windowfile


การใช้สมุดเสนอเซ็น (แฟ้มเสนอเซ็น)



แฟ้มชนิดนี้นิยมใช้ในสำนักงานของหน่วยงานราชการ สำหรับใส่เอกสารเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการหรือลงความเห็นต่างๆ ซึ่งภาษาในวงราชการใช้คำว่า  เกษียนหนังสือ* หรือที่เรียกทั่วๆ ไปจนติดปากว่า  เสนอเซ็น    บางครั้งเราก็เรียกสมุดเสนอเซ็นว่า  “แฟ้มเสนอเซ็น” ภาษาอังกฤษใช้คำว่า  “window file”  ซึ่งน่าจะมาจากคำแปลว่า  “หน้าต่าง”  เพราะแฟ้มชนิดนี้มีรูอยู่บนปกในทุกแผ่น

 windowfile

  ภาพจาก: http://www.officemate.co.th/lpgimage/52702.jpg

 

ลักษณะของแฟ้ม

ลักษณะคล้ายสมุด แต่เป็นสมุดที่มีกระดาษแข็งเรียงกันอยู่ข้างในเพื่อรองรับเอกสาร โดยมีปกหน้าและปกหลัง
บนปกหน้าจะมีช่องสำหรับใส่แถบชื่อเรื่องและแถบพลาสติกใสเคลือบไว้ 
 

 windowfile



มีรูบนแผ่นกระดาษแข็งที่เรียงกันอยู่ข้างใน  แต่ละแผ่นมี 3 รู และมีตำแหน่งที่ตรงกันทุกแผ่น

 windowfile

แผ่นกระดาษแข็งนี้ มีประมาณ 17 แผ่น
แผ่นกระดาษแข็งจะเหมาะสำหรับกระดาษขนาด A4 และ F4
แต่ละแผ่นกระดาษแข็ง สามารถขยายด้านข้างได้ประมาณ 1 นิ้ว

 windowfile


ด้านล่างจะมีคล้ายแถบดัชนีเรียงลำดับลดหลั่นกันไปแต่ละหน้า

 windowfile

 windowfile

วัสดุสำนักงานที่จะใช้คู่กับแฟ้มเสนอเซ็นได้แก่  ลวดเสียบกระดาษ (Paper Clips) หรือ คลิบหนีบกระดาษ (Double Clips or Binder Clips)

 

  windowfile

เป็นแฟ้มที่ไม่ได้ใช้สำหรับเก็บเอกสาร การจัดเก็บแฟ้มนี้จะวางราบบนโต๊ะหรือตู้เก็บเอกสารเมื่อใช้งานเสร็จแล้ว

 

การใช้งาน

ใช้สำหรับเสนอเอกสาร  หนึ่งแผ่นกระดาษต่อหนึ่งเรื่องที่นำเสนอ โดยการใช้ลวดเสียบกระดาษ (Paper Clips) ยึดเอกสาร  หากเอกสารเรื่องนั้นๆ มีจำนวนมากหรือหนา ให้ใช้คลิบหนีบกระดาษ (Double Clips or Binder Clips) แทน
การจัดเรียงเอกสาร หากมีจำนวนมากและมีลำดับความสำคัญแตกต่างกันออกไป  ให้นำเอกสารที่สำคัญหรือที่เร่งด่วนไว้ในลำดับต้นๆ
กรณีที่เอกสารมีลำดับความสำคัญเท่าเทียมกันให้จัดเรียงเอกสารตามลำดับการลงทะเบียนรับหรือการลงทะเบียนส่ง
เมื่อสั่งการหรือลงความเห็นแล้ว ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนามจะพลิกคว่ำเอกสาร เพื่อแสดงว่า เอกสารได้ดำเนินการพิจารณาเสร็จเรียบร้อยแล้ว  ดังนั้น รูบนกระดาษแข็งจะมองทะลุเห็นเอกสารอื่นๆ ที่จะต้องพิจารณาต่อไป

windowfile


เอกสารที่สั่งการหรือลงความเห็นแต่ละฉบับ  อาจจะมีแถบดัชนีหรือแผ่นป้ายเล็กๆ ติดไว้ เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พิจารณาหนังสือได้ครบ   
 

windowfile


เอกสารที่เสนอพิจารณามีมากกว่า 17 เรื่อง (จำนวนแผ่นกระดาษ) สามารถใช้ทั้งด้านซ้ายและขวาได้
กรณีที่เอกสารประกอบการพิจารณามีจำนวนแผ่นที่หนามาก  ก็ให้ทำเอกสารบันทึกเสนอ แล้วแยกเอกสารประกอบใส่ซองเอกสารไว้ต่างหาก

 

สิ่งที่พบเห็นบางอย่างในการใช้แฟ้มเสนอเซ็น

u ดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นโดยไม่นำกลับมาไว้ที่เดิม ทำให้เอกสารสูญหาย
v ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนาม พิจารณาเอกสารไม่ครบ
w จำนวนเอกสารที่นำเสนอในแฟ้มเสนอเซ็น กรณีมีการลงนาม (ลายเซ็น) หลายแห่งในเอกสารแต่ละเรื่อง หากไม่มีเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์บอกให้ลงนาม  ผู้ลงนามก็อาจจะมองไม่เห็น 



 windowfile

 

y ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนาม ไม่เข้าใจวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับแฟ้มเสนอเซ็นของสำนักงาน  เช่น  การลงนามแล้วเก็บหนังสือไว้เองโดยไม่แจ้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเสนอหนังสือ,   การลงนามรับทราบเรื่องต่างๆ โดยไม่สั่งการหรือเสนอความเห็น ทั้งๆ ที่มีการบันทึกเสนอแล้ว  ดังนั้น  จึงเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบที่จะต้องสร้างความเข้าใจให้ตรงกันทั้งสองฝ่าย
z จำนวนเอกสารมีหลายเรื่องหลายฝ่าย   หากไม่มีการแยกแฟ้มเสนอเซ็นของแต่ละฝ่าย ก็ให้จัดเรียงเอกสารที่เกี่ยวข้องกันเรียงลำดับตามฝ่าย  ไม่นำเอกสารของแต่ละฝ่ายมาปะปนกัน
{  เอกสารนำเสนอไม่ครบตามที่ระบุไว้ตามข้อความของเอกสาร
|  การนำแฟ้มเสนอเซ็น  ให้ ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนาม  พิจารณาเอกสารนอกห้องทำงาน
}  หลังจากเอกสารได้ถูกสั่งการหรือลงความเห็นแล้ว  เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบม่นำเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นทันที  ซึ่งอาจจะทำให้ลืมและต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารอีก


หมายเหตุ :
*เกษียน คือ ข้อความที่เขียนไว้บนที่กระดาษคำสั่งหรือหนังสือราชการ, เขียน


อ้างอิง:

1.  พิมพร  ศะริจันทร์,  การเก็บเอกสาร, ศูนย์นิเทศอาชีวศึกษาภาคเหนือ, 2541.

2.  บริษัท ศูนย์วิจัย ไทยพาณิชย์ จํากัด: ลิขสิทธิ์ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม,  อุตสาหกรรมเครื่องใช้สํานักงานที่ทําด้วยโลหะ http://intranet.dip.go.th/boc/download/Pattern_Investment/iron/Industrial%20Office%20Matal%20Furniture.pdf (22 เมษายน 2551)

3.  สำนักนายกรัฐมนตรี, วิธีการบันทึกและการเสนอหนังสือ,  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506,  ศิลปสนองการพิมพ์, 2539.
4.  ราชบัณฑิตยสถาน, พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525, สำนักพิมพ์อักษรเจริญทัศน์, 2530.

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:
Website อาชีพเลขานุการ   
Blog อาชีพเลขานุการ


 

 


*นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,  ศึกษานิเทศก์ เขียนบทความ 22 เมษายน 2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554 
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

 

 หน้าเดิม