วิธีใช้แฟ้มแขวน (suspension folder, hanging folder)
   
เรื่อง: นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์, ศึกษานิเทศก์ (11 มีนาคม 2551)

 


 

 

 

ในบ้านเราพบว่า สำนักงานต่างๆ จะใช้แฟ้มปกแข็ง (หรือแฟ้มปกดำ) จนกลายเป็นสัญลักษณ์ของงานสำนักงานทุกแห่งต้องมีแฟ้มชนิดนี้ใช้กันทั่วไป  สำหรับแฟ้มแขวนไม่เป็นที่นิยมในสำนักงานของหน่วยงานราชการ แต่ในแวดวงธุรกิจและของต่างประเทศนิยมใช้  แฟ้มชนิดนี้มีวิธีการเก็บที่แตกต่างไปจากแฟ้มอื่น  หากผู้อ่านลองเข้าไปค้นหาในอินเทอร์เน็ต โดยใช้ keyword  คำว่า  suspension folder, hanging folder หรือ แฟ้มแขวน จะพบว่า แฟ้มแขวนนั้นมีหลากหลายรูปแบบและมีผู้ผลิตจำหน่ายอยู่มากมายหลายยี่ห้อ


 

 

www.buyonlinenow.com/file-folders.asp

Hanging File Pocket Folders


 

 

folder1

http://www.officemate.co.th/lpgimage/60804.jpg 

แฟ้มแขวน (hanging folder)
 

 

 

ลักษณะของแฟ้มแขวน

 

 1.  เป็นแฟ้มที่มีขอเกี่ยวอยู่ด้านข้างทั้งหมด 4 ขอเกี่ยวด้วยกัน ใช้สำหรับแขวนกับวัสดุที่ใช้เก็บแฟ้มเหล่านี้

 2.  มีส่วนที่สามารถสอดลิ้นแฟ้ม (
fastener) ได้ทั้งปกด้านหน้าและปกด้านหลัง และเลือกได้ว่า จะให้เอกสารวางอยู่ตำแหน่งซ้ายหรือขวา หรือทั้งสองด้าน (ดูภาพ)

 

 

http://www.buyonlinenow.com/images/thumbnails/fastner-sample2.gif
 

 

 3.  ใช้ได้กับกระดาษขนาดมาตรฐานทั้ง letter size (8.5 x 11 นิ้ว)  legal size (8.5 x 14 นิ้ว) ทั้งกระดาษที่เราเรียกติดว่า A4 จนถึงกระดาษฟุลสะแก๊ป (foolscap) เป็นที่สังเกตคือ แฟ้มชนิดนี้ระบุคำว่า foolscap size อยู่เสมอ นอกจากนี้ยังใช้ได้กับกระดาษที่มีขนาดใหญ่กว่าที่ระบุข้างต้น (ดูภาพ) การเก็บก็โดยการสอดลิ้นแฟ้มไว้ด้านบน

 

 

 

 folder2


 

 4.  มีที่สำหรับใส่แถบดัชนี (index tab) ทั้งที่เป็นพลาสติก  สติกเกอร์  ที่สามารถกำหนดจุดของแถบดัชนีถึง 6 จุดโดยไม่ทับจุดกัน หรือมากกว่านั้นได้ กรณีที่มีส่วนที่เหลื่อมกันอยู่ และใส่ได้ทั้งด้านหน้าและหลัง
 




http://tbn0.google.com/images?q=tbn:ibptSlUz4G1QrM:http://bp3.blogger.com/_tfGC7tOlrdk

แถบดัชนีเป็นพลาสติก และแบบสติกเกอร์

 

 

 5.  เอกสารที่จะเก็บในแฟ้มนี้จะต้องเจาะรูด้วยที่เจาะกระดาษ
 

 6.  การเก็บแฟ้มแขวนจะเก็บด้วยวัสดุอุปกรณ์เก็บแฟ้ม ได้แก่   โครงเหล็กใส่แฟ้ม  กล่องใส่แฟ้ม  ตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

 

 

 

http://www.office365.co.uk/im/pim/384422.jpg

โครงเหล็กใส่แฟ้ม

 

 

 

 

 

http://www.planex.com.au/images/products/pro_s_accessories04.jpg
โครงเหล็กเป็นราวแขวนใส่แฟ้ม

 

 

http://www.comparestoreprices.co.uk/images/unbranded/f/unbranded-foolscap-metal-box-file.JPG
กล่องใส่แฟ้ม (hanging folder box)

 

 

 

www.buyonlinenow.com/file-folders.asp

Holds Hanging Folders

 

 

 

 folder3

 

ตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

 

 

 7.  ลักษณะของแฟ้มเป็นรูปตัววี V โดยมีเอกสารอยู่ตรงกลาง (http://www.freepatentsonline.com/4475657.html)

 

 

ชนิดของเอกสารที่จะเก็บในแฟ้มแขวน

1.  เป็นเอกสารที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ
 

2.  เอกสารที่ต้องหยิบใช้บ่อยและควรอยู่ใกล้กับผู้ใช้งานที่สามารถหยิบค้นได้ง่าย
 

3.  จำนวนเอกสารที่บรรจุในแฟ้มเหล่านี้ประมาณ 10-20 ฉบับ เพราะถ้าเก็บเป็นจำนวนมากทำให้เอกสารล้นแฟ้มและส่วนขยายของแฟ้มไม่เกิน 1 นิ้ว ฉะนั้นเมื่อดำเนินการเก็บเรื่องต่างๆ หากดำเนินการไม่เสร็จก็ต้องเพิ่มแฟ้มเอกสารใหม่ในชื่อเดียวกัน   เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ต้องโอนเอกสารเหล่านี้ไปยังแหล่งเก็บอื่น
 

 

 

สิ่งที่เกิดปัญหาเมื่อใช้แฟ้มแขวน

 1.  ไม่เจาะหรือเย็บเอกสารก่อนนำเข้าเก็บในแฟ้ม  ทำให้เอกสารหลุดร่วงหายได้ขณะนำไปใช้งาน

 2.   เมื่อนำเอกสารออกจากแฟ้มแล้วไม่เก็บไว้ในแฟ้มเดิม หรือไม่มีระบบการติดตามเอกสารยืม-คืน
 

 3.   ยืมแฟ้มทั้งแฟ้มแล้วไม่ส่งคืน หรือไม่มีการติดตามทวงถาม

 4.   ตั้งชื่อแฟ้มไม่สอดคล้องหรือเกี่ยวข้องกับงานหรือตั้งชื่อใกล้เคียงกันทำให้การค้นหรือเก็บเอกสารเกิดความสับสน
 

 5.   แถบดัชนีหลุดหายขณะนำเอกสารไปใช้ หรือจะเกี่ยวกันขณะดึงแฟ้มจากที่เก็บ อาจจะต้องใช้กาวหรือใช้วัสดุติดดัชนีแฟ้มให้แน่นเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว 
 

 6.   กระดาษที่เขียนหัวเรื่องในแถบดัชนีหลุดหาย

 7.   เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มไปใช้งาน ขอเกี่ยวของแฟ้มมักเกี่ยววัสดุอื่นๆ บนโต๊ะทำงาน

 

จากประสบการณ์ของผู้เขียนได้ใช้วิธีการแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น  โดยนำเอาแฟ้มพับ 3 หยัก (ดูภาพ) มาใช้ร่วมกับแฟ้มแขวน อาจจะดูว่า สิ้นเปลือง  แต่ก็สามารถใช้ได้ดีในแง่ที่ว่า

 

 folder


แฟ้มพับ 3 หยัก (1/3 cut file folders)
http://www.officemate.co.th/lpgimage/61602.jpg

 

 

เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มออกไปใช้ สามารถนำมาเก็บไว้ในตำแหน่งใดก็ได้ในแหล่งเก็บ โดยที่แฟ้มแขวนนั้นเป็นเพียงวัสดุที่ใช้สำหรับวางแฟ้มพับเท่านั้น  (ดูภาพ)  อย่างที่บอกไว้ เอกสารที่อยู่ในแฟ้มนั้นไม่สามารถเก็บไว้จำนวนมากได้  เมื่อเสร็จสิ้นงานหรือกรณีที่กำหนดภาระงานเป็นปี ก็สามารถนำแฟ้มพับ นั้นโอนไปยังแหล่งเก็บเอกสารอื่นได้ทั้งแฟ้ม  แล้วเปิดแฟ้มใหม่ในเรื่องเดียวกัน  ในขณะที่แฟ้มพับที่ถูกเก็บนั้น สามารถเป็นแหล่งเก็บเอกสารโอนของปีอื่นๆ ได้อีกเพราะสามารถขยายสันแฟ้มได้

 

 


 folder

 

 

แฟ้มพับ 3 หยัก ตัวหยักของแฟ้มพับ ใช้ทำเป็นแถบดัชนี เขียนหัวเรื่องของเอกสารที่อยู่ในแฟ้มนี้ โดย 1 แฟ้มแขวนใช้กับ 1 แฟ้มพับ  ดังนั้น แฟ้มแขวนจะมีเท่าที่ใช้งานส่วนรายการที่จะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มก็เป็นแฟ้มหยัก ที่หักกลบลบกันค่าใช้จ่ายจะน้อยกว่าแฟ้มแขวน

 

ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นการแก้ปัญหาที่ผู้เขียนได้ค้นพบและทดลองนำไปใช้จริง  ซึ่งอาจมีวิธีอื่นๆ อีก หากผู้อ่านท่านใดจะเสนอแนะวิธีการอื่น ก็จะเป็นประโยชน์กับผู้ที่ทำงานสำนักงานทั้งหลาย ซึ่งคราวหน้าจะมาคุยถึงเรื่องของแฟ้มชนิดอื่นที่น่าสนใจต่อไป
 

 

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:
bottom Website อาชีพเลขานุการ   
bottom Blog อาชีพเลขานุการ



 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์
แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 

 

 
*นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,  ศึกษานิเทศก์ เขียนบทความวันที่ 7 มีนาคม  2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ ไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554  
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

 

Home