การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (2ุลาคม  2553)

 

 

การจัดประชุมมีรายละเอียดมากมาย โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสถานที่เป็นต้นว่า การเลือกสถานที่จัดประชุม  ห้องที่ใช้ประชุม  แสง สี เสียง  การจัดโต๊ะ  โซฟาชุดรับรองแขก   เวที  ป้ายบนเวที การจัดดอกไม้ ฯลฯ 

การเข้าร่วมหรือเป็นผู้จัดประชุมเอง หลายครั้งหลายสถานที่จะได้ประสบการณ์และความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ตามลำดับ จึงไม่น่าแปลกใจที่บุคลากร ทำหน้าที่เป็นฝ่ายการตลาดของโรงแรมต่าง ๆ จะผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนได้มาพบเจอกันอีกหลายครั้งในต่างสถานที่ต่างจังหวัดหรือข้ามภาคไปเลย


สำหรับบทความที่เขียนครั้งนี้จะโฟกัสเฉพาะเรื่อง
 การจัดโต๊ะประชุม  ที่เป็นรูปแบบห้องเรียน (
classroom)  ซึ่งเป็นประสบการณ์ของผู้เขียนที่เข้าร่วมกิจกรรมแบบนี้หลายครั้ง   จึงได้ข้อสังเกตทั้งในแง่ดีที่จะต้องนำไปปฏิบัติหรือข้อจำกัด ซึ่งจะต้องนำมาปรับปรุงหากจะต้องทำหน้าที่จัดประชุม  มาดูกันว่ามีอะไรกันบ้าง

 

 Photobucket

 

Photobucket  จัดโต๊ะและเก้าอี้แน่นเกินไป  อะไรคือ การบอกว่าแน่น ระยะเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสม  สังเกตจากเมื่อมีคนหลัง ๆ เข้ามาแล้วคนที่นั่งอยู่ก่อนจะต้องขยับหลายครั้ง  เอกสารหรือกระเป๋าที่ได้รับแจกจากที่ประชุมเมื่อวางแล้วต้องจัดใหม่เพราะไปแย่งพื้นที่คนนั่งข้างเคียง  แก้วน้ำที่วางบนโต๊ะประชุมเมื่อวางเอกสารแล้วจะต้องล้มทำให้น้ำหกเลอะหรือแก้วหล่นลงพื้น หากไม่ระวัง  การพูดคุยกันระหว่างคนนั่งข้างเคียงมีเสียงดังรบกวน เหตุผลเหล่านี้ อาจจะพอส่งสัญญาณบอกว่า การจัดโต๊ะและเก้าอี้แบบนี้มันแน่นเกินไป  พื้นที่ขนาดพอดีสำหรับผู้เขียนคือประมาณ 1 เมตร
 

Photobucket  การเว้นที่ว่างด้านหลังเก้าอี้ เผื่อสำหรับผู้นั่งประชุมได้ขยับเก้าอี้ได้สะดวก และสำหรับผู้ที่จะเดินเข้าออก เมื่อจะต้องทำกิจกรรมหรือมีกิจธุระเร่งด่วน
 

Photobucket  การตั้งเก้าอี้ระหว่างขาตั้งโต๊ะ  การวางเก้าอี้ระหว่างขาตั้งโต๊ะ  กรณีที่เป็นโต๊ะยาวแล้วนำมาต่อกัน เนื่องจากผู้จัดสถานที่ต้องการจำนวน โดยไม่คำนึงว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องเจอกับปัญหาตามมา โดยเฉพาะสุภาพสตรี ที่จะต้องนั่งในสภาพที่ยากลำบากเช่นนั้น  ซึ่งหากจัดที่นั่งในลักษณะนี้ ท้ายที่สุด ก็ต้องไปนั่งเบียดกับคนข้าง ๆ อยู่ดี

Photobucket  ทางเดินระหว่างโต๊ะ   การจัดห้องประชุมขนาดต่าง ๆ พบว่า  ส่วนใหญ่จัดเป็นสองแถวเรียงลงมาตามลำดับ ฉะนั้น หากจัดเรียงแบบนี้จะต้องเว้นทางเดินด้านข้างไว้ด้วย เพราะจะสะดวกเข้าออกได้ทั้งสองทาง   หากไม่เว้นพื้นที่ด้านข้างไว้เลย ผู้เข้าประชุม ต้องใช้ทางเดินตรงกลางที่เดียว  พอถึงช่วงเวลาพักเบรกหรือพักเที่ยง หากผู้เข้าประชุมรีบเร่งอาจติดขัดและใช้เวลาพอสมควร  ดังนั้น  จะต้องเป็นหน้าที่ของผู้เข้าประชุมจะต้องคอยระมัดระวังหรือต้องรอระยะเวลาไม่ออกจากห้องประชุมพร้อม ๆ กันอีก

Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมให้พอเพียงสำหรับผู้เข้าประชุม  การจัดประชุมบางครั้ง แม้ว่า ผู้จัดจะสำรวจหรือได้รับยืนยันผู้เข้าร่วมประชุมแล้วก็ตาม จำนวนผู้เข้าประชุมอาจจะเพิ่มหรือลดได้อีก ดังนั้น ผู้จัดประชุมจะต้องพูดคุยกับผู้จัดสถานที่หรือหากเป็นโรงแรมที่จัดต้องคุยกับฝ่ายสถานที่ว่า สามารถเพิ่มหรือลดจำนวนโต๊ะประชุมได้ทันทีเมื่อเรียกหา  

 

Photobucket

 

Photobucket  ผู้ติดตามประธานเปิดการประชุม  สิ่งที่ควบคุมยากอีกกรณีหนึ่งคือ ผู้จัดประชุมจะไม่สามารถทราบว่า  ผู้ติดตามประธานเปิดการประชุมมีจำนวนเท่าไร ต้องเตรียมข้อมูลเบื้องต้นว่า  ประธานเปิดการประชุมมีหน้าห้องหรือเลขานุการที่จะสามารถสอบถามข้อมูล  จำนวนหน่วยงานที่เชิญผู้ร่วมเป็นเกียรติในการเปิดงานประชุม เป็นต้น ดังนั้น จะต้องจัดเตรียมเก้าอี้ในกลุ่มของผู้ติดตาม หรือมีโซฟาเตรียมเผื่อไว้
 

Photobucket  การตั้งไมโครโฟนระหว่างโต๊ะ  ต้องวางจังหวะของไมโครโฟนที่ผู้เข้าประชุมสามารถเข้าถึงได้โดยสะดวก จะแบ่งเป็นจุดตั้งแต่หน้าสุด  กลางและท้ายสุด  หรือเพื่อความสะดวกอาจจะต้องใช้ไมค์ลอย ก็จะลดภาระการจัดห้องประชุมแบบนี้ได้ แต่ก็ต้องเตรียมคนที่จะเดินไมค์ด้วย เพราะผู้เข้าประชุมไม่สามารถรู้ได้ว่า ตอนนี้ไมค์ลอยจะอยู่จุดใด

 

Photobucket  ระบุที่นั่งให้ชัดเจน  เหมาะสำหรับการจัดการประชุม ที่ทราบชื่อหน่วยงานหรือจำนวนแล้ว ก็สะดวกสำหรับผู้จัดและผู้เข้าร่วมประชุม โดยใช้ป้ายแสดงตำแหน่งที่นั่ง อย่างไรก็ตามก็ต้องแจ้งให้ผู้เข้าประชุมได้ทราบหรือมีผังการประชุมระบุไว้ให้ชัดเจนก่อนล่วงหน้า

 

Photobucket  สำรวจสภาพโต๊ะและเก้าอี้  ต้องหมั่นตรวจสอบโต๊ะและเก้าอี้สำหรับใช้จัดในห้องประชุม เช่น  ขาโต๊ะและเก้าอี้ไม่ชำรุด  เบาะที่นั่งหรือเบาะพิงด้านหลังอยู่ในสภาพใช้งานได้ดี  เก้าอี้ที่เป็นล้อเลื่อนใช้งานได้   การใช้ผ้าคลุมโต๊ะหรือเก้าอี้ ควรเป็นสีและรูปแบบเดียวกันทั้งงาน  หรือกรณีที่จะจับจีบโต๊ะ สำหรับ โต๊ะแถวแรก ต้องซ่อนเข็มหรือยิงลวดเย็บเก็บให้เรียบร้อย ไม่ทิ้งร่องรอยหรือไปทิ่มตำให้ผู้เข้าประชุมประชุมได้รับบาดเจ็บได้ 

Photobucket  การปรับเปลี่ยนโต๊ะขณะประชุม  การจัดประชุมบางรูปแบบ ช่วงพิธีเปิดอาจจะจัดเป็นแบบ Classroom หลังจากนั้น ก็ปรับเปลี่ยนการจัดโต๊ะประชุมเป็นแบบอื่น  ดังนั้น เป็นหน้าที่ของพิธีกรจะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบเพื่อเก็บเอกสารหรือสิ่งของอื่นที่เกี่ยวข้องติดตัวไว้ก่อน  เพราะพบว่า เมื่อปรับเปลี่ยนโต๊ะ หากการประชุมนั้นมีคนจำนวนมากจะเกิดปัญหา เอกสารหรือสิ่งของสูญหายหรือหยิบสลับกันเสมอ

 

 

รายละเอียดที่กล่าวมา  อาจจะไม่ใช่ทั้งหมดของการจัดรูปแบบการประชุมในลักษณะนี้ และการเขียนในครั้งนี้ ไม่ได้ค้นคว้าจากตำราเล่มใดทั้งสิ้น แต่ใช้ประสบการณ์ในการเข้าร่วมและการจัดประชุมแบบนี้  นำมาเล่าสู่ให้ผู้ที่สนใจจะนำไปปรับใช้กับการจัดการประชุม หรือหากบทความนี้ถูกส่งผ่าน ต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องและนำไปใช้ได้จริง  ก็ต้องยกประโยชน์ทั้งหลายเหล่านี้ แก่ผู้ที่อ่านบทความนี้...นั้นเองPhotobucket

 (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 22  ตุลาคม  2553
เขียนจากประสบการณ์เป็นผู้จัดและผู้เข้าร่วมประชุมในรูปแบบห้องเรียน (Classroom)
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554

 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket  Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket  Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket  ทำไมต้องมีห้องประชุม
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับ 2,500 คน
Photobucket  รูปแบบต่าง ๆ ของการจัดเวที

Photobucket  การจัดเวทีประชุม
Photobucket  การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
Photobucket  การจัดประชุม สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 250 คน



บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

Photobucket หน้าหลัก