อุปกรณ์สำนักงานที่
OUT สำหรับงานเลขานุการ..
   
      เรื่อง :  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์  (23  สิงหาคม  2550)    

 

 อุปกรณ์สำนักงานที่ OUT สำหรับงานเลขานุการ

        ยุคนี้เป็นยุคที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงและเกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ แทบจะทุกช่วงเวลา อุปกรณ์ที่ประดิษฐ์ขึ้นใหม่นั้น ถ้าตอบสนองการใช้งานของเลขานุการหรืองานในสำนักงานได้ดี อุปกรณ์เหล่านั้นก็จะเข้าไปปรากฎโฉมเกือบแทบทุกสำนักงาน แต่ถ้าอุปกรณ์นั้นใช้แล้วไม่สามารถตอบสนองได้ ความเร็วในการออกไปจากตลาดก็มีเท่า ๆ กัน ทีนี้เมื่อย้อนกลับมาดูเครื่องใช้สำนักงานที่กำลังจะ out หรือบางอย่างก็ out ไปเรียบร้อยแล้ว  มีดังนี้
 

เครื่องปรุเอกสาร (Stencil Duplicating Machine) เคยได้ยินบ้างหรือเปล่า แล้วมันใช้ทำอะไรก็เนี่ย ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในยุคของกลุ่มที่เรียนทางด้านพณิชยการ (commerce) หลังปี 2000 น่าจะพบเห็นเครื่องนี้ ยาก!  บางสถานศึกษาอาจจะมีการเก็บไว้ให้ผู้เรียนได้รู้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานในช่วงหนึ่ง  ซึ่งเครื่องนี้ หากจะมีการใช้งานจริง ก็คงจะต้องเรียกหา  กระดาษไขปรุ  น้ำยาลบกระดาษไข เข็มที่ปรุกระดาษไข ทำให้กระดาษเป็นรอยจะได้นำไปอัดสำเนา ถ้างานออกมามีรอยไม่เรียบร้อยก็สามารถใช้น้ำยาลบกระดาษไข สีคล้ายน้ำยาทาเล็บ (สัมอมชมพู)  ถ้าผู้สอนไม่บอกกล่าวล่วงหน้าก็จะใช้ผิดวัตถุประสงค์ในชั่วโมงแรก ๆ เพราะที่เรียนด้านพณิชยการส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง   การใช้เมื่อปรุ (ทำให้กระดาษมีรอย) แล้วจะต้องนำกระดาษไขที่ได้มาใช้กับเครื่องอัดสำเนา ซึ่งถ้าไม่ชำนาญก็จะเปื้อนหมึกของเครื่องอัดสำเนา 

ทำไมเครื่องปรุเอกสารถึง
out   การใช้งาน กว่าจะได้กระดาษที่มีผลงานหรือภาพ ตามที่ต้องการจะต้องผ่านขั้นตอนการปรุกระดาษไขปรุก่อน แล้วนำมากระดาษไขฯ ที่ได้ใช้กับเครื่องอัดสำเนา  จะพบว่า  การลงทุนซื้อเครื่องใช้สำนักงาน ถึง 2 เครื่อง และค่าใช้จ่ายวัสดุที่ใช้ก็เพิ่มขึ้ตามลำดับคือ  กระดาษไขปรุ น้ำยาลบไข  เข็มที่ปรุ (เก่าจะไม่คมและไม่อ่านกระดาษไข) หมึกอัดสำเนา  อันตรายจากสารเคมีและกลิ่นของเครื่องปรุเอกสาร ขณะใช้งานจะมีกลิ่นที่แรงมาก ถ้าใช้บ่อย ๆ ก็คงจะต้องระวังพวกสารเคมี  ดังนั้น เครื่องใช้พวกนี้จะมีสถานที่แยกต่างหากซึ่งต้องระบายอากาศได้ดี 

 


 เครื่องปรุเอกสาร (Stencil Duplicating Machine)

 

 เครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine)  ที่เรียกกันจนติดปากว่า  "เครื่องโรเนียว"   เป็นเครื่องที่ใช้ร่วมกับเครื่องปรุเอกสาร ถ้าไม่มีเครื่องอัดสำเนา กระดาษไขปรุก็ไม่สามารถผลิตเอกสารได้   สำหรับเครื่องอัดสำเนาจะต้องใช้กับกระดาษไขที่ทำให้เกิดรอยโดยการเขียนด้วยที่เขียนกระดาษไขหรือพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาหรือพิมพ์ดีดไฟฟ้าโดยถอดผ้าหมึกออก เพื่อให้กระดาษไขนั้นมีรอยของตัวอักษรแล้วนำมาอัดสำเนา  ดังนั้น เมื่อจะผลิตเอกสารจำนวนมาก ก่อนหน้านี้ เครื่องอัดสำเนาจึงเป็นเครื่องที่จำเป็น วัสดุที่ใช้ประกอบเช่น  หมึกอัดสำเนา  กระดาษไข  น้ำยาลบกระดาษไข เครื่องเขียนกระดาษไข แผ่นรองเขียนกระดาษไข วัสดุเหล่านี้อีกไม่นานก็คงจะกลายเป็นความทรงจำในอดีต

ทำไมเครื่องอัดสำเนาถึง
out  ต้องใช้วัสดุและเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่างร่วมกัน  การใช้งานต้องมีความระมัดระวังความสะอาด เพราะหมึกที่ใช้อาจจะเลอะและเปื้อนได้ง่าย  ผลงานที่ผลิตไม่ได้มาตรฐานถ้าผู้ใช้ขาดความชำนาญ ขั้นตอนการใช้มีความยุ่งยากซับซ้อนเมื่อเทียบกับเครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล



 


เครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine)
ภาพจาก http://www.pvgroup.net/depart_computer_mimeo.php




เครื่องบันทึกและถอดข้อความ (Dictating Machine)  หน่วยงานราชการของไทยที่ยังนิยมใช้เครื่องใช้สำนักงานนี้อยู่ คือ งานศาล เครื่องนี้สามารถบันทึกข้อความจากการประชุมและนำเทปบันทึกนั้นมาถอดข้อความซึ่งมีปุ่มบังคับการย้อนกลับ โดยเลือกใช้มือบังคับหรือโดยการใช้เท้าบังคับ (มีแท่นบังคับด้วยเท้า) กำหนด speed ให้ใช้ความเร็วหรือช้าได้  วัสดุที่จะต้องใช้ร่วมกันคือ ม้วนเทปแบบ C-60, C-90, C-120 (นาทีของม้วนเทป)

ทำไมเครื่องบันทึกและถอดข้อความถึง
out  
ไม่สะดวกถ้านำไปใช้นอกสถานที่ (ต้องใช้ไฟฟ้า) ขนาดของเครื่องมีขนาดใหญ่ไม่สามารถพกพาได้สะดวก  ระยะเวลาในการบันทึกอย่างต่อเนื่อง  เพราะปัจจุบันมีเครื่องบันทึกที่สามารถตอบสนองต่อสาเหตุที่กล่าวข้างต้นได้ดีกว่า ไม่ว่าจะเป็น  เครื่องบันทึกเสียงแบบต่าง ๆ,  โทรศัพท์บางรุ่น, เครื่องบันทึกเสียงที่ใช้ม้วนเทปขนาดเล็ก

 


 เครื่องบันทึกและถอดข้อความ (Dictating Machine)
ภาพจาก www.officedirectinc.com/dictatio.htm


 

 

เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา (Typewriter)  ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ที่คงจะต้านกระแสของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ยาก ต่อไปเสียงเคาะแป้นพิมพ์ดีดก็คงจะเบาหายไปในที่สุด

ทำไมเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาถึง
out   ราคาปัจจุบันไม่แตกต่างจากเครื่องคอมพิวเตอร์  เครื่องพิมพ์ดีดนั้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษแยกเครื่องกันโดยสิ้นเชิง   การแก้ไขงานทำได้ยากกว่า  ไม่สามารถบันทึกเอกสารเก็บไว้ได้ต้องทำสำเนาโดยการใช้กระดาษคาร์บอนหรือนำไปถ่ายเอกสาร  การใช้งานและรูปแบบของคอมพิวเตอร์สะดวกและที่ทันสมัยเมื่อเทียบกับเครื่องพิมพ์ดีด  ยังไม่รวมถึง Notebook ที่สามารถพกพา (ขนาดและน้ำหนักลดลง) ได้สะดวก  


 



เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา
(Typewriter)
ภาพจาก http://ww.mytypewriter.com

 


อุปกรณ์ที่กล่าวมาข้างต้น บางอย่างก็คงกลายเป็นเครื่องใช้สำนักงานสำหรับให้ผู้เรียนได้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานที่มีปัจจุบัน  ซึ่งการประดิษฐ์เครื่องใช้สำนักงานก็คงจะต้องมองข้อบกพร่องของเครื่องนั้น ๆ แล้วนำไปพัฒนาที่จะทำอย่างไรให้มีวิธีการที่ผู้ใช้สะดวกและง่ายที่สุด  อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีเครื่องใช้บางอย่างที่คงจะต้องเป็นพื้นฐานสำหรับการใช้เครื่องใช้สำนักงานชนิดอื่น ๆ หรือยังมีความจำเป็น ก็คงจะไม่มองข้ามถึงประโยชน์ใช้สอยและค่าใช้จ่ายที่จะตามมา หรือให้คำนึงถึงต้นทุนในระยะยาวที่สำนักงานจะต้องรับแบกภาระนั้น  และเมื่อเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่าง out ไปแล้ว วัสดุต่างๆ ที่ใช้ควบคู่กับเครื่องใช้เหล่านั้นก็จะค่อยๆ หายไปในที่สุดเช่นกัน  การได้พบเห็นภาพผ่านตาก็คงจะเป็นร่องรอยเตือนความทรงจำในอดีตของผู้ที่เคยใช้หรือเคยได้เรียนในสถานศึกษาที่สอนพณิชยการอีกครั้ง

 




 Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร  ศะริจันทร์
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

 

  *นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,   ศึกษานิเทศก์  เขียนบทความ 13 กรกฎาคม 2550
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
รูปประกอบ:  เครื่องอัดสำเนา http://www.pvgroup.net/depart_computer_mimeo.php
ครื่องบันทึกและถอดข้อความ www.officedirectinc.com/dictatio.htm เครื่องพิมพ์ดีดจาก http://ww.mytypewriter.com

ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554    ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com

หน้าหลัก (Home)