วิธีควบคุม
ค่าถ่ายเอกสารในสำนักงาน

     เรื่อง : ภาพประกอบ  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (4 กุมภาพันธ์ 2552) 


 


 

ในปัจจุบัน ความสะดวกในการถ่ายเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว จึงทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บางครั้งถือว่า ไม่จำเป็นแทรกอยู่ อาจจะเพราะว่า ถ่ายเอกสารมากเกินความจำเป็น หรือถ่ายออกมาแล้วใช้งานไม่ได้เนื่องจากใช้เครื่องไม่เป็น เราจะพบจำนวนของเอกสารที่วางกองไว้ข้าง ๆ เครื่องถ่ายเอกสารหรือกล่องสำหรับเก็บเอกสารที่มีร่องรอยของเอกสารที่ถ่ายแล้วไม่ได้ใช้อยู่เสมอ    

ค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำนักงานไม่ควรมองข้าม  จะด้วยกระดาษที่ถ่ายเอกสาร  ค่าไฟฟ้าที่ใช้ในการถ่าย  ผงหมึกหรือวัสดุอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเมื่อคิดเป็นตัวเลขแล้ว ทุกสำนักงานจะเห็นว่า เป็นเรื่องที่จะต้องช่วยกันลดภาระนี้ ไหนจะใช้มาก ทั้งกระดาษและผงหมึก ก็เป็นตัวการอีกอย่างที่ทำให้โลกร้อนได้เช่นกัน จุดเล็ก ๆ ที่ไม่ควรมองข้ามนี้  ต้องมาดูว่า อะไรที่จะต้องมาคิดคำนึงกันบ้างในการลดค่าใช้จ่ายหรือควบคุมการถ่ายเอกสารในสำนักงานได้   ในที่นี้จะดูจากปัจจัย 3 ตัวด้วยกันได้แก่  กระดาษถ่ายเอกสาร   เครื่องถ่ายเอกสาร   คนถ่ายเอกสาร (พนักงานสำนักงาน)  มีรายละเอียดดังนี้

  
copier 

 

กระดาษที่ใช้ถ่ายเอกสาร

bottom ลักษณะของกระดาษ  กระดาษสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารจะมีลักษณะที่แตกต่างกัน ตั้งแต่จำนวนแกรมของกระดาษ ยิ่งกระดาษที่มีแกรมหนา ก็จะมีราคาแพงยิ่งขึ้น ดังนั้น ต้องคำนึงถึงชนิดของงานที่จะนำเอกสารไปใช้ว่าต้องการให้งานออกมาในลักษณะใด  ทั้งนี้ ยังมีชนิดของกระดาษด้แก่  กระดาษขาวแบบเคลือบ กระดาษถนอมสายตา กระดาษแข็ง กระดาษ reused กระดาษอัดสำเนา  เหตุที่ต้องกล่าวถึงชนิดของกระดาษเพราะว่า มีการใช้กระดาษที่ไม่เหมาะกับเครื่องถ่ายเอกสารเช่น นำกระดาษชนิดแข็งหรือกระดาษอัดสำเนามาใช้กับเครื่องทำให้เครื่องทำงานหนักและกระดาษติด  หากผู้ถ่ายเอกสารไม่มีความรู้เบื้องต้นหรือมีความเชี่ยวชาญ ก็อาจจะแก้ปัญหาแบบผิด ๆ ทำให้เครื่องชำรุดเสียหายได้

bottom ขนาดของกระดาษ  จะพบว่า การถ่ายเอกสารใช้กระดาษที่ผิดขนาดเป็นจำนวนมากหาก เครื่องถ่ายเอกสารนั้นจะปรับขนาดของการถ่ายให้เท่ากับชนิดของกระดาษที่บรรจุอยู่ในถาดรองกระดาษ เช่น การถ่ายบัตรประจำตัวประชาชนบางเครื่องเมื่อวางบัตรฯ  แล้วเครื่องจะกำหนดให้มีขนาดเล็ก  ทำให้คนถ่ายเอกสารต้องถ่ายใหม่อีก ซึ่งทำให้สิ้นเปลืองและสูญเสียทรัพยากรได้  หรือการตั้งปุ่มถ่ายเอกสารที่มีขนาดใหญ่แตกต่างกับต้นฉบับแล้วไม่ได้ตรวจสอบก่อนถ่ายทำให้ถ่ายออกมาผิดขนาด

bottom ราคากระดาษ  ปัจจุบันมียี่ห้อของกระดาษถ่ายเอกสารออกมาในท้องตลาดให้ผู้ใช้ได้มีโอกาสเลือกมากมายหลายยี่ห้อ  ราคาของกระดาษต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่า จำนวนกระดาษต่อรีม (500 แผ่น) ครบหรือไม่ และเนื้อของคุณลักษณะของกระดาษ ความชื้นของกระดาษในช่วงฤดูฝน เป็นอีกสาเหตุที่ทำให้เครื่องต้องทำงานหนักเช่นกัน ดังนั้น หากเลือกกระดาษที่มีคุณภาพดี  ผลงานที่ออกมาดีและได้ครบตามต้องการ ไม่ต้องถ่ายซ่อมหรือถ่ายเพิ่ม ก็เป็นการประหยัดได้อีกทางหนึ่ง

 
 copier

 
เครื่องถ่ายเอกสาร

bottom ลักษณะของการใช้งาน  การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารต้องดูว่า ลักษณะของงานในสำนักงานนั้น ๆ  ว่า จำเป็นต้องใช้เครื่องขนาดไหน หรือว่าใช้วิธีจ้างหน่วยงานอื่นจะสะดวกกว่าหรือไม่ และหากต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ชนิดของเครื่องก็ต้องแตกต่างกันออกไป

bottom คุณสมบัติหลายอย่างภายในเครื่องเดียว  มีเครื่องถ่ายเอกสารที่รวมเอาทั้งการถ่ายเอกสาร การพิมพ์ การสแกน และแฟกซ์อยู่ในหนึ่งเครื่อง ซึ่งเครื่องแบบนี้เหมาะกับการผลิตเอกสารที่มีจำนวนไม่มากนัก และพบว่า เครื่องแบบนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้จำนวนหนึ่ง เพราะมีขั้นตอนการใช้ที่มีลำดับความยุ่งยากพอสมควร ดังนั้น คู่มือจะต้องอยู่ใกล้กับเครื่องให้มากที่สุดหรือจะต้องให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต้องใช้เครื่องนี้  มาฟังการสาธิตร่วมกันจากหน่วยบริการที่ให้ความรู้  และหากมีพนักงานใหม่ก็ต้องอธิบายขั้นตอนการใช้ให้เข้าใจเช่นกัน

bottom การเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร  สิ่งที่จะต้องคำนึงถึงได้แก่  ราคา หากเครื่องราคาถูกแต่อุปกรณ์ที่จะต้องใช้พ่วง เช่น หมึกมีราคาแพงและใช้งานได้จำกัดครั้งก็เป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายในระยะยาว  ยี่ห้อ/รุ่น ที่ขายในท้องตลาดที่ออกมามากมายต้องดูว่า เป็นยี่ห้อที่ผลิตเครื่องถ่ายเอกสารหรือผลิตสินค้าอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องแลบริการหลังการขายในท้องที่ให้บริการด้วยความสะดวกและรวดเร็ว

bottom การจ้างเหมาบริการ  เป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการควบคุมการใช้จ่ายในการใช้เครื่องถ่ายเอกสารได้อีกวิธีหนึ่ง อย่างน้อยก็กันการถ่ายเอกสารที่ไม่จำเป็นได้ระดับหนึ่ง อีกทั้งยังเป็นการประกันว่า คุณภาพของงานได้กรองมาแล้ว ลดภาระค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเครื่อง  ในที่นี้ก็รวมถึง การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร โดยที่สำนักงานไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอง จะได้ใช้เครื่องถ่ายที่พร้อมใช้งานเพราะการบำรุงรักษาเป็นหน้าที่ของบริษัทที่รับผิดชอบอยู่แล้ว


bottom วิธีการใช้  การควบคุมการถ่ายเอกสารซึ่งจะหาวิธีการที่ทำให้สำนักงานใช้ประโยชน์จากเครื่องถ่ายเอกสารให้คุ้มค่าและประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งระยะสั้นและระยะยาว  เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นต่าง ๆ ที่ใช้อยู่จะประกอบไปด้วยปุ่มที่หลากหลาย และมีอยู่ปุ่มหนึ่งที่น่าสนใจที่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้นั้นคือ ปุ่ม power saver  เครื่องถ่ายเอกสารในยุคนี้น่าจะมีปุ่มนี้ เพราะเป็นการลดการใช้พลังงาน ที่หลายองค์กรในความสำคัญในยุคที่กระแสลดภาวะโลกร้อนที่ต่างฝ่ายต่างต้องพึ่งพาและช่วยเหลือกันที่เป็นทั้งระบบ ดังนั้น หากจะมีการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารก็น่าจะเป็นอีกจุดหนึ่งที่ควรพิจารณา
 

copier

 
พนักงานสำนักงาน

bottom จิตสำนึกของพนักงานสำนักงาน  บ่อยครั้งที่มีหลายคนคิดว่า การถ่ายเอกสารเป็นเพียงค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ  ไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายในระยะยาวที่จะต้องสิ้นเปลือง ทั้งที่สามารถใช้ระบบอื่นแทนได้ เช่น  หากสำนักงานนั้นมีระบบสำนักงานอัตโนมัติ ก็สามารถใช้อีเมลหรือเว็บไซต์เพื่อส่งเอกสารเพื่อใช้ในการติดต่อหรือเป็นข้อมูลในการทำงานได้  ขณะเดียวกันพนักงานที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสารจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขหรือข้อตกลงของสำนักงานจนเป็นปกตินิสัย โดยไม่ต้องมีการออกกฎหรือข้อบังคับในการใช้ ให้คิดเสมอว่า เครื่องนั้นเป็นของส่วนรวมและต้องช่วยกันดูแลรักษา

bottom การใช้คู่มือ   คู่มือเครื่องถ่ายเอกสาร จะต้องสามารถหยิบใช้ได้สะดวกและหาได้ง่าย  การที่มีกระดาษติดขัดในเครื่องจะต้องรู้วิธีเบื้องต้นในการนำกระดาษออกจากเครื่อง เพราะเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบันมีระบบอิเล็กทรอนิกส์มากมายเป็นชิ้นส่วนเล็ก ๆ และอาจจะชำรุดได้ง่ายหากไม่รู้วิธีใช้   หากไม่สามารถจะทำอย่างไรก็ต้องเรียกผู้ที่ใช้เป็นมาช่วยอธิบายวิธีการใช้ให้ถูกต้อง และการศึกษาคู่มือการใช้ก็เป็นสิ่งจำเป็น  ยังไม่นับเรื่องที่ว่า ในสำนักงานมีคู่มือที่ยังใหม่ไม่มีรอยหยิบใช้งานเลยก็มี

bottom วิธีการถ่ายเอกสาร  พนักงานสำนักงานที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร หากเป็นเอกสารที่เย็บติดกันเป็นชุด และจะต้องแกะลวดเย็บหรือมีลวดเสียบกระดาษ จะต้องทิ้งเศษลวดเย็บในถังขยะและเก็บลวดเสียบกระดาษไว้ให้เรียบร้อย เพราะวัสดุข้างต้นมีขนาดเล็ก สามารถเล็ดลอดเข้าไปภายในเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งอาจจะทำให้เครื่องชำรุดและต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมเครื่อง

bottom สุขภาพของพนักงานสำนักงาน  เกี่ยวข้องกับเครื่องถ่ายเอกสารนั้นคือ  การที่สำนักงานนำเครื่องถ่ายเอกสารเข้าไปไว้ในห้องทำงานเพื่อให้ใกล้ตัวผู้ใช้ที่สุด  สิ่งนี้จะต้องเป็นเรื่องพึงระวังเพราะผงฝุ่นจากเครื่องถ่ายเอกสารนั้นเป็นอันตรายกับผู้ใช้ หากได้รับเป็นประจำสม่ำเสมอเกิดการสะสมสารพิษในร่างกายได้เกิดโรคที่เรียกว่า sick building syndrome  เหตุการณ์ที่ตามมาก็คือ การเข้ารับการรักษาพยาบาลซึ่งจะต้องมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น  การลาป่วยก็ต้องทิ้งงาน ซึ่งเป็นผลในระยะยาวที่จะต้องคำนึงถึงเช่นกันp


แสดงความคิดเห็นได้ที่นี่:



 

เอกสารอ้างอิง :
1.  http://www.ifec.co.th/th/products/index.php#km (27 มกราคม 2552)
2.  เว็บไซต์ดับเบิลเอ  http://www.doubleapaper.com/
(27 มกราคม 2552)


บทความที่เกี่ยวข้อง :
bottoWebsite อาชีพเลขานุการ   
bottoBlog อาชีพเลขานุการ
 


 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.


 

นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  เขียนวันที่  26  มกราคม  2552
เป็นเอกสารประกอบการบรรยายเรื่อง 
การควบคุมสำนักงาน โดยการควบคุมการถ่ายเอกสาร
วิชาการเลขานุการบริหาร 2  สำหรับนักศึกษาสาขาวิชา บริหารธุรกิจ-เลขานุการ
คณะบริหารธุรกิจและศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ล้านนา

ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์ต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ปรับปรุงข้อมูล วันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554
ติดต่อ
ผู้เขียนที่
 pomdvt@hotmail.com 


ª
  หน้าหลัก