คู่มืองานสำนักงาน (office manual)
   เรื่อง : ภาพประกอบ   นางสาวพิมพร   ศะริจันทร์ (23 มกราคม 2552)


 

 

มีใครเคยคิดถึงเรื่องนี้กันบ้าง เมื่อมาทำงานอยู่ในสำนักงาน เราเกี่ยวข้องกับคู่มือต่าง ๆ  เริ่มจากชีวิตประจำตัว เช่น คู่มือการใช้โทรศัพท์  ไปจนถึงชีวิตการทำงานในสำนักงานคู่มือที่หยิบมาใช้ก็คงจะไม่พ้นใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานเมื่อติดขัดจะแก้ไขเบื้องต้นหรือหาวิธีการใช้  หากถามถึงว่า คุณเคยใช้คู่มืองานสำนักงาน หลาย ๆ คนจะทำหน้างงๆ ว่า  แล้วมันคืออะไรกัน
 

คู่มืองานสำนักงานได้แก่ คู่มือองค์การ  คู่มือนโยบาย  คู่มือบุคลากร คู่มือกระบวนการปฏิบัติงาน คู่มือการปฏิบัติเฉพาะอย่าง (ศิริวรรณ เสรีรัตน์และสมชาย หิรัญกิตติ, 2537, หน้า 201) ตลอดจนคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงาน   สรุปได้ว่า เป็นคู่มือที่พนักงานจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานและที่เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน   ประโยชน์คู่มือ มีตำราที่ได้พูดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากหลายสำนักพิมพ์ ในที่นี้จะไม่ขอกล่าวถึง แต่จะกล่าวถึงสิ่งที่พบเห็นการใช้คู่มืองานสำนักงาน  ว่าเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้หรือไม่




Photobucket

 

botto สำนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้จัดทำคู่มือการทำงาน แต่จะใช้วิธีการปฐมนิเทศสำหรับพนักงานใหม่ หรืออาจจะทำเอกสารประกอบการนิเทศ แต่ไม่ได้รวบรวมไว้เป็นคู่มือการทำงาน  หากมีระเบียบหรือกฎเกณฑ์อะไรเปลี่ยนแปลง อาจจะติดประกาศหรือแจ้งเวียนให้ทราบเพื่อเป็นแนวปฏิบัติแต่ละครั้งไป

botto พนักงานสำนักงานไม่นิยมใช้คู่มือ  เอาง่ายที่สุดยกตัวอย่างเช่น  คู่มือสำหรับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานเมื่อมีปัญหาเบื้องต้นส่วนใหญ่จะทดลองทำเอง หากสุดวิสัยก็จะโทรศัพท์เรียกหาช่างซ่อมที่ให้บริการหลังการขาย  ซึ่งก็มีกรณีที่หลายคนคิดว่า ไม่อยากจะศึกษาคู่มือเพราะมีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อน  ยังไม่นับรวมคู่มืองานสำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของพนักงานที่หลายคนละเลย ทั้ง ๆ ที่เป็นผลประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง  ไม่ว่าจะเป็นสิทธิการลา  การได้รับการคุ้มครองค่ารักษาหรืออื่น ๆ 

botto พนักงานไม่ได้รับการปฐมนิเทศ มีสำนักงานหลายแห่งรับพนักงานเขามาทำงานแต่ไม่มีระบบการปฐมนิเทศที่ดี ให้พนักงานไปเสาะแสวงหาด้วยตัวเอง   หากได้คำนึงเรื่องนี้ จะพบว่า ถ้าได้ทำคู่มือที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานให้ดีและเป็นปัจจุบัน พนักงานก็มีแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง ไม่ต้องเสียเวลากับฝ่ายบุคลากรหรือทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องมานั่งคอยตอบปัญหาเบื้องต้นต่าง ๆ จะได้เกิดภาพพจน์ที่ดีทั้งงานบุคลากรและองค์กรด้วย

botto คู่มือไม่เป็นปัจจุบัน  คู่มืองานสำนักงานไม่มีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เนื่องจากอาจจะด้วยการละเลยไม่เอาใจใส่ของผู้รับผิดชอบในการจัดทำคู่มือ เมื่อมีเรื่องใหม่ก็ทิ้งเรื่องไว้ไม่รวบรวมไว้เป็นแหล่งสำหรับการค้นคว้าอ้างอิง จึงได้ยินบ่อย ๆ ว่า  ระเบียบกฎเกณฑ์นั้นล้าสมัยไปแล้วหรือทำผิดกฎเป็นต้น

botto ระบบการจัดเก็บคู่มือ  คู่มืองานสำนักงานบางครั้งเก็บไว้ในหิ้ง หรือซุกซ่อนไว้ชั้นในสุดของลิ้นชัก ใครจะเรียกหาใช้ทีต้องใช้เวลาค้นนานหรือหาไม่เจอ ทั้ง ๆ ที่การเก็บคู่มืองานสำนักงานนั้นจะต้องอยู่ใกล้ตัวผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ที่สุด  หยิบได้ง่าย หายก็รู้

botto การครอบครองคู่มือ  ให้เป็นสมบัติส่วนตัว หากคู่มือนั้นไม่มีความจำเป็นต้องแจกทุกคน  การที่คนใดคนหนึ่งเก็บไว้ไม่ให้ใครแตะต้องได้ เช่นเดียวกันกับที่ ก็มีคนในสำนักงานบางประเภทที่ต้องการให้คนอื่นเห็นความสำคัญของตัวเองว่า เป็นผู้ที่ยึดระเบียบกฎเกณฑ์เป็นของตัวเอง  หากอยากรู้อยากเห็นต้องปรึกษาได้แค่คนคนเดียวเท่านั้น ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วงสำหรับสำนักงานแห่งนั้นเช่นกัน  จุดมุ่งหมายของคู่มือจะต้องทำอย่างไรให้พนักงานสำนักงานอ่านและใช้ประโยชน์จากมันให้มากที่สุด

botto รูปเล่มของคู่มือ  คู่มือสำนักงานควรออกแบบให้น่าอ่าน  ทนทานสำหรับการใช้งานหากเป็นคู่มือที่ใช้ร่วมกัน  ขนาดของคู่มือสามารถหยิบใช้ได้สะดวก ไม่หนาหรือหนักเกินไปยากแก่การใช้งาน

botto คู่มือภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะคู่มือเกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  ก่อนหน้านี้ยากที่จะพบเห็นเป็นภาษาไทย  หลังจากนั้นมาเมื่อสินค้าเหล่านั้นมาเปิดอย่างเต็มตัวในบ้านเรา ก็เริ่มมีคู่มือที่เป็นภาษาไทย อาจจะเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่นิสัยคนไทยไม่นิยมอ่านคู่มือจนติดมาถึงปัจจุบัน
 

 

office manual


 

วิธีการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงาน

ในฐานะที่เลขานุการเป็นพนักงานสำนักงานคนหนึ่ง ดังนั้น จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาททั้งการเป็นผู้ใช้คู่มืองานสำนักงาน การที่จะทำให้คู่มือนั้นทันสมัยเหมาะสมกับการใช้งานได้จริงและเก็บรักษาดูแลให้คู่มืองานสำนักงานนั้นเรียกหาใช้ได้ทันทีที่ต้องการ ซึ่งประการหลังเป็นหน้าที่โดยตรงของเลขานุการนั้นคือ การจัดเก็บเอกสาร ซึ่งมีข้อที่จะเสนอแนะในการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงานดังนี้

botto เก็บคู่มืองานสำนักงานไว้เฉพาะตัวและเก็บไว้ใกล้ตัวให้มากที่สุด  หยิบได้ทันทีที่ต้องการ หากเป็นคู่มือที่จะต้องใช้ร่วมกันจะต้องตกลงกันว่า  มุมหรือจุดใดที่จะต้องเก็บคู่มือ  ซึ่งทุกคนก็สามารถหยิบใช้ร่วมกันได้

botto กรณีที่มีกฎระเบียบหรือประกาศต่าง ๆ ใหม่ล่าสุดที่จะต้องปฏิบัติและเป็นแนวทางให้พนักงานทุกคน เมื่อมีเพิ่มเติมจากคู่มือ จะต้องเก็บรวบรวมไว้ในแฟ้มเฉพาะเรื่องนี้  สำหรับไว้จัดทำคู่มือใหม่เพิ่มเติม กรณีที่สำนักงานมีงบประมาณและเห็นว่า เรื่องนี้จะต้องทำ  หรือหากเห็นว่า ยังไม่มีความจำเป็นก็เก็บรวมไว้เป็นแฟ้มเฉพาะเรื่อง  “คู่มืองานสำนักงาน”

botto สร้างจิตสำนึกในการใช้คู่มืองานสำนักงาน  นั่นคือ เมื่อใช้งานเสร็จจะต้องเก็บไว้ที่เดิม หรือไม่ละเลยเมื่อพบว่า มีคนที่นำวางทิ้งไว้ที่อื่น  ก็ต้องเก็บให้กลับมาไว้ที่เดิม อย่าบอกว่าธุระไม่ใช่

botto สำรองข้อมูลของคู่มืองานสำนักงานหรือสำรองคู่มืองานสำนักงานไว้  หากสูญหายก็สามารถมีข้อมูลเดิมสำรองอยู่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงก็สามารถปรับเปลี่ยนได้บางส่วนไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด หรือกรณีที่หายก็มีสำรองไว้ใช้ได้ แต่คงจะไม่ต้องเก็บไว้เป็นจำนวนมากให้สิ้นเปลืองงบประมาณและสถานที่จัดเก็บ

botto นำเทคโนโลยีมาใช้ในการเก็บคู่มือ  อาจจะใช้เว็บไซต์ของสำนักงานเป็นที่เผยแพร่และแหล่งเก็บคู่มืองานสำนักงาน  หากพนักงานต้องการใช้สามารถค้นหาเข้าถึงได้ง่าย แม้ว่าไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม รวมถึงการทำระบบติดต่อโดยนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาปรับระบบข้อมูลข่าวสารให้ทันสมัยรวดเร็วเพื่อให้พนักงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ในทุกสถานการณ์

 

คู่มืองานสำนักงานเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ถึงแม้วันนี้คู่มืออาจจะไม่ได้มีเฉพาะเป็นรูปเล่มกระดาษเหมือนก่อนเก่า มีคู่มือที่เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาเพิ่มเติม  ทั้งนี้ การจัดระบบการเก็บที่ดีและทันสมัยเท่าไรก็ตาม หากคู่มือเหล่านั้นยังวางอยู่ไม่หยิบขึ้นมาและปฏิบัติตาม  ก็คงจะเป็นการสูญเปล่าในการจัดทำ และยิ่งเมื่อหันมามองสิ่งที่ต้องเสียเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์ขององค์กรหรือแม้แต่ของพนักงานเองจากการละเลยไม่ใช้คู่มืองานสำนักงานแล้ว เมื่อรวมกันอาจจะมีมูลค่าของต้นทุนที่สูงลิบลิ่ว ที่ทุกฝ่ายไม่ควรมองข้ามไปได้เลย

 

เอกสารอ่านเพิ่มเติม :
กุลประภัสสร์  โกละกะ, การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานสำหรับเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน,  กทม.
: กองวิชาการและแผนงาน, กรมการพัฒนาชุมชน, กระทรวงมหาดไทย, 2550.
การจัดการความรู้พัฒนาชุมชน,
http://www.cdd.go.th/kmcd/show_pdf.php?id=013801&order=5 (22 มกราคม 2552)
คู่มือการปฏิบัติงาน,
http://medicine.swu.ac.th/webmed/qa/manual.ppt#2 (22  มกราคม 2552)
เสถียร  คามีศักดิ์, คู่มือปฏิบัติงาน
http://www.nurse.cmu.ac.th/secadmin/WEbpersonunit/description/Book%20C.ppt#3 (22 มกราคม 2552)
ศิริวรรณ เสรีรัตน์และสมชาย หิรัญกิตติ, การบริหารสำนักงานแบบใหม่, กรุงเทพฯ
: สำนักพิมพ์พัฒนาศึกษา, 2537.


บทความที่เกี่ยวข้อง:
botto Website อาชีพเลขานุการ   
botto Blog อาชีพเลขานุการ


 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์
แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่  20  มกราคม  2552
เป็นเอกสารประกอบการบรรยายเรื่อง  การควบคุมสำนักงานโดยการใช้คู่มืองานสำนักงาน
วิชาการเลขานุการบริหาร 2  สำหรับนักศึกษาสาขาวิชา บริหารธุรกิจ-เลขานุการ
คณะบริหารธุรกิจและศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ล้านนา

ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 


 ª  หน้าหลัก (Home)