อีกหนึ่งภาพที่บอกถึงความเป็นเลขานุการ
 
      เรื่อง นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์  (7 พฤศจิกายน 2551)

 

ได้มีโอกาสได้พูดคุยกับน้อง ๆ ที่จะเป็นเลขานุการในอนาคต โดยการนำเสนอรูปภาพข้างล่างนี้ แล้วให้บอกว่า เห็นอะไรในความเป็นเลขานุการ  แค่ภาพเพียงหนึ่งภาพ สามารถบอกถึงอะไรหลายอย่างที่เราคาดไม่ถึงและคำบอกกล่าวเหล่านี้ จะโยงถึงความเข้าใจในความเป็นเลขานุการได้ทั้งในภาพลักษณ์และหน้าที่ที่เลขานุการพึงจะต้องมีต่อนายจ้างและตัวเลขานุการเอง  ซึ่งพอจะสรุปได้ดังต่อไปนี้
 

 

 Photobucket

 ภาพจาก
 
Title : Cranes
สินค้า : Target maternity bras
Brand Name : Target maternity bras
Agency : The Campaign Palace, Melbourne, Australia
Art Director : Tony Leishman
Copywriter : Pat Lennox

 

 

ภาพลักษณ์ที่เกิดกับนายจ้าง

bottom การปกปิด  keyword  นี้ได้มากที่สุด ตรงกับความหมายของคำว่า  Secretary  ซึ่งมีนัยของคำว่า  secret  ที่แปลว่า  ความลับ  นั่นคือ  เลขานุการจะต้องรักษาความลับของนายจ้างและองค์กรที่ทำอยู่ งานนี้รวมทั้งการปกปิดและการเก็บความลับ

bottom การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่นายจ้างและองค์กร   ตัวเสื้อที่ห่อหุ้ม ทำให้ดูดีและสวยงาม อีกทั้งยังมีเลขานุการที่คอยพยุง ค้ำจุน สนับสนุนส่งเสริมให้นายจ้างและองค์กรแข็งแกร่ง ดำเนินกิจการได้อย่างราบรื่น เปรียบดังสายสลิงและตัวเครนยกแต่ละจุดและแต่ละตัวคอยช่วยเหลือเกื้อกูลกัน

bottom ปฏิบัติหน้าที่ให้นายจ้างด้วยความหนักแน่น มั่นคง กระชับ รวมถึงคำว่า  ไม่หย่อนยานต่อหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องมีต่อนายจ้าง

bottom การเกาะติดนายจ้าง คอยติดตามให้ความสะดวกและอำนวยการให้การทำงานของนายจ้างบรรลุผลสำเร็จ ณ ที่นี้มองในเรื่อง การเดินทางของนายจ้างที่ทำอะไรเราต้องรู้ทุกเรื่อง (เรื่องงาน)

 

 

ภาพลักษณ์ที่เกิดกับเลขานุการ

bottom การยกระดับ มีมุมมองถึง การยกระดับของตัวเอง ไม่หยุดนิ่งเฉพาะหน้าที่ของเลขานุการ  โอกาสความก้าวหน้าที่จะไปถึงตำแหน่งอื่น ๆ ที่เหนือกว่า ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการสำนักงาน ผู้จัดการแผนก เป็นต้น และที่น่าสนใจที่มีคำว่า  “ไต่เต้า”  ปรากฏในเรื่องนี้  หากมองในแง่บวกก็คงจะเกี่ยวข้องกับการยกระดับของการเป็นเลขานุการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งตามลำดับ หากมองในทางกลับกัน เลขานุการที่ใช้วิธีการนี้เพื่อการข้างต้น ก็ต้องให้หันกลับไปมองหรือไปศึกษาคำว่า  จรรยาบรรณของเลขานุการ อีกครั้งหนึ่ง

bottom การมีบุคลิกภาพที่ดี  การแต่งกายอาจจะไม่ใช่ข้อสรุปทั้งหมดของตัวเลขานุการคนนั้น ๆ  แต่ก็เป็นปราการด่านแรกที่หลายคนจะมองเห็น  ดังนั้น  การแต่งกายที่เหมาะสม นอกจากจะเกิดผลดีกับเลขานุการเองแล้วยังเป็นกระจกที่ฉายให้เห็นภาพของนายจ้างได้อีกทางหนึ่ง

bottom ความหลากหลายของงานหน้าที่เลขานุการ  งานเลขานุการมีงานมากมายที่จะต้องทำใน “สำนักงาน” เหมือนกับหมุดต่าง ๆ  ที่คอยทำหน้าที่ร่วมกัน  งานทั้งหมดจะต้องเดินไปด้วยกัน หากละเลยหน้าที่งานหนึ่งก็จะกระทบกับงานทั้งระบบ

bottom การร่วมแรงร่วมใจทำงาน   เลขานุการอาจจะทำงานขึ้นตรงกับให้นายจ้างเพียงลำพัง แต่ไม่ได้หมายความว่า เลขานุการจะทำงานเพียงคนเดียวในสำนักงานนั้น ๆ  การประสานงานก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้ หากยึดตัวเองเพียงคนเดียวงานที่จะทำสำเร็จก็คงจะลำบากและใช้เวลา

bottom ความสะอาด เรียบร้อย มีแง่มุมที่มองว่า   สีขาว  แทนความสะอาด เรียบร้อย ของงาน มีความรอบคอบในการทำหน้าที่เลขานุการ รวมไปถึง ความเรียบง่ายแต่หรูหราอย่างมีระดับ

bottom จิตใจที่ดีทั้งภายนอกและภายใน  เลขานุการจะต้องแสดงภาพที่ดีออกมาทั้งภายนอก ในขณะภายใน ก็จะต้องดีไปด้วยกัน  การคิดทางบวก  (positive thinking) คงจะต้องมีอยู่ในบุคลิกลักษณะของความเป็นเลขานุการ เพราะจะต้องทำงานกับนายจ้างโดยตรง พร้อมทั้งเป็นผู้ที่ต้องปะทะสังสรรค์กับบุคคลรอบข้างทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร

bottom ความใจกว้างของเลขานุการ ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีทั้งต่อนายจ้าง เพื่อนร่วมงานรวมถึงบุคคลที่ติดต่อและเกี่ยวข้องกับนายจ้าง รู้จักเปิดใจรับฟังความคิดเห็นผู้อื่น

จากบทสรุปเหล่านี้ เป็นเพียงบางส่วนที่ได้จากผู้ที่จะเตรียมเข้าสู่อาชีพเลขานุการในอนาคต  ความคิดเห็นเหล่านี้เกิดจากคนเพียงกลุ่มเล็ก ๆ ที่ใช้หลักการทฤษฏีเข้าไปโยงกับชีวิตความเป็นจริงที่จะเกิดขึ้น หากเรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นหรือนำไปเป็นแนวทางปฏิบัติกับผู้ที่จะเป็นเลขานุการได้นั้น ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า  วันข้างหน้าเราก็คงจะมีเลขานุการที่ดีเกิดขึ้นอีกหลายคนในสำนักงาน

 

คุณหล่ะ! ... เห็นภาพนี้แล้วคิดอย่างไรกับหน้าที่ของคุณเอง

 

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:
£  Website อาชีพเลขานุการ   
£  Blog อาชีพเลขานุการ
 

 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

 


*
นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์, ศึกษานิเทศก์  เขียนบทความวันที่ 6 พฤศจิกายน 2551
การบรรยายรายวิชา Executive Secretarial Management 2 สถาบันเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษา
ผู้ที่จะนำบทความ ไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554  
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

 

ªหน้าหลัก