เรื่องน่ารู้ของเลขานุการ

 

  เลขานุการฝึกดูตัวเลขทางบัญชี
(ที่มา: หนังสือพิมพ์ผู้จัดการรายสับดาห์ ปีที่ 16 ฉบับที่ 902 วันที่ 15-21 มีนาคม 2547 "ดูตัวเลขอย่างไรไม่ให้หลงทาง" โดยแคทลียา  ท้วมประถม)

ผู้คนบางส่วนกับบัญชีดูเหมือนจะเป็นไม้เบื่อไม้เมากัน และ ท่านมักจะมีปัญหากับการดูตัวเลข ตีความอย่างไรก็ไม่ได้ลึกซึ้งเกินไปกว่ากำไรขาดทุน ความจริงแล้ว “บัญชี” สามารถบอกสถานภาพขององค์กรของคุณได้เป็นอย่างดี และผู้ประกอบการก็ควรที่จะอ่านบัญชีได้แตกฉานเพื่อที่จะได้ใช้วางกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำบัญชีรอบปัจจุบันไปเปรียบเทียบกับตัวเลขในอดีต ในอนาคต เปรียบเทียบกับองค์กรอื่นๆ หรือแม้แต่กับคู่แข่ง ว่าสถานภาพขององค์กร มีความเหมือนหรือแตกต่างมีความได้เปรียบ เสียเปรียบกันอย่างไร

มีคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถอ่านตัวเลขได้ราวกับจบบัญชี ซึ่งสามารถนำกลเม็ดเล็กๆ น้อยๆ นี้ไปใช้ได้ไม่เพียงแต่กับธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่คุณยังสามารถนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้ดูตัวเลขบัญชีของบริษัทในตลาดหุ้นที่คุณต้องการลงทุนก็ได้

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  เริ่มต้นที่การดูตัวเลขคร่าวๆ  เมื่อเห็นบัญชี  ยังไม่ต้องไปสนใจกับตัวเลขใด ตัวเลขหนึ่งก่อน พยายามมองให้เห็นภาพรวมของบัญชีนั้น เคล็ดลับอยู่ที่การลองวงกลมตัวเลขที่เป็นจำนวนมากๆ ในบัญชีดูว่าเป็นตัวเลขอะไร มาจากไหน คืออะไร มีการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างไรกับงวดที่ผ่านมา เราควรที่จะเน้นน้ำหนักในการวิเคราะห์ไปที่ตัวเลขใหญ่ๆ เหล่านั้นแทนที่จะมานั่งตรวจดูตัวเลขเล็กๆ ที่มีความสำคัญรองลงไป เพราะตัวเลขใหญ่ๆ แปลว่า ตัวเลขนั้นมีผลกระทบ กับยอดกำไรขาดทุน หรือเงินสดในมือสูง    
 
 
 
 
 
 
 
 

แปลตัวเลขที่ซับซ้อนให้เป็นตัวเลขกลมๆ

ผู้ที่อ่านตัวเลขต้องดูตัวเลขที่ซับซ้อน โดยมีเคล็ดลับก็คือว่า หากเราลองแปลงตัวเลขดังกล่าวให้เป็นจำนวนประมาณ เช่น แทนที่จะเป็น 123,456 บาท เราก็แปลงตัวเลขนี้ ให้เป็น 100,000 บาท การทำเช่นนี้ จะทำให้เราสามารถมองบัญชีได้ง่ายขึ้นบัญชีดูสะอาด ถึงแม้ตัวเลขจะไม่ตรงยอดจริงซะทีเดียว แต่มันจะทำให้เราสามารถวิเคราะห์ตัวเลขได้ง่ายขึ้น ทั้งยังบังคับให้เรามองที่ภาพรวมของตัวเลขมากกว่าการดูที่ตัวใดตัวหนึ่ง

แปลงตัวเลขเป็นสัดส่วน

เราอาจจะแปลงตัวเลขกลมๆ ที่เราได้จากข้างบน ให้กลายเป็นสัดส่วน เช่น จากรายจ่ายในบัญชีเป็น 100% เราอาจจะลองแปลงดูว่ายอดรายจ่ายนี้ มาจากตัวใด เป็นสัดส่วนเท่าไหร่ เช่นอาจจะมาจากการซื้อสินค้าคงคลัง เป็นจำนวน 40% เงินเดือนพนักงานเป็นจำนวน 15% เป็นต้น หรือว่าจากยอดขาย 100% มาจากการขายที่เรายังไม่ได้รับเงินเป็นจำนวน 50% เป็นต้น การที่เราแปลงตัวเลขเป็นสัดส่วนอย่างนี้ จะทำให้การวิเคราะห์บัญชีของเราง่ายขึ้น และทำให้เราสามารถคิดกลยุทธ์ที่จะทำให้การดำเนินงานของธุรกิจคล่องขึ้น โดยเฉพาะหากท่านใดมีปัญหาเรื่องการหมุนเงิน ลองนำงบเงินสดมานั่งวิเคราะห์ดูว่าเราควรที่จะเปลี่ยนแปลงหรือมีแผนการอะไรที่จะสามารถทำให้ธุรกิจเรามีสภาพคล่องมากขึ้น

เข้าใจอุตสาหกรรม
บัญชีของอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันจะมีหน้าตาและสัดส่วนที่แตกต่างกัน ดังนั้น เราจึงควรที่จะเข้าใจธุรกิจของเราเสียก่อน เช่น Cycle เงินของเราอยู่นี่กี่วัน เราเป็นธุรกิจที่มีเงินทุนหมุนเวียนหรือเงินคงคลังมากน้อยเท่าไหร่ เราไม่สามารถจะบอกได้ว่าบัญชีที่เราเห็นอยู่ตรงหน้าเป็นอย่างไร หากไม่เข้าใจว่าระบบการเงิน การทำงานขององค์กรเป็นอย่างไรเปรียบเทียบกับบัญชีในอดีตและในอนาคตเราสามารถนำบัญชีของเราในงวดปัจจุบันมาเปรียบเทียบกับบัญชีในอดีต ว่ามีการเปลี่ยนแปลงไปในด้านใด แต่ผู้ประกอบการต้องระวังในเรื่องของ sales cycles เช่นหากคุณขายดอกไม้ ซึ่งขายดีในช่วงวันวาเลนไทน์หรือช่วงวันรับปริญญาคุณก็ต้องเปรียบเทียบตัวบัญชีของคุณในช่วงเดียวกันเช่นปีที่แล้ว หรือหากว่าคุณมีการทำบัญชีล่วงหน้า เราก็สามารถนำบัญชีล่วงหน้านั้นมาเปรียบเทียบกับยอดบัญชีปัจจุบัน ว่าแตกต่างหรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร และเกิดขึ้นเพราะเหตุใด

เปรียบเทียบกับบัญชีในองค์กรอื่นใน ธุรกิจเดียวกันโดยเฉพาะคู่แข่งหรือผู้นำในตลาด
จริงอยู่ตัวเลขทางบัญชีถือเป็นความลับสุดยอดของแต่ละธุรกิจ แต่ถ้าหากเราสามารถนำบัญชีของคู่แข่ง โดยเฉพาะคู่แข่งที่เป็นผู้นำที่แข็งแกร่งในตลาด เราจะสามารถมองเห็นความแตกต่างทางด้านนโยบายการดำเนินงานขององค์กรที่ต่างกัน ซึ่งเราสามารถนำความรู้ตรงนั้น มาปรับใช้ในองค์กรของเราได้ในอนาคต

รอบกระแสเงินสดบางสิ่งที่อาจจะไม่ได้แสดงอยู่ในงบดุลบัญชี แต่เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรที่จะทราบไว้คือรอบกระแสเงินสดของธุรกิจของเรา ว่าการหมุนเวียนของเงินสดเป็นอย่างไร มีสภาพคล่องเป็นอย่างไร

ตัวเลขนี้ มาจากไหน มีสมมุติฐานว่าอะไรผู้ประกอบการควรที่จะเข้าใจว่าตัวเลขที่ปรากฏในบัญชีเหล่านั้น มีที่มาที่ไปอย่างไร โดยคุณสามารถสอบถามได้จากผู้ทำบัญชี หรือผู้จัดการของคุณจริงอยู่ในฐานะผู้สร้างธุรกิจ คุณทราบว่าอะไรมาจากไหน แต่ผู้ทำบัญชีให้คุณอาจจะมีสมมุติฐานที่แตกต่างกันออกไปทำให้ตัวเลขที่ปรากฏในบัญชี แตกต่างจากสิ่งที่คุณคิดว่ามันเป็น ยิ่งเป็นบริษัทใหญ่ๆ ที่มีสมมุติฐานทางบัญชีที่ซับซ้อนคุณยิ่งต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ ว่าเค้าจะซ่อนอะไรไว้ในสมมุติฐานเหล่านั้นเพื่อให้ตัวเลขออกมาดูดีดังที่ทราบกันอยู่ ตัวเลขทางบัญชีนั้นตกแต่งได้ ดังนั้นเราในฐานะผู้ประกอบการรุ่นใหม่จึงควรที่จะระมัดระวังกับเรื่องอย่างนี้อย่างลึกซึ้งอย่าหลงกลกับตัวเลขที่สวยหรูแต่ไม่เป็นจริงเราต้องรู้เท่าทันในทุกเรื่อง เพื่อที่จะได้ไม่โดนหลอกง่ายๆ ค่ะ
 


หน้าหลัก (Home) 


1