เลขานุการยุคใหม่

   เรื่อง:  สุธาสินี  เกรียงศักดิ์พิชิต  บริษัททริโอ คอมมิวนิเคชั่น  จำกัด
   รวบรวบเรียบเรียง:  สุภาณี เอาทองทิพย์  k_supanee@yahoo.com 
 

  
 

เลขานุการมืออาชีพ หมายความว่าอย่างไร

ความหมาย จากสมาคมเลขานุการสตรีแห่งประเทศไทย    เลขานุการ ความหมาย  ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ซึ่งเป็นคนที่

  1. มีความรู้ความชำนาญเกี่ยวกับการดำเนินงานของสำนักงาน
  2. สามารถรับผิดชอบโดยไม่ต้องมีการควบคุมอย่างใกล้ชิด
  3. เป็นผู้มีความคิดริเริ่ม  รู้จักใช้ดุลยพินิจ  พิจารณาและตัดสินใจภายในขอบเขตอำนาจของตน
  4. เป็นศูนย์กลางของการติดต่อสื่อสารในองค์กร

 

 

ลักษณะของโลกธุรกิจในปัจจุบันและอนาคตเป็นอย่างไร  ลักษณะของโลกธุรกิจในปัจจุบันและอนาคต คือ
  1. ยุคของข้อมูลข่าวสารและการเชื่อมต่อทางเครือข่ายข้อมูล
  2. การติดต่อค้าขายกว้างไกลไปทั่วโลก
  3. การใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดค่าใช้จ่าย
  4. โครงสร้างขององค์กรที่แบนราบและยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น
  5. การทำธุรกิจการค้าร่วมกันระหว่างองค์กรในประเทศและต่างประเทศจะมีมากขึ้น

 
  

ลักษณะของโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปมีผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการอย่างไร

 




บทบาทของเลขานุการที่เปลี่ยนไป
บทบาทเก่า บทบาทใหม่
  • ทำงานตามนายสั่ง
  • มองภาพแคบ
  • ข้อมูลในการทำงานมาจากนายส่วนใหญ่
  • ส่วนใหญ่ทำงานกับนายโดยตรงไม่ย้ายที่
  • ปริมาณงานขึ้นกับนาย
  • อาศัยตำแหน่งนายสั่งผู้อื่นได้
  • การประเมินผลงานขึ้นกับนายโดยตรง
  • ใช้วิจารณญาณของตน
  • มองภาพกว้าง
  • เป็นผู้จัดการข้อมูล (Information Manager)
  • มีโอกาสหมุนเวียนและเข้าร่วมทีมต่าง ๆ
  • ปริมาณงานขึ้นกับเป้าหมายของงาน ทีมงาน และองค์กร
  • ต้องใช้มนุษย์สัมพันธ์และความสามารถของตนเอง
  • การประเมินผลงานขึ้นกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง

 

คุณสมบัติของเลขานุการที่เหมาะสมกับโลกปัจจุบันและอนาคตเป็นอย่างไร

คุณสมบัติของเลขานุการที่เหมาะสมกับโลกปัจจุบันและอนาคต

1.  มีบุคลิกดี แสดงความเป็นมืออาชีพ
2.  เชื่อถือได้และมีความรับผิดชอบสูง
3.  มีวิจารณญาณที่ดี คาดการณ์ไกล แก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ ได้
4.  เป็นนักสื่อสารที่ดี 
5.  แสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสม

 

คุณสมบัติของเลขานุการที่นายต้องการ

1. บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
2.  มีความรอบรู้ทั้งในงานเลขานุการและงานที่เกี่ยวข้องและยินดีที่จะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
Adersity  Quotient
  = AQ  ความสามารถในการเผชิญกับสถานการณ์รอบข้างและการบริหารความเครียด 
 

4  มิติของ AQ

AQ  สูง =  Climbers AQ  ปานกลาง=  Campers AQ  ต่ำ =  Quitters
  • ชอบความท้ายทาย
  • เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
  • ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว
  • ยืนหยัด  ไม่ท้อ
  • มีความคิดริเริ่มสูง
  • มีวิสัยทัศน์ดี
  • เป็นนักคิดถึงโอกาสต่าง ๆ
  • เป็นผู้ขับเคลื่อนให้เกิดการปฏิบัติ
  • ชอบสบาย
  • เลือกปลอดภัยไว้ก่อน
  • เน้นความเสี่ยงต่ำ
  • มีความสามารถ
  • ทำแต่สิ่งที่ดี
  • มีความคิดริเริ่มจำกัด
  • ระมัดระวังเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
  • ทำน้อยที่สุด
  • ผลงานลดลง
  • มีความทะเยอทะยานต่ำ
  • ไม่ชอบเรียนรู้
  • ขาดงานบ่อย
  • หลีกเลี่ยงความเสี่ยง
  • กลัวการเปลี่ยนแปลง

 

ความประทับใจครั้งแรกในฐานะเลขานุการมืออาชีพ 





ภาษาท่าทาง 55 % น้ำเสียง 38 % คำพูด   7%
- สายตา
- สีหน้า      
- การเดิน  
- การยืน  
- การแต่งกาย
- การนั่ง
- ระยะห่าง
- การดื่ม
- เหงื่อ  
- รับประทานอาหร 
- กิริยามารยาทอื่น ๆ
การสื่อสารที่ดีควรมุ่งไปที่ผู้ฟัง/ผู้รับสาร
-
การพูดและใช้น้ำเสียงให้เหมาะสม  
- ดูกาลเทศะ (พูด VS ไม่พูด)

- ดูคน (ระดับใด แบบไหน)
 
- ออกเสียงให้ชัดเจนถูกต้อ
- ประสานสายตา
- มีสมาธิในการฟัง/ฟังอย่างเป็นกลาง
- ตอบสนองในมุมมองของผู้ฟัง
- แสดงความเข้าใจ/เห็นใจผู้ฟัง               

             

 

ตัวอย่างการพูด
การพูดในมุมมองของเราเอง

- กรุณาติดบัตรด้วยค่ะ/ครับ เพราะเป็นกฏของที่นี่

การพูดในมุมมองของผู้ฟัง

- กรุณาติดบัตรด้วยค่ะ/ครับ เพื่อที่เจ้าหน้าที่ขอเรา  จะได้อำนวยความสะดวกให้แก่ท่านอย่างเต็มที่

- วิทยาลัยของเราก่อตั้งมาเป็นเวลา...ปีแล้วค่ะ/ครับ - วิทยาลัยของเราก่อตั้งมาเป็นเวลา...ปีแล้วค่ะ/ครับ และในช่วงเวลาที่ผ่านมาเราได้พัฒนาทางด้านวิชาการ กิจกรรมเสริมหลักสูตรและบุคลากรของวิทยาลัยอย่างต่อเนื่อง เพื่อผลิตนักศึกษาที่ตรงกับความต้องการของสังคมและตลาดแรงงานค่ะ/ครับ
- วิทยาลัยของเรามีทั้งหมด... แผนกค่ะ/ครับ - วิทยาลัยของเรามีทั้งหมด.... แผนกและมีหลาย สาขาวิชาให้เลือก ดังนั้น น้อง ๆ สามารถเลือกเรียนตามที่น้องชอบได้ค่ะ/ครับ

 

พฤติกรรมในการแสดงออก

ท่านมีพฤติกรรมในการแสดงออกอย่างไร
- ไม่มั่นใจ  ขี้เกรงใจถ่อมตนเองมากเกินไป ไม่รักษาสิทธิของตน (Passive Behavior)
- มั่นใจ ตรงไปตรงมา  สุภาพ รักษาสิทธิของตน (Assertive Behavior)
- ก้าวร้าว ทำให้ผู้อื่นด้อยค่าเสียหน้า รุกล้ำสิทธิของผู้อื่น (Aggressive Behavior)

 
วิธีการอ่านเพื่อจับประเด็น ย่อ และสรุปควา

ท่านมีทักษะในการบริหารเวลาดีเพียงใด? 

 
   
 
บทความที่เกี่ยวข้อง:
 
 
เลขาควรรู้
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ
อุปกรณ์สำนักงานที่ OUT สำหรับงานเลขานุการ
เลขานุการกับการใช้โทรศัพท์มือถือ
เลขานุการยุคใหม่
การพัฒนาฐานสมรรถนะอาชีพสาขางานเลขานุการ
อีกทางเลือกของแผนกเลขานุการ 
บทความ "วิสัยทัศน์ของนายจ้างดีเด่นต่อวิชาชีพเลขานุการ"
บทความ "วิสัยทัศน์ของเลขานุการดีเด่นต่อวิชาชีพเลขานุการ"
เลขานุการ อาชีพเลขานุการ

 

จำนวนผู้เข้าชม

free counter
free counter

โดย
สุธาสินี  เกรียงศักดิ์พิชิต  บริษัททริโอ คอมมิวนิเคชั่น  จำกัด วิทยากรของสมาคมเลขานุการสตรีแห่งประเทศไทย  ณ วันสัมมนาเลขานุการสานสัมพันธ์ วันที่  26-27  มกราคม 2550  จัดโดย วิทยาลัยอาชีวศึกษาสงขลา  รวบรวมเรียบเรียง ครูสุภาณี เอาทองทิพย์   วิทยาลัยเทคนิคตรัง e-mail  k_supanee@yahoo.com  จัดทำข้อมูลวันที่ 9 เมษายน 2550  ปรับปรุงข้อมูล จันทร์, 03 กันยายน 2550
 

หน้าแรก  งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ  งานอุตสาหกรรม  งานคหกรรม  งานศิลปกรรม  งานเกษตรกรรม ข่าวสารอาชีวะ