ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ
   
      เรื่อง :  นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์  (1 กันยายน 2550)    

 

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ

        จนถึงวันนี้ ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า  อีเมลเข้ามามีส่วนในชีวิตประจำวันและการทำงาน นามบัตรที่เราได้รับกันทุกวันนี้ จะพบว่า จะต้องมีอีเมลแอดเดรสบนนามบัตร  สำคัญเท่า ๆ กับเบอร์โทรศัพท์มือถือและเบอร์โทรศัพท์สำนักงาน ทั้งที่ก่อนหน้านี้ อีเมล ไม่ใช่ส่วนสำคัญอะไรที่จะต้องบันทึกไว้  ถัดจากนี้ไป  อาจจะเป็นไปได้ว่า สิ่งที่จะต้องระบุไว้เท่าเทียบกับส่วนอื่น ๆ ข้างต้นก็คือ เว็บไซต์ของส่วนตัวหรือหน่วยงาน

            อีเมล  หมายถึง การติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือแบบใหม่ แทนจดหมายบนกระดาษ แต่ใช้วิธีการส่งข้อความ ในรูปของสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ปัจจุบันอีเมล หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นบริการอินเทอร์เน็ตที่ผู้มีคนนิยมใช้มากที่สุด เพราะสามารถติดต่อรับส่ง ข้อมูลระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว (http://www.artnst.ac.th/web3/comp/lesson5/sent_internet.htm, 28 สิงหาคม 2550)

            อีเมล  E-Mail หรือ Electronics Mail แปลตรง ๆ ตัวก็คือ ไปรษณีย์อเล็กโทรนิส์ (คอม-ไทยดอทเน็ต, http://www.com-th.net/windows/?email
, 30 สิงหาคม 2550)

            อีเมล์แอดเดรส (E-mail Address) คือ ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต หรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเทอร์เน็ต ใช้สำหรับบอกตำแหน่งของผู้รับว่าอยู่ที่ไหน ส่วนประกอบของอีเมล์แอดเดรส ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ  ดังตัวอย่างนี้

     

       1. ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name ซึ่งเราจะใช้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กรก็ได้
        2. เครื่องหมาย @ (at sign) เราอ่านว่า "แอท"
        3. โดเมนเนม (Domain Name) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ ที่เราสมัครเป็นสมาชิกอยู่ เพื่ออ้าง ถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์ อาจจะเปลี่ยนไปได้ตามชื่อของ server ที่เปิดให้บริการอีเมล์นั้น ๆ ด้วยเช่น อาจจะลงท้ายด้วย @yahoo.com @thailand.com @mail.com หรืออะไรก็ได้ ที่มีเปิดให้บริการ
        4. รหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ ในที่นี้คือ .go.th โดยที่ .go หมายถึง government เกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ ส่วน .th หมายถึงThailand
 

 

Free E-mail
        ปัจจุบันมีบริการ Free E-mail หลายชนิดด้วยกัน ที่สามารถใช้งานได้ดีและสะดวก มีการเพิ่มความจุมากขึ้นให้กับเจ้าของอีเมล์แอเดรส  สามารถรับ-ส่ง-ตอบ ทั้งข้อความและรูปภาพ นอกจากนี้บางชนิดก็มีบริการเสริมต่าง ๆ อาทิ ตารางการนัดหมาย, สร้างปฏิทินการปฏิบัติงาน, การสร้าง Blog, การแชท, การเก็บข้อมูลได้ทั้งข้อความและรูปภาพ และอาจจะมีอะไรอื่น ๆ อีกมากมาย ทั้งนี้ ก็ท่านควรได้มีโอกาสได้ทดลองเข้าไปใช้งาน   วันนี้ฟรีอีเมลเป็นที่นิยมได้แก่ (http://th.wikipedia.org, 28 สิงหาคม 2550)

http://www.flickr.com by ifothelawon

    ฮอตเมล (Hotmail) ผู้ให้บริการอีเมลจากไมโครซอฟท์
    ยาฮู!เมล (Yahoo! Mail) ผู้ให้บริการอีเมลจากยาฮู!
    จีเมล (Gmail) ผู้ให้บริการอีเมลจากกูเกิล
    ไทยเมล (Thaimail) ผู้ให้บริการอีเมลจากไทยเมล
    AOL (American Online) ผู้ให้บริการอีเมลจาก [www.aol.com] โด่งดังเป็นที่นิยมของคนอเมริกัน
   
   
   
       
       

E-mail กับงานสำนักงาน
       
งานที่จะกล้เคียงกับการใช้ e-mail คื  การโต้ตอบจดหมาย โดยที่แต่เดิมจะมีการรับ-ส่งโดยทางไปรษณีย์หรือทางโทรสาร ปัจจุบันเมื่อระบบอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาท ลุคของงานสำนักงานต่าง ๆ ก็เปลี่ยนไป การรับ-ส่งอีเมล จึงเข้ามาแทนที่การรับ-ส่งจดหมายตามปกติ  ในที่สุดงานนี้ก็เป็นอีกหนึ่งหน้าที่ซึ่งเลขานุการจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจและทักษะที่จะปฏิบัติงาน และเป็นงานที่ถูกกำหนดเป็นสมรรถนะของ CfA Business เรียกว่า  Use IT to exchange information (CfA Business and administration standards March 2005 Standard developed by e-skills UK, Standards for IT Users, Level 1)

 

ข้อควรคำนึงเมื่อนำอีเมลมาใช้ในงานเลขานุการ
    
 ในที่นี้จะไม่ขอกล่าวถึงวิธีการใช้อีเมล ที่ผู้ใช้สามารถเลือกอีเมล์ชนิดต่าง ได้ทั้งของฟรีและเสียค่าใช้จ่าย ทั้งคำสั่งเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งคำสั่งนั้นไม่ค่อยจะแตกต่างกันมากนัก ตัวอย่างเช่น Hotmail Gmail ใช้คำว่า ถึง  Hotmail ใช้คำว่า สำเนาถึง, สำเนาลับถึง Gmail ใช้คำว่า เพิ่ม Cc, เพิ่ม Bcc หรือคำว่า เรื่อง, หัวเรื่อง ตามลำดับ  รายละเอียดการใช้ ทั้งการรับ-ส่ง-ตอบ ก็สามารถสมัครและทดลองใช้ได้ตามความเหมาะสมและความพึงพอใจของผู้ใช้ สำหรับเรื่องที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ คงจะเกี่ยวข้องกับการนำเอาอีเมลมาใช้ในงานเลขานุการ ที่จะทำอย่างไรให้เกิดประโยชน์กับงาน, นายจ้างและหน่วยงานมากที่สุด



http://www.flickr.com by glil force

 

    ต้องระบุเรื่อง (subject) ให้ชัดเจนว่า เป็นเรื่องอะไร ควรให้ชื่อเรื่องที่สั้นและกระฉับ  การไม่ระบุเรื่องและให้ปรากฏคำว่า  none เป็นส่งที่ไม่พึงปฏิบัติ
    การระบุ Cc จะทำให้ผู้ที่รับจดหมายรู้ว่า จดหมายฉบับนี้มีไปถึงใครบ้าง ซึ่งคล้ายกับสำเนาส่ง  หากไม่ต้องการให้อีกผู้รับจดหมาดู้ก็ให้  Bcc (hotmail ใช้คำว่า สำเนาลับถึง)
    ควรจัดเก็บอีเมลแอดเดรส (E-mail Address) ไว้ในรายชื่อผู้ติดต่อ และบันทึกไว้เสมอเมื่อมีการติดต่อกับบุคคลนั้น ๆ ในครั้งแรก และอีเมลของบางชนิดจะสามารถจัดกลุ่มผู้ติดต่อได้ ควรจัดไว้เป็นหมวดหมู่
    การสอบถามอีเมลแอดเดรส กรณีติดต่อกันทางโทรศัพท์ ควรนำ Airline codes หรือ ICAO Phonetic Alphabet มาใช้ เพื่อป้องกันการสะกดอักษรผิด 
    การจัดเก็บอีเมลแอดเดรส นั้นให้จัดเก็บตามหน่วยดัชนี (ภาษาอังกฤษ - ชื่อนามสกุล หน่วยที่ 1 ชื่อตัวหน่วยที่ 2 ชื่อรองหน่วยที่ 3)
    เมื่อได้รับอีเมล จะต้องตอบรับทุกครั้ง  โดยใช้คำสั่ง ตอบกลับ (reply)
    กรณีที่จะต้องติดต่อกับบุคคลเดิม ในเรื่องใหม่  ไม่ควรใช้  ตอบกลับ (reply) ฉบับเดิม  ควรกำหนดจดหมายใหม่ หรือ Compose ใหม่ 
    ต้องเช็คอีเมลทุกวัน โดยกำหนดเวลาเช็คอีเมล เช่น  เช้า  กลางวัน  บ่าย 
    การแนบไฟล์ (attach file) ไฟล์ที่จะแนบนั้นควรระบุชื่อให้สอดคล้องกับเนื้อหาในไฟล์ และการแนบไฟล์ที่มีหน่วยความจำมาก ๆ อาจจะแยกอีเมลเป็นหลายฉบับ (ปัจจุบัน free e-mail มีหน่วยความจำมากขึ้น) 
    ข้อความที่จะเขียนในอีเมลควรสั้น กระชับและเข้าใจง่าย  ส่วนรายละเอียดต่าง ๆ ควรจะเป็นไฟล์แนบ (attach file)
    ควรมีอีเมลสำรองไว้มากกว่าหนึ่ง เช่น อาจมีทั้งของ hotmail, gmail หรือ yahoo
    อีเมลสำหรับงานควรแยกต่างหากจากอีเมลส่วนตัว
    การเข้าไปอ่านจดหมาย forward ทั้งหลาย (ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน) และ forward ต่อ ขณะทำงานเป็นเรื่องที่ไม่พึงปฏิบัติ
    กรณีที่ free e-mail  (hotmail, gmail) มักจะมีโปรแกรมแชทต่าง ๆ  เช่น msn (hotmail) ไม่ควรใช้ขณะทำงานเพราะจะทำให้เสียสมาธิ
    จัดการลบอีเมลขยะต่างๆ  และหลีกเลี่ยงจากอีเมลขยะ โดยการไม่โพสต์หรือลงทะเบียน อีเมลตามเว็บบอร์ดต่าง ๆ,  ไม่ตอบกลับอีเมลขยะ (อีเมล, www.thaizone.com, 30 สิงหาคม 2550)

เมื่อเลขานุการได้รับผิดชอบอีเมลของนายจ้าง

        นอกจากเลขานุการจะเป็นผู้รับส่งอีเมล์ในงานสำนักงานที่เกี่ยวข้องแล้ว บางครั้ง อาจจะได้รับมอบหมายให้ดูแล อีเมลของนายจ้าง ดังนั้น ข้อที่พึ่งปฏิบัติต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ก็คงจะเป็นอีกหน้าที่หนึ่งของเลขานุการยุคปัจจุบัน

http://www.flickr.com by ellessu

    รักษาและเก็บรหัสอีเมลของนายจ้างไว้เป็นความลับ
    เปิดเช็คอีเมลของนายจ้างทุกวัน
    แจ้งหรือติดต่อนายจ้างด้วยวาจา หากเป็นเรื่องที่รีบด่วน
    สรุปเรื่องนำเสนอนายจ้างให้ทราบถึงเนื้อหาของอีเมล กรณีมีเอกสารแนบก็ให้แนบไปพร้อมกัน
    กรณีที่เป็นเอกสารแนบและเกี่ยวข้องกับงาน ก็ดำเนินการลงทะเบียนรับ (ถ้ามี) แล้วนำเสนอนายจ้าง
    บอกอีเมลแอดเดรสของนายจ้างให้บุคคลอื่น เมื่อได้รับอนุญาตเท่านั้น
    จัดเก็บเอกสารที่แนบมาพร้อมกับอีเมล เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออีเมลชนิดนั้นๆ  และจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ของเรื่องตามระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักงาน
    จัดเก็บอีเมลเอดเดรสของผู้ติดต่องานกับนายจ้างให้เป็นหมวดหมู่ และอาจจะเพิ่มรายละเอียดหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ อื่นๆ
    จัดเก็บอีเมลที่อ่านแล้วไว้เป็นหมวดหมู่หรือลบทิ้งกรณีไม่ได้ใช้
    จัดการอีเมลขยะต่าง ๆ และหลีกเลี่ยงจากอีเมลขยะ

       

        ดังที่ได้เกริ่นนำไปแล้ว ว่า อีเมลกำลังเข้าไปอยู่ในแทบทุกอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นที่ธุรกิจและบริการต่างๆ  ดังนั้น เลขานุการวันนี้ ก็คงจะต้องยอมรับว่า ความรู้ในการใช้อีเมล เริ่มตั้งแต่การสมัครอีเมล ของบริการฟรีอีเมล หรือขององค์กร (ถ้ามี) รวมถึงงานส่ง-รับ-ตอบ-ลบ-จัดการอีเมล ก็คงไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไป เมื่อมีงานใช้อีเมลเกิดขึ้น ก็คงจะต้องมีข้อที่ควรปฏิบัติ จะทำอย่างไรให้เป็นการปฏิบัติในเรื่องนี้เป็นมารยาทสำหรับงานสำนักงานต่อไป เมื่อเรานำมันมาใช้ให้เกิดประโยชน์แล้ว การรู้เท่าทันอีเมล์ก็เป็นเรื่องที่ต้องรู้เช่นกัน

 

อ้างอิง
1.
http://www.artnst.ac.th/web3/comp/lesson5/sent_internet.htm, 28 สิงหาคม 2550
2. คอม-ไทยดอทเน็ต, http://www.com-th.net/windows/?email , 30 สิงหาคม 2550
3.
http://th.wikipedia.org, 28 สิงหาคม 2550
4. CfA Business and administration standards
March 2005
5.
www.thaizone.com, 30 สิงหาคม 2550

   *นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,   ศึกษานิเทศก์  เขียนบทความ 28 สิงหาคม 2550
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น  
รูปประกอบ
http://www.flickr.com by ellessu, glil force, ifothelawon
ปรับปรุงข้อมูลวันเสาร์, 06 สิงหาคม 2554    ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com

 

หน้าแรก (Home)