Photobucket

[Text : Photo]

    นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (20 พฤศจิกายน 2552)

 

เลขานุการ (secretary) พนักงานสำนักงาน (officer) และงานเลขานุการ (secretarial) งานสำนักงาน (official)สองกลุ่มคำนี้เมื่อใช้บ่อยครั้งเข้ากลับคิดว่า มันใกล้เคียงกันหรือเป็นงานเดียวกัน จนลืมภาระของงานว่า แท้จริงแล้วมีความแตกต่างกันอยู่  ในที่นี้ผู้เขียนได้ลองวิเคราะห์จากองค์ประกอบของสำนักงานอันได้แก่ ลักษณะงาน   บุคลากร  วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและสถานที่   สี่ตัวหลักนี้พบอะไรหลาย ๆ อย่างที่น่าจะบอกความแตกต่างของตำแหน่งงานทั้งสองนี้ได้ เริ่มที่ 


Photobucket งาน (Duty)   งานเลขานุการ  จะประกอบไปด้วยงานพิมพ์จัดทำเอกสาร (word processing)   เก็บเอกสาร (filing)   จัดประชุม (meeting)  จัดเตรียมตารางการเดินทาง (itinerary)  งานต้อนรับ  งานรับโทรศัพท์-อีเมล  จัดทำตารางนัดหมาย (appointment)   บันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ  จัดเตรียมข้อมูลและงานที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งงานเหล่านี้จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับเจ้านายทั้งสิ้น  ขณะที่งานสำนักงาน  จะเฉพาะเจาะจงเป็นงาน ๆ ไป เช่น ทำหน้าที่ในการพิมพ์ก็จะมีชื่อเรียก พนักงานพิมพ์ดีด เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล ทำหน้าที่ด้านเอกสารโดยรวมของสำนักงานก็ใช้ชื่อ งานสารบรรณ งานธุรการ นอกจากนั้นก็มี งานบัญชี  งานการเงิน  งานบุคลากร (ทรัพยากรมนุษย์)  งานด้านการตลาด เป็นต้น รับผิดชอบตามแผนกหรือฝ่ายที่อยู่ในสายการบังคับบัญชา นอกจากว่า พนักงานเหล่านี้อาจจะทำงานหลาย ๆ อย่างรวมกัน  แต่ขอบข่ายก็ไม่ได้ทำในหน้าที่ ส่วนใหญ่ของงานเลขานุการ
 

Photobucket การประสานงาน   เลขานุการต้องเป็นผู้ที่ประสานงานชั้นเลิศและเป็นที่ยอมรับของบุคลากรแต่ละแผนกในสำนักงาน เพราะงานและข้อมูลต่าง ๆ ที่จะให้เจ้านายนำมาใช้ในการทำงานหรือตัดสินใจ รวมทั้งเมื่อเจ้านายจะมอบหมายให้ใคร แผนกใดไปสานงานต่อก็ต้องเป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องทำหน้าที่ประสานงานทั้งสิ้น ขณะที่พนักงานสำนักงาน ต้องใช้พลังในการประสานงานตรงนี้น้อยกว่า ขึ้นอยู่กับว่า งานนั้นจะเกี่ยวข้องกับแผนกใดเท่านั้น

 

 Photobucket

 


Photobucket ภาระของเจ้านาย  เลขานุการจะต้องดูแลและเข้าใจภาระงานต่าง ๆ ของเจ้านาย แต่ไม่ได้หมายความว่า เลขานุการจะเก่งเกินนาย  ต้องรับรู้และเรียนรู้งานและความรับผิดชอบ  งานสร้างและรักษาภาพลักษณ์เจ้านาย  บางครั้งยังรวมเรื่องส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับงานเพิ่มอีกภาระหนึ่ง  สำหรับพนักงานสำนักงาน จะรับผิดชอบตามงานที่กำหนดไว้ในหน้าที่ตำแหน่งงานหรือโครงสร้างขององค์กรและตามสายการบังคับบัญชาหรือเฉพาะงานในแผนกที่รับผิดชอบร่วมกัน ยิ่งงานสร้างและรักษาภาพลักษณ์หรืองานส่วนตัวก็ไม่ใช่ภาระที่จะต้องดูแล ดังนั้น เลขานุการจึงต้องทำงานก้ำกึ่งระหว่างเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวของเจ้านายพอสมควร 

Photobucket จำนวน  เลขานุการเป็นตำแหน่งที่ขึ้นอยู่กับเจ้านาย ดังนั้นในองค์กรต่าง ๆ จำนวนเลขานุการจะมีจำกัดเฉพาะเจ้านายที่มีตำแหน่งในระดับสูง หรือภาระงาน ความจำเป็นขององค์กรนั้น ๆ ในขณะที่ตำแหน่งพนักงานสำนักงานจะมีมากกว่าและแทรกอยู่ในงานต่าง ๆ
  

Photobucket เพศ   บ่อยครั้งตำแหน่งเลขานุการ มักถูกกรอบของสังคมกำหนดไว้เช่น พอพูดถึงอาชีพนี้ ก็จะเหมารวมว่า ต้องเป็นผู้หญิง  คล้ายกับอีกหลายอาชีพเช่น พยาบาล ครู เสมียน เป็นต้น  จนถึงขั้นมีศัพท์เฉพาะสำหรับการแต่งกายที่ว่า  “secretarial style”  ในขณะที่พนักงานสำนักงาน ยังพบว่ามีผู้ชายปะปนอยู่บ้างหรือจำนวนใกล้เคียงกัน ศัพท์สำหรับผู้ชายที่ทำงานในสำนักงานคือ  “metrosexual”  เป็นผู้ชายที่แลดูสำอาง ใส่ใจในเรื่อง แต่งกาย สุขภาพ ความสะอาด ทั้งนี้ สองตำแหน่งงานไม่ได้มีข้อจำกัดในเรื่องเพศแต่อย่างใด
 

 Photobucket

Photobucket ตำแหน่งโต๊ะทำงาน  เลขานุการจะต้องอยู่ใกล้กับเจ้านายเพื่อสามารถเรียกหาหรือสั่งงานได้ทันที ฉะนั้น ตำแหน่งที่ตั้งโต๊ะทำงานของเลขานุการ จึงจะอยู่หน้าห้องทำงานของเจ้านาย  บ่อยครั้งจะได้ยินหลายคนในหน่วยงานราชการเรียกงานเลขานุการว่า  “หน้าห้อง”   สำหรับพนักงานสำนักงานนั้น พื้นที่การทำงานจะห่างหรือรวมกลุ่มเฉพาะงานนั้น ๆ ไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้ชิดกับเจ้านาย การจะได้รับมอบหมายงาน คำสั่งหรือเข้าพบก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะรับผิดชอบประสานงานแทน 
 

Photobucket วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน   ทั้งเลขานุการและพนักงานสำนักงานในปัจจุบัน สามารถใช้ได้ไม่แตกต่างกันมากนัก ทั้งนี้ หากเลขานุการที่นำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาปรับใช้ให้เหมาะกับงานก็จะเป็นเลขานุการมืออาชีพไม่ยากนัก ไม่ว่า จะเป็นโปรแกรมการพิมพ์งาน  การนำเสนองาน  การเก็บเอกสาร  การจัดตารางนัดหมาย  การจัดเตรียมตารางการเดินทาง  การจัดทำเอกสารการประชุม  การรวบรวมข้อมูลสารสนเทศ  การรับ-ส่งข้อมูลทางอีเมล ตอนนี้ทั้งเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือก็เอื้อต่อการทำงาน ซึ่งเรามักจะได้ยินโฆษณาอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยของค่ายต่าง ๆ  บอกถึงคุณลักษณะพิเศษ เช่น   ใช้เป็นเลขานุการส่วนตัว  มีระบบ iSecretary เป็นต้น 
 

Photobucket ชวเลข  ก็เป็นอีกคำหนึ่งที่อยู่คู่กับ เลขานุการ มาตั้งแต่ยุคแรก ๆ ของสำนักงาน เป็นภาษาเขียนเฉพาะ  แตกต่างจากอาชีพอื่น ๆ ใช้สำหรับการจดบันทึกตามคำบอกของเจ้านาย ถึงแม้จะมีอาชีพอื่นที่ใช้ชวเลขเช่นกัน ทั้งนักข่าว  พนักงานจดชวเลขในรัฐสภา แต่ชวเลขก็ยังเป็นเอกลักษณ์เฉพาะเลขานุการที่ถูกกล่าวถึงอยู่เสมอ
 

จากสี่องค์ประกอบหลักของสำนักงานได้แก่ งาน คน วัสดุอุปกรณ์สำนักงานและสถานที่  ได้พยายามแยกแยะให้ผู้อ่านมองเห็นข้อแตกต่าง หากไม่สังเกตหรือลงในรายละเอียดจะพบว่า งานเลขานุการกับงานสำนักงานเป็นงานอันหนึ่งอันเดียวกัน  อย่างไรก็ตามหากพนักงานสำนักงานได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในงานเลขานุการที่ระบุข้างต้น ก็เท่ากับได้ทำหน้าที่  เลขานุการ   กลับกัน “เลขานุการ”  ไปทำหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่ งานที่เจ้านายรับผิดชอบ งานสร้างและดูแลภาพลักษณ์เจ้านาย   เรื่องส่วนตัวเกี่ยวข้องหรือส่งผลต่อองค์กร  ท้ายที่สุดคงต้องบอกว่า  คุณได้ตำแหน่งอื่นแทนตำแหน่งเลขานุการไปแล้วนั้นเองp,p 

(ดาวน์โหลดเอกสาร pdf.)


 

   

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่ 11 พฤศจิกายน 2552
เอกสารประกอบการสอนวิชา การเลขานุการบริหาร 2 
หัวข้อ  การบริหารสำนักงาน เรื่อง ลักษณะของงานสำนักงาน

ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket Website อาชีพเลขานุการ   
Photobucket Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket การเลือกของขวัญให้กับเจ้านาย
Photobucket ความเกี่ยวข้องระหว่างตำแหน่ง Bodyman กับเลขานุการ
Photobucket เลขานุการกับพนักงานสำนักงานแตกต่างกันอย่างไร
Photobucket paperwork records information ในงานเลขานุการ
Photobucket เลขานุการ!...หรือคุณเป็นอีกคนหนึ่งแห่งต้นตอ  Climate Change
Photobucket คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา swot กันหรือไม่
Photobucket เลขานุการกับกระแสโลกร้อน

 


 

 Photobucket หน้าหลัก