เมื่อต้องรับหน้าที่...พิธีกร
 

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (17  ิถุนายน  2553)

 

การพูดในที่สาธารณะหรือพูดหน้าชั้นเรียน เป็นเรื่องลำบากในลำดับต้น ๆ  ของใครหลาย ๆ คน รวมทั้งผู้เขียน แต่เมื่อจำเป็นจะต้องรับหน้าที่เป็นพิธีกรในระยะเวลากระชั้นชิดหล่ะ อาการวิตกจะยิ่งเพิ่มทวีคูณแค่ไหนให้ลองเดากันเอง อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องรับทำหน้าที่นี้อย่างฉับพลันทันด่วน จะต้องเตรียมตัวเบื้องต้นอย่างไร ลองมาดูแนวทางปฏิบัติของผู้เขียนที่ทดลองปฏิบัติจริงโดยไม่ต้องอ้างอิงทฤษฎีของใคร พอสรุปเป็นลำดับขั้นดังนี้

 

botto การเป็นพิธีกร  ผู้ที่มอบหมายให้ใครทำหน้าที่นี้จะต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ไม่ใช่มาว่า กันสด ๆ  กลางที่ประชุมหรือก่อนทำงานเพียง 1-2 วัน เพราะจะทำให้ผู้รับหน้าที่นี้รู้ตัวและเตรียมตัว เตรียมข้อมูลไว้ก่อนล่วงหน้าหรืออาจจะต้องฝึกซ้อมก่อน  ไม่นับพวกมืออาชีพทั้งหลาย  ยิ่งคนที่ไม่เคยได้มีโอกาสพูดในที่สาธารณะยิ่งต้องใช้ระยะเวลาปรับตัวปรับใจก่อนเท่าตัว

botto สำรวจข้อมูล  เมื่อได้รับมอบหมายเป็นพิธีกร จะต้องมีข้อมูลอยู่ในมือได้แก่ หัวข้อการประชุม จำนวนผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นใครบ้าง  สำรวจห้องประชุมว่า  ต้องยืนตำแหน่งที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมในแนวกว้างและรอบทิศเพื่อสังเกตว่า ประธานเข้ามาในที่ประชุมหรือผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมเพรียงหรือตกหล่นไปมากน้อยแค่ไหนเพื่อจะได้จัดเตรียมจำนวนคนหรือขอความร่วมมือจากที่ประชุมขยับที่นั่ง หากต้องการให้ภาพของการประชุมไม่โหรงเหรง จนประธานที่มาเปิดการประชุมเกิดความรู้สึกผิดปกติ 

 

ชื่อห้องประชุม จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่า ชื่ออะไร แล้วอยู่ชั้นไหนของอาคาร ห้องสำหรับรับประทานอาหารว่าง ห้องสุขา ก็เป็นอีกห้องที่จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าประชุมทราบ รวมถึงห้องอาหาร กรณีที่การประชุมนั้นจัดเลี้ยงอาหารไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

 

สำรวจวัสดุอุปกรณ์  หากเป็นการประชุมนั้นมีประธานเปิดการประชุม ตำแหน่งของประธาน ส่วนใหญ่จะเป็นโต๊ะที่จัดไว้กลางเวที  พระบรมฉายาลักษณ์  โต๊ะหมู่บูชา จัดวางให้ถูกต้องตามหลักการ   สำหรับการจัดที่โรงแรม ก็ต้องเตรียมและให้สัญญาณผู้ที่จะช่วยจุดธูปเทียนให้ประธาน  สมุดกล่าวรายงานหรือกล่าวเปิด  เตรียมไว้บนโต๊ะให้พร้อม หรือสำเนาเอกสารคำกล่าวเปิดเผื่อไว้สำหรับประธานต้องการอ่านก่อนขึ้นกล่าวเปิดการประชุม ไมโครโฟน เป็นวัสดุจำเป็นสำหรับการประชุม ตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ของโรงแรมหรือผู้รับผิดชอบเครื่องเสียงให้เรียบร้อยและมีสำรองพร้อมใช้เสมอหากเกิดขัดข้อง

 

botto ก่อนพิธีเปิดการประชุม   หากการประชุมในครั้งนั้นมีพิธีเปิดประชุม  ก่อนพิธีเปิดประชุม ประมาณ 10 - 20 นาที พิธีกรจะต้องกล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม   สรุปกำหนดการจัดการประชุมครั้งนี้จะดำเนินการอย่างไร จะด้วยการแจกเอกสารที่จัดเตรียมประกอบการประชุมไว้ล่วงหน้าเพื่อเตรียมความพร้อมให้ผู้เข้าประชุมทราบ  ก็จะทำให้แสดงถึงความตั้งใจของผู้จัดประชุมได้ด้วย  แนะนำเอกสาร หากมีเอกสารแจกให้บอกชื่อของเอกสารและจำนวนเอกสารหรือวัสดุต่าง ๆ ที่ผู้เข้าประชุมได้รับ  เมื่อเอกสารไม่ครบก็สามารถแจ้งขอรับเพิ่มที่จุดใดของที่ประชุมหรือจากบุคคลผู้รับผิดชอบ

 

กรณีเป็นการประชุมฟังบรรยายจากวิทยากรและมีการนำเสนอบนจอภาพโดยใช้ไฟล์เอกสาร ซึ่งไม่ได้สำเนาแจกและวิทยากรก็ยินดีให้ไฟล์ดังกล่าวแก่ที่ประชุม ควรนำไฟล์นั้นสำรองไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง ซึ่งไม่ใช่คอมพิวเตอร์ที่วิทยากรนำเสนอ เพื่อจะได้ไม่ต้องรบกวนวิทยากรสำหรับบรรยายหัวข้อต่อไปหรือวิทยากรท่านอื่นที่จะใช้เครื่องฯ ในการบรรยายต่อ เรื่องนี้พิธีกรจะต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ และย้ำเตือนเป็นช่วง ๆ สำหรับบางคนที่อาจจะรับฟังไม่ทั่วถึง

 

botto พิธีเปิดการประชุม   ปัจจุบันการประชุมมักจะมีการปรับเปลี่ยนเวลาสำหรับพิธีเปิด ซึ่งอาจจะไม่ใช่วันแรกของการประชุม โดยมีการบรรยายหรือลงมือปฏิบัติงานไปก่อน แล้วทำพิธีเปิดภายหลัง เพื่อจัดเวลาให้ตรงกับเวลาที่ประธานสามารถดำเนินการได้ และพบบ่อยเช่นกันว่า ประธานบางท่านต้องวิ่งรอกเปิดงานต่าง ๆ หลายงานพร้อมกันในหนึ่งวัน ฉะนั้น  ผู้จัดประชุมจะต้องประสานกับพิธีกรเรื่องวันเวลาให้ชัดเจน เมื่อประธานเปิดมาถึงที่ประชุมแล้ว พิธีกรต้องให้เวลาประธานได้พักผ่อนสักเล็กน้อยเพื่อเตรียมตัวหรือพูดคุยกับผู้จัดประชุม และพิธีกรจะต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า ประธานได้มาถึงและเตรียมผู้เข้าประชุม   ผู้จัดประชุมจะเป็นผู้ให้สัญญาณกับพิธีกรว่า ประธานจะพร้อมตอนไหน จากนั้นเป็นหน้าที่ของพิธีกรเชิญประธานและผู้กล่าวรายงาน พร้อมกันตามลำดับ

 

ในระยะหลัง เมื่อถึงขั้นตอนการเปิดประชุม  จะพบว่า เมื่อผู้กล่าวรายงานและประธานกล่าวเปิดแล้ว จะบรรยายพิเศษหัวข้อเกี่ยวข้องกับการจัดประชุม  พิธีกรจะต้องตั้งใจฟังและสรุปการบรรยายของประธานแบบรวบรัดได้เนื้อหาที่กระชับเพื่อจะได้แจ้งทวนให้ที่ประชุมทราบอีกครั้งหนึ่ง  พร้อมร้องขอให้ที่ประชุมแสดงความขอบคุณจะด้วยการมอบของที่ระลึกจากผู้รับผิดชอบโครงการ หรือปรบมือให้ก็แล้วแต่กรณี เมื่อเสร็จพิธีเปิดการประชุมแล้ว พิธีกรจะต้องดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปตามลำดับที่กำหนดไว้ 

 

มีข้อสังเกตคือ  สำหรับการประชุมที่ลงมือปฏิบัติงาน ซึ่งจะต้องมีคณะทำงานช่วยเหลือแนะนำ  พิธีกรจะต้องแนะนำคณะทำงานให้ครบถ้วนทุกคน  ยกเว้นวิทยากร  ต้องแนะนำต่างหาก กรณีที่คณะทำงานกับวิทยากรเป็นคนละกลุ่มกัน

 

ทั้งหมดเป็นขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากแต่ก็มักจะเกิดความสับสนได้เสมอสำหรับพิธีกรจำเป็น ที่ไม่ใช่มืออาชีพอย่างผู้เขียน ซึ่งเขียนจากการทดลองปฏิบัติจริง จากประสบการณ์ในการเตรียมตัวเพียง ระยะเวลาสั้น ๆ  และคิดว่า พอจะกล้อมแกล้มไปได้สำหรับงานประชุมแบบบรรยาย โดยกำหนดหัวข้อเรื่องครั้งนี้ไว้เฉพาะข้อมูลสำหรับการประชุม  ระยะเวลาช่วงก่อนและหลังพิธีเปิดเท่านั้น ข้อมูลนอกเหนือจากเรื่องดังกล่าว เอาไว้ติดตามคราวต่อไป p

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ
แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย


  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ เขียนวันที่ 17 พฤษภาคม 2553
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัวไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน
การนำข้อความ ไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
อีเมล
pomdvt@hotmail.com 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554


บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2010
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 20
09
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

botto หน้าหลัก