Photobucket

[Text : Photo]

   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (18 ธันวาคม  2552)

อันเนื่องมาจาก เป็นช่วงเดือนแห่งเทศกาลของขวัญ ทั้งคริสต์มาส ส่งท้ายปีเก่าต้อนรับปีใหม่ หากเหยียบย่ำเข้าไปในงานหรือห้างต่าง ๆ จะมีบรรยากาศต้อนรับเทศกาลนี้อย่างคึกคัก และช่วงนี้เช่นกัน เลขานุการมักได้รับมอบหมายหรือมีหน้าที่โดยตรงในการไปคัดสรรเสาะหาของขวัญซึ่งจะทำอย่างไรให้ผู้รับของขวัญ  จากเจ้านายของเราประทับใจมากที่สุด ในที่นี้ผู้เขียนคิดหาวิธีการต่าง ๆ  มาเป็นประเด็นในพิจารณาเลือกของขวัญ ดังนี้

 

 Photobucket

 

Photobucket บุคคลที่รับของขวัญ (receiver or taker) ซึ่งได้พยายามแยกได้เป็นกลุ่ม ๆ ดังนี้  กลุ่มลูกค้าของเจ้านายป็นกลุ่มที่จะต้องติดต่อเกี่ยวข้องกับงานไม่ว่าจะทางตรงหรือโดยอ้อมก็ตาม  กลุ่มญาติและเพื่อน แยกเป็นญาติทางฝ่ายบิดามารดา  ญาติผู้ใหญ่ที่เจ้านายเคารพนับถือหรือมีพระคุณ กลุ่มเพื่อน ทั้งเพื่อนสนิทที่เกี่ยวข้องกับงานหรือเพื่อนร่วมงาน กลุ่มครอบครัว ซึ่งอาจจะเป็นภรรยา/สามี คนพิเศษของเจ้านาย หรือลูก ๆ

สิ่งที่เลขานุการต้องเสาะหาได้แก่  แหล่งข้อมูลเบื้องต้นสุดคือ จากตัวเจ้านายเอง ที่จะรู้ว่าใครต้องการหรือชอบสิ่งใด  หากเจ้านายไม่มีเวลาตรงนี้และมอบหมายหน้าที่นี้ให้  จึงเป็นภาระของเลขานุการที่จะต้องหาข้อมูลจากกลุ่มต่าง ๆ ข้างต้น เป็นต้นว่า  กลุ่มคนเหล่านี้ มีเลขานุการส่วนตัวหรือไม่ วิธีการที่จะติดต่อกับเลขานุการส่วนตัวของกลุ่มคนเหล่านี้  หากไม่มีต้องหาเครือข่ายจากผู้ร่วมงานหรือผู้ใกล้ชิด ญาติหรือคนสนิท  ผู้ที่เคยร่วมงานกันมาก่อน  การเข้าร่วมชมรม สมาคม หรือเครือข่ายเลขานุการก็ทำให้การทำงานครั้งนี้ง่ายขึ้น  และที่น่าสนใจคือ ในปัจจุบันได้มีอาชีพผู้ที่ทำหน้าที่ช่วยในการเลือกของขวัญที่ชื่อว่า  บริการผู้ช่วยช็อปปิ้ง (personal shopper)  ซึ่งบริการลักษณะนี้กำลังได้รับความนิยมในกรุงเทพฯ

 

Photobucket โอกาส (opportunity)  เลขานุการจะต้องได้ข้อมูลที่ชัดเจนว่า ของขวัญนั้นใช้ในเทศกาลช่น วันขึ้นปีใหม่  วันคริสต์มาส วันสงกรานต์ของไทย หรือหากเป็นศาสนาหรือประเพณีอื่น ก็ต้องให้ความสำคัญด้วย  สำหรับอกาส เช่น ฉลองเปิดสาขา/ร้านใหม่ แสดงความยินดีสำหรับการเลื่อนตำแหน่งความก้าวหน้า  ครบรอบวันแต่งงาน วันแซยิด  ฉลองสำเร็จการศึกษา เป็นต้น หากมีข้อมูลเหล่านี้ การเลือกของขวัญก็จะเฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้น   บางครั้งเลขานุการต้องสอบถามผู้ให้ข้อมูลฝ่ายผู้รับหรือการอ่านบัตรเชิญต่าง ๆ ให้ละเอียดรอบคอบ เช่น บางวาระจะระบุในบัตรเชิญว่า ไม่ต้องการของขวัญ หรือ ของขวัญทั้งหมดจะใช้บริจาคเพื่อการกุศลหรือประโยชน์สาธารณะ เป็นต้น

 

 Photobucket

Photobucket งบประมาณ (budget) การเลือกซื้อของขวัญมันเกี่ยวข้องโดยตรงกับค่าใช้จ่ายงบประมาณ  เจ้านายอาจจะมีความประสงค์ใช้งบส่วนตัวหรือเลือกใช้งบในส่วนของการบริหารสำนักงาน ก่อนอื่นจะต้องปรึกษาเจ้านาย  และเมื่อใดที่เป็นงบของการบริหารสำนักงาน ก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการจะต้องวางแผนการใช้ ตั้งงบประมาณหรือสำรองงบประมาณให้เพียงพอและเหมาะสมในแต่โอกาส วาระ   และหากมีการพิจารณาจำกัดงบประมาณใช้เท่าที่จำเป็น ต้องคิดเสมอว่า อะไรจะกระทบกับเจ้านายมากที่สุดก็ให้ตัดเป็นลำดับแรก  สิ่งที่สำคัญลำดับต่อมาคือ การเก็บหลักฐานทางการเงินสำหรับค่าของขวัญทุกครั้ง

 

Photobucket การจัดส่งของขวัญ (package) สอบถามข้อมูลว่า เจ้านายต้องการจะถือไปเองหรือต้องการให้เลขานุการไปด้วย หากถือไปเอง ก็ควรจะห่อหุ้มหรือบรรจุหีบห่อที่สามารถถอดหรือแกะสิ่งที่ห่อหุ้มได้สะดวก ตัวอย่างเช่น การให้เจ้านายผู้ชายถือช่อดอกไม้ บางท่านอาจจะไม่สะดวก ก็ต้องเตรียมแผนนี้ไว้ด้วย  การจัดส่งด้วยวิธีอื่น เช่น  ส่งโดยพัสดุไปรษณีย์ หรือใช้บริการส่งของบริษัทต่าง ๆ สิ่งที่ต้องคำนึงคือ  มีรายละเอียดชื่อที่อยู่ให้ชัดเจน การจัดส่งจะต้องมีหลักฐานการส่ง หากเป็นสิ่งที่ของที่อาจจะชำรุดสูญหายได้ง่ายจะต้องเลือกใช้บริการที่เหมาะสม

 

Photobucket การ์ดอวยพร (card) การส่งของขวัญนั้น การ์ดอวยพรที่แนบมากับของขวัญเป็นสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ควรมองข้าม ถือว่า เป็นธรรมเนียมที่ต้องปฏิบัติ  เลือกใช้การ์ดที่เหมาะสมกับวาระโอกาส  การเขียนอวยพรต้องระมัดระวังและตรวจทานให้ถูกต้อง การสะกดการันต์ เคาะวรรค  สำนวนที่ใช้ง่าย กระชับและไม่เยิ่นเย่อ  หากคิดว่เขียนแล้วลายมือไม่สวยหรืออ่านยาก ก็ต้องเลือกการ์ดที่พิมพ์คำอวยพรไว้แล้ว และอย่าลืมให้เจ้านายลงชื่อกำกับด้วยทุกครั้ง

 

 Photobucket

 

Photobucket ของขวัญ (gifts) ที่จริงของขวัญคงจะเป็นเรื่องแรกที่จะต้องกล่าวถึง สาเหตุที่นำมาเรียงลำดับไว้ท้ายสุดเพราะ หากได้รับทราบข้อมูลบุคคลที่จะรับของขวัญ  โอกาสของวาระเทศกาลที่จะมอบของขวัญ  งบประมาณ  การจัดส่งของขวัญ ก็เท่ากับว่า ช่วยให้การตัดสินใจเลือกได้ใกล้เคียงกับความต้องการทั้งผู้รับและผู้ให้  สร้างความประทับใจทั้งสองฝ่าย จากที่กล่าวมาข้างต้นนั้นคือ เรามีข้อมูลจากเลขานุการฝ่ายผู้รับหรือญาติ คนสนิท เพื่อนร่วมงาน ก็แสดงถึงความเอาใจใส่ในรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม

จากหลาย ๆ องค์ประกอบข้างต้น เราก็จะพบว่า การเลือกของขวัญนั้นเป็นเรื่อง  ความชอบที่แตกต่างกันไม่ว่าจะเป็น  รสนิยม วัย เพศ   กลิ่น  สี  ขนาด  น้ำหนัก  วิธีใช้  ความจำเป็นในการใช้งาน จนถึงภาระที่เกิดขึ้นตามมาหลังจากได้รับของขวัญ เช่น การเลี้ยงสัตว์ ปลูกต้นไม้  

สุดท้ายจะต้องรายงานรายละเอียดให้เจ้านายได้ทราบว่า ของชิ้นนั้นคืออะไร หากรายละเอียดมากเกินไป ให้สรุปลักษณะเด่น ๆ ของชิ้นนั้น เช่น ชนิด  สี ลักษณะพิเศษ เผื่อไว้สำหรับมีการทวงถามหรืออยู่ในหัวข้อสนทนา เจ้านายจะได้มีข้อมูล

 

เป็นอันว่า  การเลือกของขวัญให้กับใครสักคน ก็เป็นเรื่องค่อนข้างจะยุ่งยากซับซ้อนพอสมควร  ดังนั้น หากกำหนดหัวข้อกิจกรรมหรือข้อมูลตามลำดับข้างต้น  ก็คงจะทำให้การเลือกของขวัญนั้น สร้างความประทับใจให้กับผู้รับ สะท้อนให้เห็นถึงการทำหน้าที่อย่างมืออาชีพของเลขานุการ ในการสร้างหรือรักษาภาพลักษณ์ให้กับเจ้านาย  คำพูดที่ว่า  รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้ง  ใช้ได้กับกรณีนี้อย่างแน่นอนp

 

   


 บทความที่เกี่ยวข้อง :
Photobucket Website อาชีพเลขานุการ 
Photobucket Blog อาชีพเลขานุการ
Photobucket การเลือกของขวัญให้กับเจ้านาย
Photobucket ความเกี่ยวข้องระหว่างตำแหน่ง Bodyman กับเลขานุการ
Photobucket เลขานุการกับพนักงานสำนักงานแตกต่างกันอย่างไร
Photobucket paperwork records information ในงานเลขานุการ
Photobucket เลขานุการ!...หรือคุณเป็นอีกคนหนึ่งแห่งต้นต่อ  Climate Change
Photobucket คุณเป็นเลขานุการตามที่เขา swot กันหรือไม่
Photobucket เลขานุการกับกระแสโลกร้อน

 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดย phajae
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่ 12 ธันวาคม 2552
เขียน
เรื่องนี้ในช่วงส่งท้ายปีเก่าต้อนรับปีใหม่ 2552-2553
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 


Photobucket น้าแรก