การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน

 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ( ธันวาคม  2553)

  

การจัดประชุมที่มีจำนวนคนมากมาย และจำนวนคนเหล่านี้ได้ถูกระบุชื่อให้เข้ารับฟังการประชุม ไม่ได้มีบุคคลภายนอกมาร่วม  การจัดประชุมลักษณะนี้ พบเห็นได้บ่อยครั้ง ส่วนใหญ่จะเป็นการประชุม รับฟังนโยบายของหน่วยงานภาครัฐ   ประชุมสามัญประจำปีขององค์กร  ประชุมแจ้งผลการดำเนินการและพบปะลูกค้าขององค์กร  ประชุมสำหรับการสังสรรค์ส่งท้ายปีเก่าต้อนรับปีใหม่เพื่อสมนาคุณลูกค้า เป็นต้น
 

การประชุมลักษณะนี้  ไม่ได้มีกิจกรรมอื่นร่วม ต้องการเพียงให้มารับนโยบาย หรือแสดงความยินดีหรือมารับรู้ข้อมูลการประกอบการ  ผู้เข้าประชุมต้องนั่งฟังตลอดรายการ  ผู้จัดประชุมจะต้องเตรียมการสำหรับเรื่องนี้ตามลำดับก่อนหลังอย่างไรบ้าง มาติดตามกัน

 

 Photobucket

 

 

Photobucket ห้องประชุม   เรื่องสำคัญลำดับต้น ๆ คือ การเลือกห้องประชุม จะมีข้อจำกัดสำหรับจังหวัดเล็ก อย่างไรก็ตาม หากจังหวัดดังกล่าวเป็นที่ตั้งของมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานภาครัฐ ก็น่าจะมีห้องประชุมขนาดใหญ่แบบนี้ แต่จะต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นประกอบด้วยเช่น  สื่อทัศนูปกรณ์  ระบบแสงสีเสียง  ระบบปรับอากาศ  พนักงานดูแลเรื่องการจัดเลี้ยงอาหารว่างและอาหารกลางวัน  ที่จอดรถก็เป็นอีกเรื่องที่จะต้องคำนึงถึง  ดังนั้น การจัดประชุมลักษณะนี้ จะพบว่า ส่วนใหญ่จัดในเขตกรุงเทพฯ หรือใกล้เคียง ซึ่งมีภาคเอกชนลงทุนสำหรับสิ่งก่อสร้างและบริการการประชุมที่ครบครันให้เลือกใช้บริการ

 

 Photobucket

 

Photobucket จอภาพนำเสนอ  ผู้เข้าประชุมที่นั่งประชุมจะต้องมองเห็นจอได้ชัดเจนจากทุกจุดที่นั่ง ดังนั้น ห้องประชุมนี้ จึงมีจอขนาดใหญ่ทั้งหมด 4 จอ เว้นช่วงระยะทั้งด้านซ้าย-ขวา จุดที่ตั้งของจอคือ เริ่มจากหน้าสุด แล้วมาถัดมาอยู่ที่กึ่งกลางห้องประชุม  และต้องปรับให้ภาพที่ปรากฏบนจอคมชัด

 

Photobucket เวทีการประชุม  ต้องยกระดับให้สูงขึ้นกว่าปกติ เนื่องจากจะได้มองเห็นว่า มีใครอยู่บนเวที   มีกล้องจับภาพผู้ที่อยู่บนเวทีในขณะกำลังเดินขึ้นหรือนั่งบรรยาย บนเวทีจะโล่ง สำหรับผู้จัดประชุมต้องการให้มีซุ้มดอกไม้อีก ก็จัดไว้ด้านล่างโดยรอบ ฉะนั้น ผู้เข้าประชุมที่นั่งอยู่ใกล้เวทีเท่านั้นที่จะเห็นบรรยากาศของซุ้มดอกไม้รอบ ๆ เวที  การจัดสีแสงบนเวทีนี้ เน้นสีแดงตัดกับเขียวและฟ้า โดยใช้พื้นหลังฟ้าทั้งหมด ติดป้ายการประชุม เมื่อจับภาพก็จะมองเห็นหัวข้อการประชุม  หน่วยงานที่จัด   วันเวลา และสถานที่

 Photobucket

 

Photobucket โพเดียมสำหรับพิธีกร    อยู่ด้านล่าง มองเห็นผู้บรรยายบนเวทีและเห็นแขกหรือผู้บรรยายท่านอื่น ๆ ที่เตรียมจะขึ้นบนเวที จะสังเกตได้ว่า  จะตั้งหันหน้าเข้าหาเวทีไม่หันเข้าหาผู้เข้าประชุม  แสงที่ส่องสว่างทำให้พิธีกรมองเห็นข้อความที่ต้องการจะสื่อสารได้ชัดเจนและจุดนี้จะมีกล้องจับภาพของพิธีกรนำเสนอภาพบนจอใหญ่ด้วย เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้เห็นว่า ใครเป็นผู้พูดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

 Photobucket

 

Photobucket ชุดรับแขก   สำหรับผู้บริหารหรือบุคคลสำคัญที่มาร่วมประชุม  จัดไว้ด้านหน้าสุด แตกต่างจากห้องประชุมอื่นที่จะหลบมุมนี้ไว้ด้านซ้ายหรือขวามือ  ส่วนผู้ติดตามฯ ก็จัดเก้าอี้เผื่อไว้เพิ่มเติม

Photobucket โต๊ะ-เก้าอี้   โต๊ะประชุมมีพื้นที่สำหรับผู้ประชุมต่อคน กว้าง-ยาว ประมาณ 1 เมตร  ดังนั้น พื้นที่บนโต๊ะจะวางเอกสารได้พอดีไม่ต้องเบียดหรือใช้พื้นที่ของผู้เข้าประชุมอื่น และช่วงความกว้างระหว่างเก้าอี้และโต๊ะด้านหลัง มีพื้นที่ให้สามารถเดินเข้าออกได้สะดวก 

 

 Photobucket


 

Photobucket เครื่องดื่มและเครื่องเขียน  การเสิร์ฟน้ำจะมีข้อจำกัดด้วยจำนวนพนักงานเสิร์ฟ และจำนวนผู้เข้าประชุม  การเดินเข้า-ออกระหว่างโต๊ะ จะมีผลในเรื่องความสะอาดของน้ำ และข้อระวังเรื่องแก้วน้ำก็ต้องนำมาพิจารณา ซึ่งเลี่ยงด้วยการนำน้ำขวดเล็กพร้อมหลอดดูดใส่ซองมิดชิด   มองเห็นภาพของการเอาใจใส่เรื่องนี้ของผู้จัดได้เป็นอย่างดี  เครื่องเขียน จะประกอบด้วยดินสอและกระดาษอีก 2 แผ่น ไม่มากไม่น้อยเกินไป เพราะหากต้องการจะจดบันทึกข้อความ ก็ใช้กระดาษที่ได้จากเอกสารประกอบการประชุมจดบันทึกได้

 

Photobucket ไมโครโฟน   การตั้งไมโครโฟน ตามจุดต่าง ๆ แบ่งเป็นหน้าสุด กลางและหลังสุด  ต้องเช็คไมโครโฟนแต่ละตัวให้ใช้งานได้ เพราะบางครั้ง การประชุมผู้บรรยายจำกัดข้อคำถามที่จะตอบ ทำให้ผู้ที่มาถึงไมค์ก่อนไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ หากไมค์ตัวนั้นเสีย  ทั้งนี้ ก็ต้องขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้จัดงานด้วยว่า ต้องการให้แสดงความคิดเห็นจำนวนมากหรือต้องการให้มาฟังบรรยายในหัวข้อหรือเนื้อหาที่ต้องการจะสื่อเท่านั้น

 

ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นจุดสำคัญของการจัดการประชุมครั้งนี้ ซึ่งผู้จัดประชุมจะต้องดูแล แม้ว่า การจัดประชุมแต่ละครั้ง ผู้จัดฯ  ไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่เหล่านั้นด้วยตนเองในแต่ละจุด  เป็นภารกิจที่ผู้จัดประชุมจะต้องมีคำนึงถึงด้วย ได้แก่  การมองภาพรวมของงานได้ชัดเจนและเป็นไปตามขั้นตอน   ชี้แจงรายละเอียดให้กับผู้รับมอบหมายหน้าที่ได้เข้าใจและครบถ้วน   การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันทีและถูกจังหวะ เป็นต้น ในที่นี้ยังไม่นับกิจกรรมอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณาอีก เช่น  สถานที่จอดรถ  การต้อนรับหน้าห้องประชุม   การจัดลงทะเบียนผู้เข้าประชุม  การจัดเลี้ยงอาหารว่างและอาหารกลางวัน  ป้ายต้อนรับหรือประชาสัมพันธ์ห้องประชุม  ทุกจุดเป็นเรื่องที่จะต้องเอาใจใส่หมด ยิ่งอุดช่องปัญหาได้มากเท่าใด การประชุมในครั้งนั้นก็จะประสบความสำเร็จมากเท่านั้นPhotobucket

 
(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)
 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์ เขียนวันที่ 9  พฤศจิกายน  2553
เขียนจากได้เข้าร่วมประชุมในรูปแบบที่มีผู้เข้าประชุมจำนวน 2500 คน วันที่ 3-4 พฤศจิกายน 2553
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  ทำไมต้องมีห้องประชุม
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน
Photobucket  รูปแบบต่าง ๆ ของการจัดเวที
Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน




บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก