การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม 
 
   เรื่อง:ภาพประกอบ   นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  (6 กุมภาพันธ์  2551)
 


เอกสารประกอบการประชุม

 

ได้เขียนเกี่ยวกับเกร็ดต่างๆ  สำหรับการจัดประชุมไม่ว่าจะเป็นการเตรียมคอมพิวเตอร์สำหรับการประชุม การเสิร์ฟน้ำบนโต๊ะประชุม  ทีนี้ก็มาถึงเรื่องเอกสารประกอบการประชุม

 

การวางกระดาษ  ที่พบเห็นได้บ่อยคือ  หากจัดประชุมที่โรงแรม ทางฝ่ายโรงแรมจะจัดเตรียมกระดาษวางบนโต๊ะ 1 แผ่นพร้อมด้วยดินสอ 1 แท่ง  ดินสอนี้ส่วนใหญ่ก็จะระบุชื่อโรงแรมไว้เช่นกัน เป็นโฆษณาแอบแฝงแบบตรงๆ งงไหมเนี่ย!  การวางดินสอ ทำไมต้องวางเอียงไม่วางตรง ใครรู้ช่วยตอบที แต่ผู้เขียนเข้าใจว่า เป็นเรื่องของความสวยงาม ถ้าวางตรงอาจจะไม่ถูกหลักฮวงจุ้ย (ว่าเข้าไปนั้น) เพราะเป็นสัญลักษณ์ว่า จะแทงข้างหลัง หรือ ถ้าหัวปลายดินสอมาที่ผู้เข้าประชุมจะบอกว่างานที่โดนแทงแน่ๆ

 

การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม ควรเตรียมเผื่อไว้ไม่เกิน 5-10 ชุด โดยเฉพาะหากการประชุมนั้นมีประธานมาให้เกียรติเปิดประชุมก็ต้องสำรองไว้สำหรับผู้ติดตามด้วย   ถ้าจำนวนของเอกสารสำหรับการประชุมแจกได้ครบตามจำนวนที่ผู้แจ้งเข้าร่วมประชุม  นับว่า  การจัดประชุมครั้งนี้มีการติดต่อประสานงานที่ดี  คือมีขั้นตอน เริ่มตั้งแต่ การแจ้งล่วงหน้าเผื่อเวลาให้ผู้ที่จะเข้าประชุมได้เตรียมตัว  ขณะที่ใกล้ถึงกำหนดเวลาประชุมก็มีการแจ้งซ้ำอีกรอบ กันไว้เผื่อลืมเวลาและหัวข้อเรื่องที่จะประชุม 

 

การแจกเอกสาร  ควรแจกก่อนเข้าประชุม  จะเป็นเอกสารประกอบหัวข้อการบรรยายหรือการสัมมนากลุ่ม จะต้องเตรียมให้ครบทุกรายการ  การทยอยแจกเอกสารในแต่ละหัวข้อขณะประชุม เท่ากับเป็นการรบกวนสมาธิผู้ฟัง ผู้พูด  กรณีที่วิทยากรบรรยายไม่ได้เตรียมให้เอกสารไว้เป็นการล่วงหน้า  แต่นำเอกสารมาเองผู้จัดประชุมต้องมีฝ่ายประสานงานตรงนี้ไว้ด้วย  จะต้องไม่เกิดภาพที่ผู้พูดขอให้แจกเอกสารขณะที่ประชุม  ซึ่งถ้าเกิดเรื่องแบบนี้ขี้น ถือได้ว่า เป็นข้อบกพร่องของผู้ประสานงานว่า ไม่ได้ประสานเรื่องนี้ไว้ด้วย นอกจากวิทยากรมีความจำเป็นจริงๆ  ต้องขอยกเว้นข้อนี้ไป 
 

การเตรียมวัสดุสำหรับบรรจุเอกสาร  ที่นิยมส่วนใหญ่ที่พบเห็นบ่อยๆ เป็นแฟ้มแบบต่างๆ เช่น ปกแฟ้ม  แฟ้มกระเป๋า  และตอนนี้ ที่เป็นกระแสพูดถึงภาวะโลกร้อน ก็นิยมทำเป็นถุงผ้า  มีตราสินค้าหรือสถานที่หรือชื่อของหัวข้อของการจัดงาน   ทั้งนี้ ในการจัดประชุมก็ต้องคำนึงถึงงบประมาณตรงนี้ไว้ด้วยตามความเหมาะสม  การแจกแฟ้มเหล่านี้  ควรแจกหลังจากได้ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว เพื่อจะได้เป็นการเช็คจำนวนได้ว่า ผู้เข้าประชุมนั้นมีรายชื่อตรงกับที่ได้แจ้งมาหรือเป็นผู้แทนหรือผู้ติดตาม จะได้ทราบล่วงหน้าสำหรับให้ผู้จัดประชุมได้เตรียมแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกเรื่อง  เพราะกรณีที่ผู้มาเข้าประชุมเป็นผู้ที่ไม่มีรายชื่อก็จะได้แยกที่นั่งไว้ตามที่ที่เหมาะสม กรณีที่การประชุมนั่งจัดเฉพาะคณะกรรมการหรือผู้มาประชุม ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมประชุม

 

การขอเอกสารเพิ่ม   กรณีเอกสารประกอบการประชุมนั้นน่าสนใจ  ผู้เข้าประชุมอาจจะขอเพิ่มเติม ต้องการเอาไปเผื่อให้ผู้เกี่ยวข้อง ผู้จัดประชุมเตรียมแผนสำหรับเรื่องนี้ไว้ด้วย เอกสารต้องกะจำนวนไว้ให้พอดี หรือถ้าเห็นว่า จัดไว้ครบถ้วนแล้วต้องบอกปฏิเสธอย่างสุภาพที่สุดว่า  “จำนวนเอกสารจัดเตรียมมาพอดีเฉพาะผู้ที่ลงทะเบียนเข้าประชุม”

 

  

การเตรียมกระดาษสำหรับบันทึก  นอกเหนือจากเอกสารประกอบการประชุม  ส่วนหนึ่งทางโรงแรมที่จัดจะจัดเตรียมให้ หนึ่งแผ่นพร้อมดินสอ  ผู้จัดประชุมควรมีกระดาษเผื่อไว้สำหรับจดบันทึกด้วย ประมาณ 1-3 แผ่น แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า หากต้องการเพิ่มก็บอกได้ ไม่ควรให้กระดาษแก่ผู้เข้าประชุมจำนวนมาก  เพราะบางครั้ง ผู้เข้าร่วมประชุมจะนำสมุดบันทึกติดตัวมาด้วย  


การใช้กระดาษ re-use  น่าดีใจที่ทุกวันนี้ เมื่อเข้าร่วมประชุมมีหลายหน่วยงานนำเอากระดาษ re-use (กลับด้านที่ไม่ได้ใช้)  มาใช้กันมากขึ้น เป็นสิ่งที่ควรนำมาปฏิบัติ  แต่กระดาษเหล่านี้จะต้องไม่ใช่เรื่องหรืองานที่จะเป็นเอกสารลับ   แล้วอย่าลืมแจ้งให้ที่ประชุมทราบด้วยว่า จะใช้กระดาษแบบนี้ คือ อีกด้านจะมีข้อความ  ซึ่งพบอยู่เสมอว่า  ผู้เข้าประชุมขอเอกสารเพิ่มเพราะได้เอกสารที่มีข้อความไม่เหมือนกับเพื่อนที่นั่งใกล้ๆ กัน


ที่กล่าวมาข้างต้น  อาจจะไม่ใช่ทั้งหมดของการจัดเอกสารประกอบการประชุม คิดว่า หากได้เตรียมการไว้ครบเกือบทุกขั้นตอน ซึ่งไม่น่าจะเป็นเรื่องที่หนักหนาอะไรสำหรับการทำหน้าที่ตรงนี้ของเลขานุการ    และถ้าเลขานุการได้วางแผนที่ดีแล้ว สามารถให้ผู้ร่วมงานคนอื่นทำหน้าที่นี้แทนได้ ส่วนเลขานุการก็ไปรับหน้าที่อื่นที่สำคัญกว่าซึ่งจะพูดถึงอีกหลายเรื่อง เพื่อให้คุณเลขานุการทั้งหลายกลายเป็น  เลขานุการมืออาชีพสำหรับการจัดประชุม


บทความที่เกี่ยวข้อง:
Website อาชีพเลขานุการ   
Blog อาชีพเลขานุการ 

 

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

 
 *นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์, 
ศึกษานิเทศก์  เขียนบทความวันที่ 1 กุมภาพันธ์  2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554   
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

 

หน้าหลัก