คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา
SWOT กันหรือไม่?
 

 [Text : Photo]

 นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (19 สิงหาคม 2552)





ไปเจอบทความหนึ่ง วิเคราะห์อาชีพโดยใช้ swot มีหลากหลายอาชีพ เผอิญมีเรื่องที่เกี่ยวข้องกับอาชีพเลขานุการส่วนหนึ่ง คิดว่า น่าสนใจ  จึงยกเฉพาะอาชีพนี้มาพิจารณาแต่ละตัวทั้ง จุดแข็ง (S = strengths  จุดเด่นที่เป็นข้อดีในตัวคุณ)  จุดอ่อน (W = weaknesses ข้อเสียของคุณที่คิดว่าเป็นปัญหาในการทำงาน)  โอกาส (O = opportunities  สภาพแวดล้อมที่เอื้อประโยชน์ให้กับคุณ)  อุปสรรค (T = threats ปัจจัยแวดล้อมที่มีข้อจำกัดสำหรับคุณ) ซึ่งการวิเคราะห์แต่ละตัวจากตาราง  มีหลายจุดสอดคล้องกับความเป็นจริง ซึ่งแต่ละตัวของ swot ส่วนใดที่เป็นจุดแข็ง ในบทบาทของเลขานุการก็สมควรจะรักษาสิ่งดีงามเหล่านั้นไว้ให้สม่ำเสมอ แต่จุดใดที่เป็นจุดอ่อน โอกาส อุปสรรค เหล่านี้ต่างหากที่จะต้องมานั่งหาแนวทางวิธีการแก้ไขปรับปรุงร่วมกัน  ทีนี้ลองพิจารณาแต่ละตัวดังนี้

 

s

w

o

t

career path
 

-ชอบงานเอกสาร
-ชอบดูแล พบปะและให้บริการผู้อื่น
-ใจเย็น
-มีทักษะในการเขียนและนำเสนอ
-ประนีประนอม

-ไม่ชอบออกความเห็น
-วางแผนแค่อนาคตอันใกล้
-ขาดความมั่นใจ
-รักความสบาย

-เป็นงานที่มั่นคง
-ไม่ต้องเรียนจบตรงสายก็สามารถทำได้
-มีประกาศรับสมัครแทบทุกปี

-ค่าตอบแทนน้อย
-คู่แข่งขันเยอะ
-โอกาสเติบโตช้า

คุณเหมาะกับงานที่ชอบให้บริการผู้อื่นเป็นอย่างยิ่ง เช่น งานข้าราชการบางสาขาอาชีพ นักบริการชุมชน เลขานุการ

 

(ที่มา:  แพรวสุดสัปดาห์  1 พฤษภาคม 2550  ฉบับที่ 25  me, myself & career focus  text: annypippo  หน้า 132.)


 

Photobucket จุดแข็ง (S = strengths)   
งานเลขานุการเป็นงานเอกสาร (
paper work หรือ record cycle) เริ่มตั้งแต่การผลิต การใช้ การเก็บ การค้น การรักษา จนถึงการทำลายเอกสาร และจะต้องมีทักษะในการเขียนและการนำเสนอ ซึ่งในปัจจุบันนี้ทั้งสองเรื่องก็มีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยทุ่นแรงและทำให้รวดเร็วยิ่งขึ้น  นอกจากนี้การดูแล พบปะและให้บริการผู้อื่น โดยเฉพาะแขกของเจ้านายเป็นเรื่องลำดับต้น ๆ อีกเช่นกันที่จะต้องใส่ใจ การประนีประนอมและเป็นคนที่ใจเย็น จึงเป็นคุณสมบัติที่เลขานุการทุกคนจะต้องมี อย่าลืมว่า เลขานุการต้องทำหน้าที่ของตัวเองและหน้าที่ที่เป็นตัวแทนของเจ้านาย สองบทบาทที่ต้องแสดง 

 

Photobucket จุดอ่อน (W = weaknesses) 
การแสดงความคิดเห็น ก็ต้องดูทิศทางลม (อารมณ์) ของเจ้านาย  การศึกษาและเข้าใจนายก็เป็นอีกหนึ่งบทบาทที่เลขานุการจะต้องคำนึง  จากคำกล่าวที่ว่า  “เลขานุการจะต้องรู้ทุกเรื่องของเจ้านาย” แต่ไม่จำเป็นต้องพูดทุกเรื่อง ถ้าไม่ได้รับอนุญาตหรือเจ้านายแสดงท่าที (ภาษากาย) ให้ปรากฏ   การทำงานเลขานุการ ต้องนิ่งฟังมากกว่าพูด โอกาสจะแสดงความคิดเห็นในเรื่องประชุม มีน้อยมาก  แต่เป็นผู้ที่ต้องเตรียมข้อมูลทุกอย่าง  ให้เจ้านาย และรู้ว่า ข้อมูลเหล่านี้จะมาจากไหนโยงกันอย่างไร  การวิเคราะห์ปัญหาและข้อมูลต่าง ๆ  เป็นโอกาสอันน้อยนิดที่จะได้แสดงออก ถ้าไม่ได้ความเห็นชอบ  ดังนั้น
“ไม่ชอบออกความเห็น”  นั้นก็แล้วแต่ว่า บทบาทนี้เลขานุการได้รับมอบหมายมากน้อยเพียงใด  วางแผนแค่อนาคตอันใกล้ ก็คงจะใช้ไม่ได้เพราะงานเจ้านาย ถ้าไม่เตรียมแผนไว้ก่อน โอกาสที่จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกต้องทุกครั้ง โชคคงไม่เข้าข้างขนาดนั้น ถ้าไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับการทำงาน   ขาดความมั่นใจ เลขานุการจะทำงานไม่ได้เลยถ้าไม่มีคุณสมบัติตรงนี้ เพราะเลขานุการเป็นตัวแทนภาพลักษณ์ของนายจ้าง  รักความสบาย ก็คงจะใช้ไม่ได้ หากเจ้านายจะต้องตกงานหรือโดนซองขาว จะอยู่อย่างไร  ยิ่งเจ้านายได้รับความไว้วางใจจากคณะกรรมการหรือบอร์ดขององค์กรมากขึ้นเท่าไร  งานที่จะต้องรับผิดชอบก็ต้องหนักเป็นเงาตามตัว (เจ้านายและเลขานุการ) ไปด้วย

 

Photobucket


 

Photobucket โอกาส (O = opportunities)
เป็นงานที่มั่นคง ตราบใดที่ทำให้เจ้านายพึงพอใจ เพราะเลขานุการจะต้องรับรู้และทำงานที่เจ้านายสั่งได้ทุกเรื่อง ดังนั้น บทบาทตรงนี้ผู้ที่ก้าวเข้ามาสู่โลกของอาชีพเลขานุการจะต้องเตรียมพร้อมที่จะรับงานซึ่งมองเห็นภาพลาง ๆ ในอนาคตได้เช่นกัน
ไม่ต้องเรียนจบตรงสายก็สามารถทำได้  เป็นอาชีพที่เปิดทางเลือกให้กับทุกผู้ทุกคน หากบุคคลผู้นั้นมีทักษะในด้านเอกสาร การสื่อสารและเทคโนโลยี ดังนั้น ผู้ที่จบทางด้านเลขานุการโดยตรง ก็มีคู่แข่งจากหลายหลายสาขาที่เกี่ยวข้อง  จุดเด่นของคุณสมบัติผู้สำเร็จการศึกษาสาขาเลขานุการที่แตกต่างจากสาขาอื่น ที่จำเป็นจะต้องนำเสนอ เช่น การเขียนชวเลขได้ทั้งสองภาษา (ภาษาไทย-ภาษาอังกฤษ), การใช้เครื่องมืออุปกรณ์สำนักงานเฉพาะได้อย่างคล่องแคล่ว, ประสบการณ์การจัดประชุมอบรมสัมมนา, การผลิตงานเอกสารได้ถูกต้องรวดเร็ว, การใช้ชุดโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ ได้สอดคล้องกับงาน เป็นต้น

 

Photobucket อุปสรรค (T = threats)
ค่าตอบแทนน้อย 
การเริ่มต้นอาชีพนี้ หากเป็นผู้พึ่งจบการศึกษาในระยะแรก ก็ต้องพิสูจน์ให้เจ้านายได้เห็นความสามารถก่อน บ่อยครั้งการประกาศรับสมัครงาน จะระบุผู้มีประสบการณ์  เนื่องจาก ที่ได้ยินบ่อย ๆ ว่า กลุ่มคนทำงานรุ่นใหม่ ความสามารถ อดทน  รับผิดชอบ  สู้งาน ไม่เป็นไปตามความต้องการของสถานประกอบการ ดังนั้น โอกาสในตำแหน่งหน้าที่ต้องเริ่มที่ตัวเองก่อน คงไม่แปลกใจที่เลขานุการส่วนใหญ่ ต้องการที่จะไต่ระดับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น ซึ่งตำแหน่งดังกล่าวก็อย่างเช่น  ผู้จัดการทั่วไป  ผู้จัดการบริหารสำนักงาน ผู้จัดการแผนกบุคคล  ดังนั้น ความรู้ความสามารถในเรื่องเหล่านี้จะต้องสั่งสมเริ่มต้นตั้งแต่ระดับจูเนียร์ (junior secretary) จนถึงระดับซีเนียร์ (senior secretary) ไต่เพดานตามลำดับ ดังนั้นที่บอกว่า ตำแหน่งนี้เติบโตช้า ก็คงไม่ใช่ความจริงเสียทั้งหมด

  

จากการ swot ข้างต้น ทั้งจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค เกิดจากความคิดเห็นของคนกลุ่มหนึ่งเกิดมุมมองในอาชีพเลขานุการ  เท่ากับได้รู้เขารู้เรา หาวิธีกำจัดและปิดช่องโหว่ทั้งหลายให้เหลือน้อยที่สุด เป็นอีกหนทางหนึ่งที่จะทำให้เราสามารถก้าวสู่อาชีพเลขานุการได้อย่างภาคภูมิp

 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket การเลือกของขวัญให้กับเจ้านาย
Photobucket ความเกี่ยวข้องระหว่างตำแหน่ง Bodyman กับเลขานุการ
Photobucket เลขานุการกับพนักงานสำนักงานแตกต่างกันอย่างไร
Photobucket paperwork records information ในงานเลขานุการ
Photobucket เลขานุการ!...หรือคุณเป็นอีกคนหนึ่งแห่งต้นต่อ  Climate Change
Photobucket คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา swot กันหรือไม่
Photobucket เลขานุการกับกระแสโลกร้อน


 

 

 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่ 18  สิงหาคม  2552
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 

 bottom  หน้าหลัก (Home)