Photobucket
 

เรื่อง : ภาพประกอบ     นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์  (18 กันยายน  2552)  



เจอคำถามนี้ จากการร่วมแสดงความคิดเห็นบน
blog อาชีพเลขานุการ  เมื่อมีคนถามก็ต้องพยายามหาคำตอบให้น้อง ๆ จนได้นั้นแหละ  ก่อนอื่นมาตั้งหลักกับคำสองคำนี้  คำแรก ชว แปลว่า เร็ว  เลข ในที่นี้ลดรูปมาจากคำว่า  เลขา ที่แปลว่า  ตัวอักษร การเขียน   ความหมายคือ การเขียนตัวอักษรอย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องหมาย (ผู้เขียน) กับคำว่า  เศรษฐกิจพอเพียง มีคำที่เกี่ยวข้องคือ  3 ห่วง ได้แก่  มีเหตุผล  พอประมาณและภูมิคุ้มกัน  กับ 2 เงื่อนไข คือ  มีความรู้และคุณธรรม  รวมคำสองคำมันเกี่ยวข้องกันได้อย่างไร พอจะวิเคราะห์ออกมาได้ เผื่อเอาไว้สำหรับเลขานุการที่ทำงานให้กับเจ้านาย  โดยจะนำเสนอเป็นหัวข้อหลัก ๆ ดังนี้

 

Photobucket


 

3 ห่วง

bottom มีเหตุผล
  ใช้ชวเลขเพราะ  การจดชวเลขทำให้ช่วยย่อข้อความ จดบันทึกและถอดข้อความทำได้อย่างรวดเร็ว โดยที่รายละเอียดไม่ตกหล่นหายไป เนื่องจากตัวชวเลขช่วยลดรูปอักษรและมีคำย่อสำหรับใช้แทนข้อความยาว ๆ ได้ ช่วยในการรักษาความลับให้กับเจ้านาย เพราะข้อความที่บันทึกเป็นภาษาที่คนทำงานทั่วไปไม่เข้าใจหรือบางครั้งหากเลขานุการที่ชำนาญการจดชวเลขมาก ๆ ก็สามารถคิดเทคนิควิธีจดจนกลายเป็นตัวชวเลขเฉพาะของตัวเองได้  ขณะที่เครื่องบันทึกเช่น เครื่อง MP3, MP4,  เครื่องบันทึกเสียงขนาดเล็ก,  เครื่องบันทึกและถอดข้อความ สามารถบันทึกเสียง ซึ่งหากไฟล์เสียงหรือเทป ถูกเปิดโดยบุคคลอื่นข้อมูลก็อาจจะไม่เป็นความลับอีกต่อไป  การจดชวเลขทำได้ทันที โดยไม่ต้องเตรียมอุปกรณ์ใด ๆ ทั้งสิ้น เพียงแค่มีปากกาหรือดินสอและกระดาษ หรือหากจะให้ดูดีขึ้นมาหน่อยก็เพิ่มสมุดจดบันทึกเล็ก ๆ ไม่เกะกะสักเล่มหนึ่ง ซึ่งเป็นเรื่องปกติอยู่แล้วที่เลขานุการทุกคนจะต้องมี อย่าลืมว่า  บางครั้งเจ้านายจะมีไอเดียทันทีทันใดและรีบสั่งงาน ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเลขานุการจะต้องเตรียมตัวให้พร้อม

 

bottom พอประมาณ  อย่างที่เกริ่นไว้ในย่อหน้าก่อนว่า  การจดชวเลขนั้น สามารถทำได้ทันทีเพียงแต่มีวัสดุสำนักงานสองสามชนิด สามารถหยิบได้ทุกที่ในสำนักงาน  หากเลขานุการสามารถทำสมุดบันทึกเอง จากวัสดุเหลือใช้ เช่น กระดาษ reuse  หรือใช้ดินสอให้จนหมดแท่ง  นั้นเท่ากับรับจุดประสงค์ข้อนี้โดยปริยาย   อีกทั้ง ไม่ต้องเตรียมอุปกรณ์และสิ้นเปลืองกระแสไฟฟ้า เพราะไม่ว่าจะเป็น  MP3, MP4 ก็ต้องใช้แบตเตอรี่ต้องชาร์ทกระแสไฟ   เครื่องบันทึกก็ต้องใช้แบตเตอรี่และต้องใช้กระแสไฟ   หากเลขานุการใช้การจดชวเลขแทนอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้กระแสไฟฟ้า ก็เท่ากับช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้อีกทางหนึ่ง

 

bottom มีภูมิคุ้มกัน   หากจดชวเลขได้ดี ก็ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อจดบันทึกได้รายละเอียดสำคัญ ก็นำมาผลิตเป็นเอกสารได้ทันที เมื่อทำงานได้เร็วและมีคุณภาพ ก็เป็นที่ประทับใจเจ้านาย  การรักษาความลับให้กับเจ้านายในเรื่องที่จดบันทึก ซึ่งเป็นจรรยาบรรณลำดับต้น ๆ ของเลขานุการที่พึงมี  ข้อมูลที่สำคัญก็ไม่สามารถรั่วไหลให้ใครรู้ได้ นอกเหนือไปจากเจ้านายและเลขานุการ  การจดชวเลขถือเป็น Manual คือ ทำหรือใช้ด้วยมือ ทำให้ลดการใช้กระแสไฟฟ้า ไม่ทำให้ขยะอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้น เป็นการช่วยลดภาวะโลกร้อนทางอ้อมได้อีกวิธีหนึ่ง  นอกเหนือจากนั้นยังลดค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์เครื่องมือและประหยัดค่าไฟฟ้า

 

Photobucket
 


2 เงื่อนไข

bottom มีความรู้  เมื่อจะต้องใช้ชวเลขในการจดบันทึก  เลขานุการจะต้องฝึกฝนให้เกิดทักษะในการจดและถอดข้อความได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและครบถ้วน  และเมื่อฝึกมากขึ้น ก็จะเกิดทักษะในการเลือกใช้อักษรหรือคำย่อ จนถึงการปรับตัวชวเลขเป็นภาษาเฉพาะของเลขานุการเอง  ขณะเดียวกัน การจดชวเลขต้องมีทักษะการฟังละการทวนสอบข้อมูล และจับประเด็นที่เจ้านายพูดหรือสั่งการ นั้นคื จะต้องให้ชัดเจนทั้งชื่อคน สินค้า บริการ  สถานที่และตัวเลข เช่น ลำดับ  เวลา  จำนวน  ราคาหรือค่าใช้จ่าย เป็นต้น  การศึกษาค้นคว้าหาความรู้ในการเขียนชวเลขไทยหรือภาษาอังกฤษ รูปแบบเช่น ปิทแมน (Pitman Shorthand) และ เกร็ก (Gregg Shorthand)
 

bottom คุณธรรม เกิดคุณธรรมในการทำงาน คือ ช่วยรักษาความลับของเจ้านาย ในเรื่องข้อมูลต่าง ๆ ที่จะต้องปกปิดก่อนเตรียมดำเนินการต่อไป  ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดหาและค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ และช่วยประหยัดการใช้ไฟฟ้าในสำนักงาน ลดขยะอิเล็กทรอนิกส์   ขยันและมีวินัยในการทำงาน เพราะต้องรีบถอดข้อความให้รวดเร็วที่สุด เพื่อป้องกันการหลงลืมใจความสำคัญ และจะได้ทำลายเอกสารที่จดบันทึกบางข้อมูล หากเป็นเรื่องที่เจ้านายเห็นว่า ไม่ต้องการให้ใครร่วมรับรู้ เมื่อทำงานเสร็จได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องก็ได้รับความไว้วางใจจากเจ้านาย เมื่อจะพิจารณาความดีหรือเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง  ก็มีหลักฐานปริมาณและคุณภาพในเนื้อของงานได้ชัดเจน


ก็หวังว่า บทความนี้จะก่อประโยชน์กับผู้ถามเองหรือผู้อื่นที่จะนำเอาการจดชวเลขไปใช้ในการทำงาน ถึงแม้ปัจจุบันนี้ หลายคนจะมองว่า เป็นเรื่องที่ล้าสมัยไม่ทันยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่มีวัสดุอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้แทนกันได้ ซึ่งมีขนาดเล็ก ราคาย่อมเยาและสวยงามน่าใช้  แต่กับผู้เขียนเองที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการ ก็ยังได้มีโอกาสได้หยิบขึ้นมาใช้...ได้อย่างไม่เคอะเขินและดูน่าทึ่งแก่ผู้พบเห็นอยู่เสมอp

 

อ้างอิง:
พิมพร  ศะริจันทร์,  ชวเลขกำลังจะตาย, (25 พฤษภาคม 2552) http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornshorthand.htm
พิมพร  ศะริจันทร์,  ชวเลขมีประโยชน์อย่างไร, (22 พฤษภาคม 2552) http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornstenography.htm

 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
bottom Website อาชีพเลขานุการ 
bottom Blog อาชีพเลขานุการ
bottom เขียนชวเลขให้เก่งทำอย่างไร
bottom นำชวเลขมาประยุกต์ใช้กับเศรษฐกิจพอเพียงได้อย่างไร
bottom ชวเลขมีประโยชน์อย่างไร
bottom ชวเลขกำลังจะตาย

 

 


 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่  16  กันยายน  2552
บทความนี้เกิดจากข้อคำถาม คุณพรทิพย์ เจริญพัฒนะสิริ ปวช.3/2 กล.เลขที่ 14 (ไม่ระบุสถานศึกษา)
เมื่อวันที่
31 กรกฎาคม 2552  ที่ว่า “การนำชวเลขมาประยุกต์ใช้กับเศรษฐกิจพอเพียงทำได้อย่างไรบ้าง”

ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 

 bottom  หน้าหลัก (Home)