การเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการประชุม 
 
   เรื่อง : นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  (30 มกราคม 2551)
 

 

 

 

 

 

ภาพจาก http://bp0.blogger.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 
ภาพจาก http://www.iliveitalk.com/wp-content/uploads/2007/10/laptop-skins-2.jpg

 

 

 

เมื่อเลขานุการต้องเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการนำเสนอในที่ประชุม  Notebook  กลายเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานอันดับต้นๆ ที่นิยมใช้ในการนำเสนองาน สาเหตุหลักๆ น่าจะมาจาก

         ใช้งานได้ง่าย ขั้นตอนไม่ยุ่งยาก

         ผู้นำเสนอนำเครื่องฯ มาเองเพราะสะดวกในการพกพา 

         การติดตั้งกับเครื่องฉายภาพ* (video projector) ทำได้ง่าย

         การจัดโต๊ะสำหรับการนำเสนอดูสวยงามทันสมัยและไม่เกะกะ

 

 

 

เหตุผลดังกล่าวนั้นเป็นส่วนหนึ่งทำให้ มีการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานชนิดนี้ ซึ่งอาจจะมีเหตุอื่นๆ ประกอบอีกก็ได้   อีกอย่างก็คือ วัสดุสำนักงานที่ใช้ร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ จะกล่าวในที่นี้ก็คือ  handy drive หรือ  thump drive  หรือ flash drive,   ชื่อที่หลากหลายใช้ประโยชน์ในการนำข้อมูลจากเครื่องฯ อื่นมาใช้กับเครื่องฯ นำเสนอในที่ประชุม

 

ในฐานะเลขานุการเป็นผู้จัดประชุม ไม่ว่าเครื่องที่ใช้นำเสนอจะเป็นเครื่อง PC หรือ Notebook  ข้อที่พึงสังเกตหลายอย่างจากประสบการณ์เข้าร่วมประชุม มักจะมีข้อบกพร่องเล็กๆ น้อยๆ ไม่เหตุใดก็เหตุหนึ่ง  ที่จะกล่าวต่อไปนี้เกิดขึ้นเสมอ ซึ่งเป็นเรื่องที่เลขานุการจะต้องเตรียมการได้แก่
 

         เตรียมข้อมูลในกรณีที่ผู้นำเสนอนำข้อมูลมาเอง  ซึ่งจะต้องติดต่อล่วงหน้าให้ได้ข้อมูลเตรียมบันทึกไว้ในเครื่องฯ  หากผู้นำเสนอนำเครื่องฯ มาเองก็จะทำให้สะดวกยิ่งขึ้น 

 

         เครื่องฯ ที่จะนำเสนอ ถ้าเป็น Notebook  จะต้องเสียบปลั๊กไฟฟ้า  ไม่ควรพึ่งแบตเตอรี่สำรองของเครื่องอย่างเดียว เพราะระยะเวลาการนำเสนออาจจะยืดเยื้อ
 

         สัญญาณ Notebook กับเครื่องฉายภาพ (video projector) บางรุ่นอาจจะไม่รับสัญญาณทั้งภาพและเสียง

         การเปิด Notebook ไว้ก่อนแล้วต่อสัญญาณที่หลัง  บางเครื่องฯ ก็ไม่สามารถนำเสนอภาพได้  จะต้องเปิดเครื่องฉายภาพ (video projector) ก่อนแล้วค่อยเปิดเครื่องฯ หรือกรณีที่เปิดไว้ก่อนก็ให้ปิดเครื่องฯ  แล้วเปิดใหม่

         ข้อมูลใน handy drive  เมื่อคัดลอก (copy) แล้ว   ควรวางไว้บน desktop  เพราะจะได้สะดวกในการค้นหา อย่าลืมว่า  บางครั้งผู้นำเสนอ พอจะใช้เครื่องฯ เป็นแต่ไม่ได้ชำนาญ ยิ่งกรณีที่ผู้นำเสนอมีความรู้ด้านอื่นไม่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี  อายุบวกกับประสบการณ์ก็คงไม่น้อย การปรับให้เข้ากับเรื่องนี้จะต้องใช้เวลาพอสมควร  ฉะนั้นจะทำอย่างไรให้ผู้นำเสนอใช้งานได้ง่ายที่สุด  ภาพที่ผู้นำเสนอพูดแล้วให้อีกคนคลิกข้อมูลตามก็แทบจะหมดไปจากการประชุมในปัจจุบันนี้

         ข้อมูลใน handy drive  เมื่อคัดลอก (copy) มาจากเครื่องฯ อื่น  อาจจะมีไวรัส และไม่สามารถเปิดข้อมูลได้  เนื่องจากเครื่องฯ ที่จะนำเสนอมีโปรแกรมแอนตี้ไวรัส  ที่อัพเดทและป้องกันชนิดของไวรัสที่คัดลอกมา   วิธีแก้ปัญหาเบื้องต้นก็คือ คลิกขวาแล้วใช้คำสั่ง Open With

         ข้อมูลสำหรับการนำเสนอ  ควรจัดไว้เป็น Folder  เพราะถ้ามีการ link ข้อมูลที่เป็นภาพ, เสียงหรือคลิป ข้อมูลจะได้ไม่ผิดพลาด

        
กรณีที่เลขานุการจัดเตรียมข้อมูลให้กับนายจ้างเอง หากข้อมูลของแต่ละไฟล์เอกสารกระจัดกระจายไม่จัดเป็นหมวดหมู่ ก็ทำเสียภาพลักษณ์ของนายจ้างได้ ซึ่งหลายคนอาจจะมองข้ามเรื่องนี้

         ข้อมูลการนำเสนอจะต้องพึงระวังว่า ใช้กับเครื่องฯ ที่จะนำเสนอได้หรือไม่  เพราะบางครั้งต่าง version ก็ไม่สามารถจะเปิดอ่านข้อมูลได้ 


         การทดสอบภาพและเสียงของข้อมูลที่นำเสนอ กรณีที่จัดประชุมในโรงแรมที่มีเครื่องเสียงติดตั้งไว้เรียบร้อยแล้วก็จะต้องระสานกับช่างประจำห้องประชุมให้ดูแลเรื่องนี้ หรือกรณีที่ใช้เสียงโดยการจ่อไมโครโฟนเข้ากับเครื่องฯ ก็ต้องเช็คดูระดับเสียงว่าได้ยินกันทั่วห้องประชุมหรือไม่

         ระหว่างค้นหาข้อมูล ก่อนหรือขณะนำเสนอ ควรใช้คำสั่งของเครื่องฯ ที่ไม่ให้ปรากฏภาพบนจอใหญ่ของที่ประชุม ซึ่งพบเสมอว่า ปรากฏข้อมูลหรือรูปบางอย่างที่ไม่เหมาะสมเผลอออกมาให้เห็นได้ 

         การขอข้อมูลจากผู้ฟังหลังจบการนำเสนอ  จะพบเห็นอยู่เสมอ  ดังนั้น ผู้จัดประชุมควรเตรียมการสำหรับเรื่องนี้ สอบถามผู้นำเสนอว่า  ข้อมูลสามารถจะคัดลอกได้หรือไม่  หากได้รับอนุญาตจะต้องจัดเตรียมเครื่องฯ ไว้ต่างหาก สำหรับคัดลอกข้อมูลให้กับผู้ฟังที่ต้องการ  จะได้ไม่ต้องรบกวนผู้นำเสนอ หลังจากที่พูดเสร็จเรียบร้อยแล้ว
 

 

อย่างที่ได้เกริ่นนำแต่ต้นว่า สิ่งเล็กๆ น้อยๆ สามารถแก้ไขได้ ณ เวลานั้นไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ถ้าได้เตรียมการก่อนล่วงหน้า เราก็ไม่ต้องเห็นภาพเหล่านั้นเกิดขึ้นอยู่เสมอไม่ว่าจะเป็นการประชุมรูปแบบใด โดยเฉพาะถ้าผู้ที่จะมีอาชีพเลขานุการเป็นผู้ที่ได้รับผิดชอบจัดประชุม  แล้วไม่เกิดเรื่องเหล่านี้ขึ้น คำว่า “เลขานุการมืออาชีพ”  ก็คงไม่ยากที่จะเอื้อมถึง
 

 

*video projector =  เครื่องฉายภาพ, เครื่องฉายวีดิทัศน์,  วีดิทัศน์ (นิตยา  กาญจนะวรรณ “มองไทยใหม่” มติชนสุดสัปดาห์ ฉบับที่ 1431)

 

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:
Website อาชีพเลขานุการ   
Blog อาชีพเลขานุการ


 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์
แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

 

 
*นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,  ศึกษานิเทศก์ เขียนบทความวันที่ 28กราคม 2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ ไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554   
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

 

หน้าเดิม