก็จะไม่รู้ทิศทางของงานว่า จะก้าวหน้าหรือสะดุดหยุดอยู่กับที่  การประชุมเท่ากับเป็นการวางแผน  รู้ผลการดำเนินการ  การควบคุมและติดตามการทำงาน   ฉะนั้น การจะนั่งพูดคุยกันในห้องทำงาน หรือบางคราวเป็นการปฏิบัติงานลงภาคสนาม ก็ไม่สะดวกเท่ากับจัดให้มุมใดมุมหนึ่งหรือห้องใดห้องหนึ่งสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ 

 

 

 

Photobucket บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการประชุม   การประชุมบางหัวข้อ ก็ไม่จำเป็นที่ทุกคนจะต้องมาร่วมรับฟัง  ปรึกษาหารือ ให้ข้อเสนอแนะ  แสดงความคิดเห็น ฯลฯ อาจจะเจาะจงเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ  ตัวแทนของหน่วยงาน  ดังนั้น การเลือกมุมใดมุมหนึ่งของห้องเพื่อจัดประชุม ก็ไม่สะดวกกับพนักงานคนอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งทำงานในห้องนั้น อีกทั้ง บางครั้งการประชุมที่ต้องแสดงความคิดเห็นก็ไปรบกวนการทำงาน   เรื่องที่จะต้องเก็บเป็นความลับต้องเลี่ยงเพื่อไม่ให้บุคคลภายนอกรับรู้

 

Photobucket ความถี่ในการจัดประชุม   สำนักงานที่มีการประชุมบ่อยมากเท่าไร ความจำเป็นในการใช้ห้องประชุมก็ยิ่งทวีความต้องการมากขึ้นเท่าตัว  กรณีที่ประชุมต่างกันทั้ง หัวข้อเรื่อง  แผนก  ระดับของผู้เข้าประชุม  วัตถุประสงค์  กลุ่มผู้เข้าประชุมก็จะยิ่งแตกต่างกันทั้งลักษณะงานและ จำนวนผู้เข้าประชุม

 

Photobucket สถานที่ประชุมอยู่ใกล้สำนักงาน   สะดวกในการเรียกประชุมด่วน  หัวข้อเรื่องสำคัญเร่งรัดต้องการคำตอบทันที และหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมก็สามารถกลับไปค้นหาหรือหยิบเรียกใช้ได้ทันความต้องการ  สำหรับการประชุมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานงานในองค์กรซึ่งมีจำนวนคนมากขึ้น ก็เท่ากับลดภาระค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทางของพนักงานได้อีก  กรณีองค์กรมีเครือข่ายสำนักงานอยู่ต่างท้องที่ เท่ากับให้โอกาสผู้เข้าประชุมได้เข้ามาติดต่อกิจธุระอื่น ณ สำนักงานใหญ่หรือหน่วยงานส่วนกลางขององค์กร

 

 

 

 

Photobucket ใช้สำหรับงานอื่นนอกเหนือจากการจัดประชุม  วัตถุประสงค์หลักใช้สำหรับการประชุม  นอกเหนือจากนี้ อาจจะใช้สำหรับการจัดอบรมพนักงาน  จัดนิทรรศการ  จัดเลี้ยงสังสรรค์   การจัดงานประชาสัมพันธ์หน่วยงาน (Open House) หรือสำหรับพิธีการสำคัญทางราชการหรือศาสนา เป็นต้น

 

Photobucket มีสาขาหรือเครือข่ายหน่วยงานมาก     องค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งยอมลงทุนสำหรับจัดศูนย์ประชุมหรือฝึกอบรมไว้โดยเฉพาะ ให้ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจัดประชุม ฝึกอบรม เพื่อการพัฒนาบุคลากร  สร้างขวัญกำลังใจ  มีสวัสดิการสำหรับพนักงานได้มีสถานที่พักผ่อน ตัวอย่างเช่น  สร้างศูนย์ประชุมใกล้พื้นที่แหล่งท่องเที่ยวยอดนิยมทั้งหลาย ไม่ว่า จะเป็นศูนย์ประชุมที่ติดทะเลสำหรับช่วงฤดูร้อน หรือ ภูเขาทางภาคเหนือใช้ในช่วงฤดูหนาว  ลดภาระค่าใช้จ่ายเรื่องค่าเช่าที่พักโดยรวมขององค์กรและปัญหาการเสาะหาโรงแรมที่พักช่วงเทศกาลต่าง ๆ

 

Photobucket กำหนดให้มีหน่วยงานรับผิดชอบการประชุม   สร้างงานหรือฝึกบุคลากรสำหรับการจัดประชุม/อบรม/สัมมนา ทำหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดตั้งแต่เขียนโครงการประชุม การเตรียมงานก่อน ระหว่างและหลังการประชุมให้ครบทั้งกระบวนการ หรือองค์กรมีงานเร่งด่วนที่จะจัดประชุมก็มีฝ่ายงานเหล่านี้รับผิดชอบโดยเฉพาะ เท่ากับเป็นการสร้างทีมงานเผื่อไว้สำหรับกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการให้บริการเช่าห้องประชุมแก่องค์กรภายนอกได้ด้วย

 

 

 

Photobucket เป็นวัตถุประสงค์/ความต้องการของเจ้าขององค์กร  โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่หลาย ๆ แห่ง ได้ขยับขยายสถานที่ตั้งสำนักงานที่กระจุกกลางใจเมือง ออกมาสู่ชานเมืองหรือต่างจังหวัดที่มีพื้นที่กว้างขวาง สาธารณูปโภคพร้อม การเดินทางสะดวก ใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้เต็มที่  เมื่อมาประชุมก็เห็นความใหญ่โต  อาคารที่โอ่อ่า ทันสมัย  สร้างภาพลักษณ์องค์กรได้โดดเด่น  เกิดความมั่นใจ ภาคภูมิใจและรักองค์กรของพนักงานเพิ่มอีกทางหนึ่ง

 

ห้องประชุมจึงสำคัญเท่ากับห้องอื่น ๆ ในสำนักงาน เมื่อมีการใช้ประโยชน์จากห้องประชุมก็ต้องคำนึงถึงการดูแล บำรุงรักษา เตรียมพร้อมสำหรับการใช้งาน สร้างความประทับใจแก่ผู้มาร่วมประชุม ดังนั้น คงจะปฏิเสธได้ยากว่า สถานที่จัดประชุมก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เป็นหน้าตาและตัวแทนองค์กร ได้เช่นเดียวกันกับผู้จัดประชุมPhotobucket

(ดาวน์โหลดไฟล์ pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์ เขียนวันที่ 11  พฤศจิกายน  2553
เขียนจากได้เข้าร่วมประชุม
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 23 กรกฎาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  ทำไมต้องมีห้องประชุม
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน
Photobucket  รูปแบบต่าง ๆ ของการจัดเวที
Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน
Photobucket  "เลขานุการ"  อาชีพสงวนสำหรับคนไทย
Photobucket  เมื่อต้องรับหน้าที่..พิธีกร


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก