Photobucket

 

 [Text : Photo]

    นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (9 ตุลาคม 2552)

 

ข้อคำถามนี้มาจากอีเมล ที่สงสัยและต้องการคำตอบ  เอาเป็นว่า ผู้เขียนขอตอบเฉพาะส่วนที่เป็นมารยาทการใช้อีเมลเกี่ยวข้องกับการทำงาน  ไม่ใช่อีเมลเรื่องส่วนตัว หรือถ้าคิดว่า เป็นวิธีการที่เหมาะสมจะนำมาปรับใช้ก็ไม่ว่ากัน   มารยาทในที่นี้  ได้เรียนรู้จากประสบการณ์เป็นผู้ส่งและผู้รับอีเมล พบว่า มีข้อควรพึงควรปฏิบัติและควรหลีกเลี่ยงหากจะต้องใช้อีเมล เพื่อเป็นมารยาทที่ดีในการทำงานสำนักงานยุคปัจจุบันที่นำเอาเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์ โดยไม่ตกเป็นทาสของมันแต่เพียงฝ่ายเดียว  และข้อสังเกตที่ได้จากการใช้อีเมลของเว็บไซต์ชื่อดัง (hotmail.com และ gmail.com) ไม่ได้เป็นอีเมลขององค์กรแต่อย่างไร  และต่อไปนี้ สิ่งที่ควรคำนึงถึงหรือจะเหมาเอาว่าเป็นมารยาท (กิริยาวาจาที่ถือว่าเรียบร้อย-พจนานุกรม)  การใช้ภาษาในอีเมล  ขอเรียงลำดับดังนี้
 

  Photobucket
ชื่ออีเมลเป็นตัวเลขทั้งหมด


bottom ชื่ออีเมล  การขอชื่ออีเมลฟรีทั้งหลาย บางครั้งไม่สามารถได้ชื่อตามที่เราต้องการ  ดังนั้น การตั้งชื่ออีเมลที่นำมาใช้งาน อย่าให้ชื่อมันแปลกพิสดาร ยากแก่ความเข้าใจหรือเป็นตัวเลขทั้งหมด จนหาตัวตนไม่เจอ เช่น pomsexy  658658 อะไรทำนองนี้ คนรับก็รู้สึกประหลาดใจระคนสนเท่ห์ไปด้วย  ยกเว้นอีเมลของหน่วยงาน การซ้ำของชื่อมีน้อยก็ให้ระบุชื่อจริงตรงตัวได้เลย  สาเหตที่เอ่ยเรื่องนี้ขึ้นมาเพราะมันจะโยงไปถึงการบอกชื่ออีเมลให้กับผู้อื่นผ่านการสนทนา เช่น ต้องบอกชื่ออีเมลทางโทรศัพท์  เสียง ที เสียง อี หรือบอกตัวเลข อาจทำให้เขียนชื่ออีเมลผิดพลาดไม่ถึงมือผู้รับ  ดังนั้น  การบอกชื่ออีเมล ควรใช้  airline code ช่วย

 

Photobucket
อีเมลกำหนดชื่อเรื่องให้ทำงาน โดยไม่เขียนข้อความ

Photobucket
อีเมลที่ตั้งชื่อเรื่องไม่ชัดเจน

Photobucket

 
 อีเมลไม่มีชื่อเรื่อง
 

bottom ชื่อเรื่อง   การส่งข้อความทางอีเมล ต้องระบุชื่อเรื่องทุกครั้ง  แม้บางเว็บไซต์ไม่ระบุชื่อเรื่องก็สามารถส่งได้  การระบุชื่อเรื่องต้องสั้น กระชับได้ใจความ  เช่น  ส่งรายงานการประชุม   แจ้งสถานที่นัดหมาย  ขอที่อยู่  รับสมัครงาน ฯลฯ  ไม่ควรให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้เช่น  ไม่มีชื่อเรื่อง, ไม่มีหัวเรื่อง,  (none) เป็นต้น ซึ่งบางครั้งผู้รับเห็นว่า ไม่สำคัญหรือมีจำนวนอีเมลในกล่องข้อความมาก ก็ไม่เปิดอ่าน เผลอ ๆ อาจจะลบทิ้งไป และสิ่งที่ต้องปามอีกอย่างในการเขียนชื่อเรื่อง คือ  บอกแต่ชื่อเรื่อง แต่ไม่ปรากฏข้อความอะไรทั้งสิ้น

 

Photobucket



 

bottom ข้อความ   หากเกี่ยวข้องกับการทำงานหรือลักษณะที่เป็นทางการขึ้นมาหน่อย อาจจะนำเอารูปแบบของหนังสือราชการภายใน ถ้าไม่นับหัวกระดาษบันทึกข้อความ จะมีส่วนประกอบดังนี้   คำขึ้นต้น  ข้อความ  (ไม่มีคำลงท้าย)  ลงนามและตำแหน่ง

* คำขึ้นต้น  คำว่า เรียน ใช้กับบุคคลทั่วไป ยกเว้น ในตำแหน่งเฉพาะบางกลุ่มใช้ กราบเรียน (เช่น นายกรัฐมนตรี ประธานสภาผู้แทนราษฎร์ ฯลฯ)  ต่อด้วยใช้คำนำหน้านาม (นาย, นาง, นางสาว) หรือคำว่า คุณ ตามด้วยชื่อผู้รับหรือนามสกุล (ถ้ามี)
* ข้อความ  ใส่เนื้อหาที่เป็นสาระสำคัญ  สั้น ๆ กระชับ  หากมีสิ่งที่ส่งมาด้วยก็ให้ระบุในข้อความ แล้วอย่าลืมแนบไฟล์
 (attach file)  บอกไฟล์ให้ชัดเจน เช่น ชนิดของไฟล์ ชื่อไฟล์พร้อมทั้งจำนวนด้วย  นอกจากนี้ ถ้าต้องการให้ตอบรับอีเมล  ควรแสดงข้อความยันยืน การรับหรือให้ตอบอีเมล กลับด้วย ตัวอย่างเช่น หากได้เอกสารเรียบร้อยแล้ว กรุณาแจ้งกลับด้วย จะขอบคุณยิ่ง
*ไม่มีคำลงท้าย  หากจะต้องการขอบคุณและแสดงความประสงค์อะไรก็ให้กำหนดไว้ในข้อความ  จะไม่ใส่คำลงท้ายต่าง ๆ เหล่านี้ เช่น ขอแสดงความนับถือ  
* ลงชื่อและตำแหน่ง   ให้ลงชื่อเต็มของผู้เขียนอีเมล และหากมีตำแหน่งก็ให้ลงไว้ด้วย


bottom รูปแบบการพิมพ์   การพิมพ์อีเมล ใช้วิธีการพิมพ์ชิดกั้นหน้าทุกส่วน   รูปแบบนี้สังเกตจากวิธีการพิมพ์ ในอินเทอร์เน็ต ทั้งข้อความที่ลงเป็น ข่าว บทความในเว็บไซต์ หรือบล็อก (Blog)  ส่วนใหญ่จะพิมพ์ชิดกั้นหน้าหมด  ซึ่งน่าจะยึดรูปแบบเดียวกัน   ขนาดตัวอักษรให้ใช้ขนาดกลาง (medium) ไม่ใช้ขนาดใหญ่ (large หรื largest) จะเท่ากับเป็นการตะโกน เช่นเดียวกับมารยาทการใช้ภาษาอังกฤษในอีเมล ที่เลี่ยงใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ (capital letter) ทั้งหมด    และสีให้ใช้สีดำ นอกจากต้องการจะเน้นข้อความสำคัญ อาจจะใช้สีอื่นหรือขนาดตัวอักษรที่หนาหรือใหญ่ขึ้น  โดยอนุโลม


 

 Photobucket



bottom การแนบไฟล์ (attach file เมื่อมีเอกสารหรือรูปภาพแนบมากับอีเมล  บางอีเมลจะระบุจำนวนไว้ให้เห็นเด่นชัด ดังเช่นตัวอย่าง “สิ่งที่แนบมา 5 รายการ”  และหากมีจำนวนมาก ควรสร้างอีเมลฉบับใหม่ เพื่อช่วยป้องกันการความสับสนหรือดาวน์โหลดเอกสาร-รูปภาพไม่ครบ   อีกวิธีคือ ระบุชื่อเอกสารหรือรูปภาพ  อาจจะตั้งชื่อ เช่น รูปภาพ1  รูปภาพ2 .... ตามลำดับ  กรณีที่เป็นผู้รับดาวน์โหลดแล้วไม่สามารถอ่านหรือข้อความไม่ชัดเจน ก็ต้องรีบติดต่อผู้ส่งด้วยเช่นกัน

bottom การสะกดคำ   ข้อความในอีเมล ต้องตรวจทานการสะกดคำ การแบ่งวรรคตอน การแบ่งคำ อย่างละเอียด ถี่ถ้วนและถูกต้อง   บ่อยครั้งที่พบ ข้อความที่ส่งมาทางอีเมล ตกหล่นหรือสะกดคำไม่ถูกต้อง ความหมายของข้อความหากเดาก็ทำได้ไม่ยากนัก แต่ถือว่า ผิดมารยาทที่ดีในการส่งข้อความ มองดูเหมือนละเลยและไม่ตั้งใจในการทำงาน

bottom การตอบรับ  ควรตอบรับอีเมลทุกฉบับ หากมีข้อความ  มีสิ่งที่แนบมา (attach file) ไม่ครบ ต้องรีบติดต่อผู้ส่งอีเมลทันที อาจจะด้วยทางอีเมลหรือถ้าเป็นเรื่องด่วนหรือสำคัญมาก ก็ให้ติดต่อทางโทรศัพท์ และการตอบรับก็ให้ยึดหลักเช่นเดียวกับการเขียน  โดยการใช้คำสั่ง  “ตอบกลับ” หรือ “ตอบ”  ซึ่งผู้รับจะได้รับคำว่า  RE : (ต่อด้วยชื่อเรื่อง) ในกล่องข้อความ หรือ กล่องขาเข้า  และหากจะต้องตอบกลับในเรื่องเดียวกัน ก็ให้ใช้คำสั่ง “ตอบกลับ” หรือ “ตอบ”  อีกครั้งหนึ่ง โดยไม่ต้อง “สร้าง” หรือ “เขียนจดหมาย”  ใหม่ เพื่อให้ผู้รับได้ทบทวนเรื่องเดิม ไม่ต้องเสียเวลาค้นเรื่อง   อย่างไรก็ตามหากจะต้องมีการติดต่อกันในอีเมลฉบับเดิมอีก ไม่ควรเกิน 3 ครั้งเพราะข้อความจะยาวติดกันเป็นหางว่าว   ข้อที่ควรระวังคือ  หากเป็นเรื่องใหม่ และจะต้องติดต่อชื่ออีเมลเดิม  ควร “สร้าง” หรือ “เขียนจดหมาย”  ใหม่

คำตอบทั้งหมดข้างต้น ต้องขอย้ำอีกครั้งว่า เป็นมารยาทสำหรับใช้กับการทำงาน  อาจจะเกี่ยวข้องกับภาษาในอีเมลบ้างบางส่วน ไม่ใช่เป็นประโยคหรือข้อความที่อยู่ในรูปของสำนวนภาษา  แต่ต้องการสื่อให้เห็นถึงการใช้ภาษาในแต่ละส่วนของอีเมล ที่ถูกละเลยไม่เห็นความสำคัญ จนหลายคนคิดว่าเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ  สังเกตได้จากบ่อยครั้งที่ผู้เขียนได้รับอีเมลในลักษณะเหมือนกำลังถูก ข่มขู่ บังคับ โดยที่ผู้ส่งอีเมลไม่รู้สึกรู้สาอะไรเพราะทำจนติดเป็นนิสัย ซึ่งเจตนาที่แท้จริงอาจจะไม่ได้ต้องการสื่อสารดังภาษา และสำนวนที่เขียนขึ้นมา ดังนั้น ลองมาปรับวิธีการใช้ซึ่งก็ไม่ได้เสียหายอะไร หนำซ้ำเป็นการฝึกทักษะการใช้งานอีเมลจนติดเป็นนิสัย ทำด้วยความเต็มใจของผู้ส่งและเกิดความปลื้มใจจากผู้รับp,p (ดาวน์โหลดเอกสาร pdf)

 
แสดงความคิดเห็นได้ที่นี่:

 


อ้างอิง
:

1.  พิมพร  ศะริจันทร์ 
ข้อคิดจากอินเทอร์เน็ตและอีเมลที่ผู้สอนไม่ควรมองข้าม (7 ตุลาคม 2552) http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornemail.htm
2.  พิมพร  ศะริจันทร์  ถ้าเลขานุการไม่มีอีเมล 
(7 ตุลาคม 2552)  http://lakhanukarn.blogspot.com
3.  พิมพร  ศะริจันทร์  ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ (7 ตุลาคม 2552) http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text/e-secretary.htm
4.  พิมพร  ศะริจันทร์  เลขานุการกับการใช้อีเมล
(7 ตุลาคม 2552) http://pimporn.nsdv.go.th/commerce/text2008/e-secretary2.htm
 

บทความที่เกี่ยวข้อง :
bottom Website อาชีพเลขานุการ 
bottom Blog อาชีพเลขานุการ
bottom อีเมลแบ่งเบาภาระงานเลขานุการได้อย่างไร
bottom มารยาทการใช้ภาษาในอีเมล
bottom ปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) กับงานเลขานุการ
bottom เลขานุการกับการใช้อีเมล
bottom ข้อคิดจากอินเทอร์เน็ตและอีเมลที่ผู้สอนไม่ควรมองข้าม
bottom ถ้าเลขานุการไม่มีอีเมล



 
 


 
Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่ 6 ตุลาคม 2552
บทความนี้เกิดจาก
จากอีเมลคำถามของคุณ  tan n (zcye_nymph@hotmail.com)
15  กันยาย 2552 สอบถามเรื่อง มารยาทการใช้ภาษาในอีเมล
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 

 bottom  หน้าหลัก (Home)